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Conditions générales de vente SoWeSign

CONDITIONS GÉNÉRALES V2 .1

PRÉAMBULE

La société Je Suis En Cours, immatriculée au RCS de Nantes sous le n° 829 342 559 dont le siège social se situe 17 rue de la Guillauderie, 44118 La Chevrolière, dûment habilité aux fins des présentes et désignée ci-après « La Société » ou « Je Suis En Cours ».

L’activité de la Société consiste en l’édition et la distribution de solutions informatiques et de dématérialisation de documents. A ce titre la Société propose un abonnement à une solution de dématérialisation de feuilles de présence en ligne en mode SaaS ainsi que la mise à disposition de tablettes dédiées, liées à l’utilisation de ladite solution.

Cette solution est hébergée par la société Microsoft France. Le client y accède par une liaison Internet à distance accessible sur abonnement mensuel.

La solution est disponible via l’application sur le PlayStore et l’AppStore (ci-après l’« Application ») ou sur un navigateur web via l’URL qui vous sera communiquée selon l’environnement que vous utiliserez (ci-après le « Site »). L’environnement dédié au Client (ci-après défini) lui est accessible via ses Identifiants (ci-après définis à l’Article 6).

Article 1. Définitions

Les mots écrits en gras dans le présent article (et repris dans le corps du texte avec la première lettre en majuscule) sont définis comme suit :

Apprenant : désigne la personne physique suivant la formation/enseignement à l’occasion dela(du)quel(le) est recueillie sa Signature aux fins de génération par le Client d’une Archive.

Archive : désigne la feuille d’émargement en version électronique générée par le Client à partir des Signatures et archivée dans la Solution de Je Suis En Cours.

Bon de commande : désigne le document émis par Je Suis En Cours et adressé au Client, détaillant les modalités, notamment financières, selon lesquelles Je Suis En Cours permet au Client et ses Utilisateurs d’utiliser la Solution et, le cas échéant, de louer les Matériels. Le Bon de commande indique l’adresse URL à laquelle sont accessibles les présentes Conditions Générales, que le Client s’est engagé à consulter avant acceptation de ce dernier, par une case à cocher. L’acceptation du Bon de commande emporte acceptation des Conditions Générales et Spécifiques, qui peuvent également lui être adressées sur demande.

Client : désigne l’entreprise qui souscrit un Contrat avec Je Suis En Cours, désignée au Bon de commande.

Contrat : désigne ensemble les présentes Conditions Générales et son Annexe, les Conditions Spécifiques et le Bon de Commande. En cas de contradiction entre l’un quelconque de ces documents, il est convenu que la hiérarchie contractuelle applicable sera la suivante : (1) Bon de commande, (2) Conditions Spécifiques et (3) corps des Conditions Générales et son Annexe. Il est par ailleurs convenu que les termes du présent Contrat primeront sur les termes et conditions stipulés dans tout document émanant du Client (ex : conditions générales d’achat).

Destruction : désigne le procédé technique par lequel tout ou partie des Archives et/ou Signatures du Client est définitivement détruite par Je Suis En Cours.

 

Durée de Conservation : désigne la durée pendant laquelle Je Suis En Cours s’engage à conserver dans son système une Archive. La durée est, sauf mention contraire dans le Bon de commande ou demande spécifique écrite du Client, fixée à la durée du Contrat ou un maximum de 10 ans à compter de la génération de l’Archive, selon la date la plus proche.

Formateur : désigne la personne physique dispensant la formation/enseignement à l’occasion dela(du)quel(le) il recueille la signature des Apprenants et éventuels Tiers ainsi que la sienne, aux fins de génération par le Client d’une Archive.

Intégrité : désigne une propriété assurant que l’Archive et/ou la Signature n’a pas été modifiée par Je Suis En Cours ou par un tiers.

Matériels : désigne les tablettes numériques et boîtiers muraux et éventuels accessoires désignés au Bon de commande, loués ou vendus au Client et de ses Utilisateurs par Je Suis En Cours aux fins d’utilisation de la Solution.

Parties : désigne Je Suis En Cours et le Client.

Restitution : désigne le processus par lequel Je Suis En Cours restitue une ou plusieurs Archives au Client par téléchargement ou sur un support externe, selon le choix du Client.

Signature : désigne la signature des Apprenants, Formateurs et éventuels Tiers, recueillie par les Utilisateurs du Client à un format image type PNG, permettant ensuite au Client de générer les Archives à partir de la Solution.

Solution : désigne la solution logicielle d’émargement proposée par Je Suis En Cours accessible par le Client et ses Utilisateurs, grâce à ses identifiants évoqués à l’Article 6, soit sur le Site, soit sur l’Application. La Solution est fournie en mode SaaS en ce sens qu’elle est hébergée sur internet et disponible à distance, sans installation sur serveur interne ni sur le poste local du Client.

Tiers : désigne toute personne physique autorisée à assister à la formation/enseignement à l’occasion dela(du)quel(le) est recueillie sa Signature aux fins de génération par le Client d’une Archive.

Utilisateur : désigne toute personne physique dûment habilitée par le Client à utiliser la Solution (ex : Formateur).

Article 2. Objet

Le présent Contrat a pour objet de définir les conditions générales dans lesquelles Je Suis En Cours permet au Client et ses Utilisateurs l’utilisation la Solution et, le cas échéant, leur loue ou vend les Matériels.

Article 3 – Entrée en vigueur et durée

Le présent Contrat entre en vigueur à compter de la date d’acceptation du Bon de commande par le Client (signature, retour écrit marquant l’acceptation, etc.).

Toute modification du Contrat sera matérialisée par voie d’avenant qui devra pareillement être accepté par le Client (signature, écrit marquant l’acceptation, etc.).

Il sera procédé de même que précédemment pour chaque modification du Contrat.

Sauf dispositions particulières dans le Bon de commande, la durée du Contrat est d’un (1) an.

Il se renouvelle ensuite par tacite reconduction par périodes successives d’un (1) an.

Outre les dispositions spécifiques en cas de rupture pour faute évoquées à l’Article 15, les Parties peuvent mettre fin au Contrat à la fin de chaque période contractuelle, moyennant le respect d’un préavis de trois (3) mois. Dans l’hypothèse d’une rupture selon les modalités ci-avant par le Client, il demeurera tenu du paiement de l’intégralité des sommes dues à Je Suis En Cours jusqu’à l’échéance du Contrat.

Article 4. Description de la prestation

Je Suis En Cours met à la disposition du Client sa Solution d’émargement qui permet à ce dernier, via le recueil électronique de la Signature de l’Apprenant, du Formateur et d’éventuels Tiers par l’Utilisateur, de générer une Archive.

La Solution permet en outre au Client d’archiver ses Archives et Signatures dans la Solution selon les conditions ci-après détaillées.

Le Client peut par ailleurs, sur Bon de commande, louer ou acquérir les Matériels permettant le recueil des Signatures.

Le Client dispose d’un accès à la Solution et peut créer des accès Utilisateurs (avec des niveaux de droits différents) selon ce qui est prévu au Bon de commande.

Le cas échéant, les spécificités de chacune des prestations ainsi que les modalités techniques d’utilisation de la Solution sont définies dans le présent Contrat. Je Suis En Cours se réserve la possibilité de faire évoluer la Solution ainsi que les Matériels en vue d’une amélioration constante de ses prestations.

Article 5. Commande

Pour utiliser les services Je Suis En Cours, le Client doit préalablement avoir sollicité le support de Je Suis En Cours aux fins de création par ce dernier de son compte. Il s’engage dans ce cadre à fournir à Je Suis En Cours des informations exactes.

Article 6. Identification

Le Client accède à la Solution après avoir reçu par email, une fois son compte créé par le support de Je Suis En Cours, un code identifiant et un code PIN (ci-après « Identifiants ») de la part de Je Suis En Cours. Les Identifiants du Client sont uniques, personnels et strictement confidentiels.

Le Client a ensuite la possibilité de générer des Identifiants au profit de ses Utilisateurs. Il informe ces derniers que les Identifiants qu’il leur génère via la Solution sont également uniques, personnels et strictement confidentiels. Le Client est seul responsable de leur utilisation.

Le Client s’engage à informer immédiatement Je Suis En Cours de toute utilisation illicite ou de tout vol de ses Identifiants ou de ceux de ses Utilisateurs.

Article 7. Délai de mise en service

Le Client pourra accéder à la Solution commandée dès réception de ses Identifiants, sous réserve bien entendu de l’acceptation du Bon de commande accepté et du paiement des éventuels acomptes ainsi que, le cas échéant, de la réception des Matériels.

En cas de nécessité le chef de projet Je Suis En Cours pourra se rapprocher du Client pour l’obtention d’informations complémentaires nécessaires à la création de son compte. Le Client est informé qu’il est tenu au paiement des sommes dues à Je Suis En Cours dès transmission de ses Identifiants par Je Suis En Cours.

Article 8. Tarifs et escomptes

Les prestations proposées par Je Suis En Cours sont fournies aux tarifs en vigueur lors l’acceptation du Bon de commande par le Client.

Le prix de la prestation est, le cas échéant, fixé selon des métriques déterminées dans le Bon de commande (ex : nombre d’Utilisateurs), dont Je Suis En Cours peut, à sa discrétion et selon la périodicité le cas échéant prévue au Bon de commande, faire l’état.

Des conditions tarifaires préférentielles ou promotionnelles peuvent être consenties, notamment en fonction du volume de prestations souscrites.

Les prix sont exprimés en euros et hors taxes. Ces tarifs sont fermes et non révisables pendant la durée du Contrat.

Aucun escompte n’est consenti par Je Suis En Cours.

Tout frais éventuel de déplacement et de bouche lié à une intervention de Je Suis En Cours chez le Client sera facturé en sus de ce qui est prévu au Bon de commande, sur présentation des justificatifs correspondants.

Article 9. Conditions de paiement, pénalités de retard et clause pénale

Après une période éventuelle de mise en œuvre initiale forfaitaire sur Bon de commande spécifique (selon les projets), le prix de la prestation est payable selon la périodicité prévue au Bon de commande par avance dès le jour de la réception de ses Identifiants.

Le paiement est opéré par virement bancaire, par voie de paiement sécurisée ou prélèvement sur compte bancaire, selon coordonnées bancaires que le Client s’engage à communiquer de manière exacte à Je Suis En Cours ou aux coordonnées bancaires communiquées par Je Suis En Cours, dès l’acceptation du Bon de commande.

Le Client s’engage à autoriser le paiement des échéances mensuelles par prélèvement automatique ou paiement récurent à partir de son compte bancaire.

En cas de défaut de paiement à échéance, les sommes dues donnent lieu au paiement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de quarante (40) euros, sauf frais de recouvrement supérieur, et font courir des pénalités à compter de la date d’échéance à hauteur du taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage. Nonobstant le paiement d’intérêts, Je Suis En Cours pourra user de la faculté de résiliation prévue à l’Article 15 en cas de retard de paiement.

De plus, tout défaut de paiement à bonne date, répété plus de 3 fois sur les 12 derniers mois, entraînera l’exigibilité d’une indemnité à titre de clause pénale égale à 10 % des sommes hors taxe dues pour lesdits douze derniers mois, avec une indemnité minimale de 500 euros, sans préjudice de toute autre action que Je Suis En Cours serait en droit d’intenter.

En cas de non-respect des conditions de paiement figurant ci-dessus, Je Suis En Cours se réserve en outre le droit de suspendre ou d’annuler la réalisation des prestations en cours, moyennant le respect de la procédure prévue à l’Article 15.

Article 10. Archivage électronique

Description

La prestation, comprise dans le prix prévu au Bon de commande, consiste notamment à conserver les Archives du Client dans la Solution et à procéder à leur Restitution à ce dernier, à l’issue du Contrat ou au bout de la Durée de Conservation (fin du Contrat ou 10 ans à compter de la génération de l’Archive, selon la date la plus proche).

Je Suis En Cours archive et conserve dans le respect de la législation applicable toutes les Archives du Client en prenant toutes les mesures de sécurité destinées à en garantir l’Intégrité.

Je Suis En Cours n’étant pas un hébergeur de données de santé au sens du code de la santé publique, l’archivage de données de santé est exclu des prestations Je Suis En Cours. Le Client garantit donc que les Archives ne contiennent aucune donnée de ce type ou autre donnée sensible au sens du RGPD.

Le Client est informé que Je Suis En Cours se réserve le droit de sous-traiter la prestation d’archivage à une société spécialisée dans ce domaine, choisie par Je Suis En Cours pour ses compétences et son professionnalisme, situé dans l’Union européenne. Le Client est informé que Je Suis En Cours pourra librement prendre la décision de changer de partenaire, dès lors que celui-ci demeure dans l’Union européenne et sous réserve du respect des termes ci-dessous relatifs au traitement des données personnelles.

Génération des Archives par le Client / conservation des Signatures

Le Client est informé qu’il lui appartient, une fois les Signatures recueillies par ses Utilisateurs, de générer les Archives depuis la Solution.

Chaque Signature est conservée dans la Solution, aux strictes fins de génération des Archives, pendant une durée d’un (1) an à compter du jour où elle est recueillie, sauf demande écrite moindre du Client. Il appartient donc au Client de générer ses Archives dans le délai précité. Passé ce délai, il ne pourra plus générer d’Archives à partir des Signatures concernées qui feront l’objet d’une Destruction, ce dont Je Suis En Cours ne pourra être tenue pour responsable.

Consultation des Archives

Durant la Durée de Conservation des Archives, le Client peut accéder de manière sécurisée aux Archives au moyen des Identifiants qui lui auront été fournis.

Les Archives sont conservées exclusivement dans leur format d’origine, à savoir au format PDF. Le Client déclare être informé que les formats électroniques des Archives sont par nature évolutifs et, qu’en conséquence, il lui appartient de conserver les logiciels permettant leur lecture et, le cas échéant, exploitation / récupération notamment à l’issue du Contrat et de s’entourer de toutes les compétences nécessaires à cette fin. Je Suis En Cours indique qu’elle ne pourra pas détecter ou éliminer la présence de virus de quelque nature à l’intérieur de ces Archives, toute conséquence entraînée par de telles intrusions étant à la charge du Client.

Restitution des Archives /Destruction des Archives

A l’issue de la Durée de Conservation d’une Archive, Je Suis En Cours s’engage à fournir au Client un moyen informatique de Restitution de l’ensemble des Archives dont la Durée de Conservation serait arrivée à échéance pendant l’année civile en cours, sous réserve d’une demande expresse écrite du Client en ce sens avant le 31 décembre de l’année considérée.

Je Suis En Cours en fera de même en cas de fin du Contrat, pour quelque raison que ce soit, pour l’intégralité des Archives du Client, sous réserve d’une demande expresse écrite du Client en ce sens avant l’échéance du Contrat.

A compter de toute demande écrite en ce sens du Client, Je Suis En Cours s’engage à procéder à la Restitution dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours.

Passé les délais précités, et à défaut de demande expresse écrite de Restitution par le Client, Je Suis En Cours pourra librement procéder à la Destruction des Archives concernées. Je Suis En Cours définira seule le moment exact de cette opération de Destruction afin de respecter les fenêtres de maintenance nécessaires au maintien de la qualité du service offert.

Le Client pourra, à tout moment, solliciter Je Suis En Cours par écrit aux fins de Destruction d’une Archive avant la fin du délai de conservation. Je Suis En Cours fera alors le nécessaire dans les meilleurs délais.

Article 11. Support, AFU, formations et documentation

Documentation

Je Suis En Cours met à disposition sur les différentes pages de son Site et sur l’Application une documentation en français pour l’utilisation de la Solution et, le cas échéant, des Matériels ainsi qu’un site de e-learning accessible à l’adresse suivante : https ://elearning.sowesign.com.

Support

Je Suis En Cours s’engage à fournir au Client un support technique en cas d’anomalie documentée et reproductible de fonctionnement de sa Solution, visant à rétablir au plus vite le bon fonctionnement de cette dernière.

Les anomalies détectées par le Client sont renseignées par ce dernier dans l’onglet « support » dédié à cet effet dans la Solution. Je Suis En Cours traite le ticket ainsi transmis dans les meilleurs délais et le qualifie soit de bug ou de demande d’assistance utilisateur.

En cas de qualification de bug, Je Suis En Cours s’engage, pour le prix prévu à l’Article 8, à le résoudre dans les meilleurs délais, étant précisé que le support est assuré dans les plages horaires suivantes, hors jours fériés : du lundi au jeudi de 9h00 à 12h30 et de 14h à 17h et le vendredi de 9h00 à 12h30 et de 14h00 à 16h30. Pour la bonne forme, il est précisé que ce support a pour objet de résoudre les dysfonctionnements techniques de la Solution et n’a pas pour but de se substituer à un manque de formation du Client, lequel devra s’auto-former via le site d’e-learning mis à sa disposition au démarrage du Contrat et accessible à l’URL suivante : https://elearning.sowesign.com.

En cas de qualification autre (ex : difficulté de paramétrage, d’utilisation, etc.), Je Suis En Cours proposera au Client une prestation de formation / d’aide selon les modalités ci-après (AFU).

Je Suis En Cours qualifie les anomalies reportées par le Client, sans que cette qualification ne puisse être remise en cause par ce dernier.

Formation

Une prestation d’AFU (Assistance Formation Utilisateur) sous forme d’un nombre d’heures prépayées est disponible pour le Client, sur simple demande au service commercial de Je Suis En Cours. Cette prestation spécifique couvre les aspects de paramétrage, formation, assistance à l’usage normal de la Solution et, le cas échéant, des Matériels, hors anomalie technique prise en charge par le support et fait l’objet d’un Bon de commande spécifique. La souscription à cette prestation se fait sur Bon de commande spécifique.

Je Suis En Cours propose également des formations payantes à l’utilisation de sa Solution et, le cas échéant, des Matériels, hors enveloppe d’heures, réalisées sur site par les équipes de consulting Je Suis En Cours, sur Bon de commande spécifique.

Article 12. Obligations et responsabilité de Je Suis En Cours

Je Suis En Cours s’engage à mettre en œuvre les moyens humains et matériels appropriés pour réaliser ses prestations de manière à assurer la continuité d’accès au service. Elle est ainsi tenue à une obligation de moyens dans le cadre de la réalisation de ses prestations au titre du Contrat.

Je Suis En Cours s’engage à préserver l’Intégrité et la confidentialité des éventuel(le)s données et éléments qui lui sont communiqué(e)s par le Client, que ce soit au cours de leur transmission ou pendant leur hébergement.

N’étant pas à l’origine du contenu de l’Archive et de la Signature et n’ayant aucune surveillance du Client et de ses Utilisateurs, Je Suis En Cours ne peut en apprécier la nature et l’importance.

Je Suis En Cours se laissant la possibilité de consentir au Client un accès à la Solution à titre gracieux aux fins de test de cette dernière, il est expressément convenu qu’aucune responsabilité de sa part de pourra être recherchée du fait de l’utilisation non onéreuse de la Solution par le Client.

De convention expresse, le montant des dommages et intérêts résultant de la perte d’Intégrité définitive d’une ou plusieurs Archives et/ou Signatures est forfaitairement fixé, selon le cas, à une somme de 1 euro par Signature concernée par la perte d’Intégrité ou à 10 euros par Archive concernée. Le Client reconnaît qu’une telle facturation n’est ni dérisoire ni excessive et constitue la juste réparation du préjudice subi.

En tout état de cause, le montant total des indemnités dues par Je Suis En Cours au titre de sa responsabilité contractuelle à l’égard d’un Client ne pourra être supérieur, tous sinistres confondus, aux douze (12) mois de facturation du Client précédant le premier fait générateur de ces indemnités.

Les Parties reconnaissent que les prix convenus au Bon de commande reflètent cette répartition du risque et que la limitation de responsabilité qui en résulte n’est pas dérisoire.

La responsabilité de Je Suis En Cours ne pourra être engagée dans les cas suivant :

  • Problème de virus/intrusions dans le système informatique du Client,
  • Non-respect des procédures liées à l’installation et l’utilisation de la Solution et/ou des Matériels et visé(e)s sur le Site, l’Application et le site http ://elearning.sowesign.com,
  • Non-respect des pré-requis le cas échéant communiqués par Je Suis En Cours au Client, par quelque moyen que ce soit, ou des instructions présentées dans les modules de e-learning accessibles à l’adresse http ://elearning.sowesign.com,
  • Absence de connexion internet stable impactant l’utilisation de la Solution et/ou des Matériels,
  • Difficultés liées à des services annexes auxquels le Client aurait souscrit qui feraient obstacle au bon fonctionnement de la Solution et/ou des Matériels,
  • Dysfonctionnement lié aux seuls agissements du Client ou à l’intervention d’un tiers sur la Solution et/ou les Matériels,
  • Cas de force majeure tel que décrit à l’Article 14,
  • Problèmes liés aux facteurs extérieurs (soleil, tempête, etc.),
  • Le Client a fourni des informations fausses ou obsolètes le concernant à Je Suis En Cours.

Je Suis En Cours restera étranger à tout litige pouvant opposer le Client et des tiers à l’occasion des présentes. La Société ne pourra être tenue responsable de la qualité de la liaison internet du Client. Lors du transfert par moyen de télécommunication ou par tout autre moyen, aucune responsabilité ne pourra être retenue contre la Société en cas d’altération des informations ou des données durant le transfert (Archives/Signatures).

En aucun cas, la Société ne pourra être tenue responsable de dommages indirects ou imprévisibles qui pourraient survenir, notamment : un préjudice financier ou commercial résultant d’un gain manqué, d’une perte de chiffre d’affaires, de bénéfices ou de revenus, d’une perte de clientèle, d’un trouble commercial quelconque, d’une perte de l’image de marque ou de toute action en concurrence estimée déloyale comme la perte de marché, etc.

Aucune réclamation et/ou action du Client, pour quelque raison que ce soit, ne pourra être formulée et/ou engagée contre Je Suis En Cours passé un délai d’un (1) an à compter du fait qui leur a donné naissance.

Pour la bonne forme, Je Suis En Cours avertit le Client qu’elle répondra, dans le cadre de la législation applicable, à toute demande ou réquisition effectuée par l’autorité judiciaire ou administrative compétente.

Article 13. Obligations et responsabilité du Client et/ou de l’Utilisateur

Le Client s’engage, si nécessaire, à coopérer activement avec Je Suis En Cours et à affecter au suivi des prestations et des ressources suffisantes.

Il s’engage par ailleurs à mettre à disposition de Je Suis En Cours tous éléments demandés par cette dernière aux fins de réalisation de la prestation (e : dans le cadre de la résolution de bugs).

Le Client s’engage à informer spontanément Je Suis En Cours de toutes difficultés susceptibles d’affecter le bon déroulement des prestations.

Le Client s’engage à porter à la connaissance de chacun de ses Utilisateurs les présentes Conditions générales et particulières et se porte fort de leur respect par ces derniers.

Le Client veillera en particulier à préserver la confidentialité de ses Identifiants et de ceux de ses Utilisateurs. Le Client s’engage à notifier sans délai à Je Suis En Cours toute compromission des Identifiants.

Le Client et/ou l’Utilisateur sont informés que l’Utilisation de la Solution et, le cas échéant, des Matériels, implique et constitue des traitements de données à caractère personnel au sens de la loi Informatique et Liberté du 6 janvier 1978 n°78-1 ; en conséquence, ils font leur affaire personnelle de toutes les obligations légales, réglementaires, administratives ou déontologiques pouvant régir leur activité professionnelle à l’occasion de l’utilisation de la Solution et/ou des Matériels (Annexe).

Le Client est seul responsable du contenu des Archives et garantit qu’elles sont conformes à la législation/règlementation applicable, notamment en matière de protection des mineurs, de respect de la personne humaine ou de propriété intellectuelle. Il garantit par ailleurs que les Archives ne contiennent aucune donnée dite sensible au sens du RGPD, à savoir notamment données de santé. Dès lors, le Client garantit Je Suis En Cours de toute responsabilité liée au contenu et à l’utilisation éventuelle des Archives.

Afin d’apprécier l’adéquation de la Solution et, le cas échéant, des Matériels à ses besoins et d’effectuer son choix en connaissance de cause, le Client reconnaît avoir obtenu les informations nécessaires et avoir assisté à toute démonstration qu’il a pu requérir. Il a ainsi pris connaissance des potentialités, de la finalité et des fonctionnalités de ladite Solution et, le cas échéant, des Matériels et a choisi, en conséquence, d’y souscrire.

Article 14. Force majeure

Le cas de force majeure recouvre tout événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du Contrat, dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, et qui empêche l’exécution de son obligation par le débiteur.

Les Parties sont convenues que constituent notamment des cas de force majeure l’intervention des autorités civiles ou militaires, les incendies, les catastrophes naturelles, un état de guerre, une interruption totale ou partielle des réseaux de télécommunications ou des réseaux de fourniture d’électricité, les conflits sociaux (ex : grèves).

En cas de force majeure, les obligations des Parties seront automatiquement suspendues dans les hypothèses d’événements indépendants de leur volonté expresse empêchant l’exécution normale du présent Contrat. La Partie constatant l’événement devra sans délai informer l’autre Partie de son impossibilité à exécuter sa prestation et s’en justifier auprès de celle-ci. La suspension des obligations ne pourra en aucun cas être une cause de responsabilité pour non-exécution de l’obligation en cause, ni induire le versement de dommages et intérêts ou pénalités de retard. Cependant, dès la disparition de la cause de la suspension de leurs obligations réciproques, les Parties feront tous leurs efforts pour reprendre le plus rapidement possible l’exécution normale de leurs obligations contractuelles. A cet effet, la Partie empêchée avertira l’autre de la reprise de son obligation par mail.

Article 15. Résiliation pour manquement d’une partie à ses obligations

En cas de non-respect par l’une ou l’autre des Parties de ses obligations au titre du présent Contrat, celui-ci pourra être résilié au gré de la Partie lésée. Cette résiliation aura lieu de plein droit huit (8) jours après l’envoi d’un écrit de la Partie lésée informant l’autre Partie de ses obligations dont le manquement est reproché et non pallié.

Article 16. Propriété intellectuelle

Le présent Contrat n’entraîne le transfert d’aucun droit de propriété industrielle et/ou intellectuelle appartenant à Je Suis En Cours sur la Solution et/ou, le cas échéant, ses Matériels, ses marques ou tout autre élément communiqué dans le cadre du Contrat, une simple licence d’utilisation de la Solution étant concédée au Client pour son strict usage.

Propriété de la Solution : Je Suis En Cours est et demeure titulaire des droits de propriété intellectuelle sur la Solution. Il est notamment formellement interdit au Client et/ou Utilisateur :

  • De procéder à toute forme de reproduction ou de représentation de la Solution ou de sa documentation,
  • D’intervenir sur la Solution de quelque manière et pour quelque raison que ce soit, y compris pour en corriger les erreurs, la maintenance évolutive et/ou corrective étant assurées par Je Suis En Cours,
  • De modifier ou chercher à contourner tout dispositif de protection de la Solution,
  • De mettre la Solution à dispositions de tiers expressément non autorisés.

Droits d’auteur : Je Suis En Cours est titulaire des droits d’auteur sur l’intégralité des contenus de la Solution, du Site et de l’Application et/ou détient, le cas échéant, toute autorisation pour en faire usage. Dès lors, toute réutilisation, reproduction ou modification desdits contenus par le Client et/ou ses Utilisateurs est prohibée.

Droits sur les noms : Je Suis En Cours dispose de droits sur ses noms (notamment JE SUIS EN COURS et SOWESIGN) de sorte que tout usage, reproduction ou imitation par le Client et/ou ses Utilisateurs est interdite.

Propriété des données : En aucun cas, Je Suis En Cours ne sera propriétaire ni donc responsable des données et informations transmises par le Client.

Article 17. Référence au Client

A compter de l’acceptation de l’entrée en vigueur du présent Contrat, Je Suis En Cours se réserve le droit de citer le nom du Client à titre de référence dans ses documents publicitaires, commerciaux et institutionnels, notamment sur son site internet.

Article 18. Droit applicable

De convention expresse entre les Parties, le présent Contrat est régi par le droit français.

Le Client déclare faire son affaire personnelle de la validité de la Solution au regard du droit national applicable aux données traitées.

Article 19. Différends

Tout litige relatif à la conclusion, l’interprétation, l’exécution ou la cessation du présent Contrat sera soumis aux tribunaux compétents du ressort du siège social de Je Suis En Cours, y compris en réfère, nonobstant l’appel en garantie ou la pluralité de défendeurs.

Article 20. Conservation des Archives/Signatures

Si le Client décide de ne pas conserver les Archives/Signatures dans la Solution, il lui appartient de prendre toute disposition de manière à les conserver de manière pérenne.

Je Suis En Cours s’engage à conserver les Archives et Signatures, sous réserve du paiement des cotisations mensuelles prévues aux termes du présent Contrat par le Client pendant leurs durées de conservations respectives.

Article 21. Convention de preuve

Pour les besoins du présent Contrat, les Parties conviennent que l’écrit sous forme électronique est admis comme support probant au même titre que l’écrit sur support papier. Les Parties conviennent de conserver les enregistrements informatiques et les copies papier des messages ou commandes qu’elles s’échangent pour l’exécution du présent Contrat de telle manière qu’ils puissent constituer des copies fidèles et durables au sens du code civil.

CONDITIONS SPÉCIFIQUES – LOCATION DES MATERIELS

Article 22. Convenu et arrête ce qui suit

Le Matériel fourni par Je Suis En Cours fait l’objet d’un dépôt de garantie initial lors de la souscription de l’abonnement à la Solution.

Des Matériels pourront être ajoutés en cours de Contrat sur Bon de commande additionnel, selon la variation du nombre de Matériels utilisés par le Client, faisant alors l’objet de dépôts de garantie complémentaires.

Ces Matériels restent la propriété exclusive et incessible de la Société, durant toute la durée du Contrat.

En cas d’arrivée à échéance du Contrat pour quelque raison que ce soit ou de réduction du nombre de Matériels utilisés, le Client retournera les Matériels à Je Suis En Cours à ses frais, qui lui rendra le dépôt de garantie faisant l’objet des présentes conditions spécifiques.

Article 23. Montant du dépôt de garantie

Le montant du dépôt de garantie est celui fixé au Bon de commande et est exprimé par Matériel.

Le Client s’engage à verser au jour de l’acceptation du Bon de commande ou du Bon de commande additionnel, le dépôt de garantie pour l’ensemble des Matériels dont le nombre est fixé en fonction du nombre d’Utilisateurs visés au Bon de commande, par chèque encaissé ou virement à l’ordre de la Société.

Attention : la valeur réelle de Matériel est indiqué sur le Bon de commande, et ce montant sera facturé par Je Suis En Cours, en cas de perte, casse ou dégradation importante des Matériels fournis.

Article 24. Mise à disposition du Matériel

Les Matériels visés au Bon de commande seront mis à disposition du Client dans un délai moyen de 4 à 6 semaines suivant l’encaissement du dépôt de garantie.

Le Matériel est testé avant chaque expédition et contrôlé en parfait état apparent et de fonctionnement.

Il est de la responsabilité du Client de vérifier les quantités, le parfait état esthétique et de fonctionnement lors de la réception du Matériel. En cas de difficulté quant aux quantités ou à la qualité des Matériels livrés, le Client en informe immédiatement Je Suis En Cours et au plus tard sous trois (3) jours ouvrés à compter de leur réception. Passé ce délai, les Matériels reçus seront considérés comme conformes au Bon de commande.

Le Matériel est remis en main propre par Je Suis En Cours contre signature du Bon de Livraison, ou expédié par Je Suis En Cours par le transporteur de son choix incluant une assurance qui couvre le Matériel à hauteur de sa valeur réelle.

Le Client qui affrète un transporteur ou transporte le matériel par lui-même s’engage à le faire dans les meilleures conditions sécuritaires.

Les frais de livraison, visés au Bon de commande, sont à la charge du Client.

Article 25. Utilisation du Matériel

Quelles que soient les modalités de montage ou d’installation, le Client est responsable du Matériel dès que celui-ci a été réceptionné par ce dernier.

Toutes taxes, droits de douane, d’import, charges, redevances, autorisations, assurances… éventuelles sont à charge du Client.

Le Client garantit qu’il souscrit les assurances nécessaires relativement au Matériel (vol, vandalisme, catastrophes naturelles, dégâts corporels et matériels …).

Le Client est réputé connaître le fonctionnement et la manipulation du Matériel, il sera donc tenu responsable de tout mauvais emploi. Le Client certifie connaître toutes les mises en gardes de sécurité, les risques et précautions à prendre relatifs à l’utilisation du Matériel loué par le biais de ce présent Contrat.

Plus spécifiquement, la distribution ou installation électrique utilisée et mise à disposition par le Client doit être aux normes et fiable. Tous les dégâts subis par le Matériel suite à une défaillance électrique ou une surcharge électrique seront à charge du Client.

En cas de nécessité d’intervention d’un électricien ou technicien pour le câblage électrique de certains Matériels qui peuvent être muraux, cette intervention se fait aux frais et risques du Client.

Je Suis En Cours demeurant seul propriétaire du Matériel, ce dernier ne peut être cédé, sous-loué, transformé, donné en gage ou en nantissement, transféré ou prêté par le Client. Il est par ailleurs interdit au Client de disposer du Matériel en dehors de l’utilisation de la Solution.

En cas de prétention d’un tiers à des droits sur le Matériel, le Client est tenu de s’y opposer et de prévenir immédiatement Je Suis En Cours afin de sauvegarder ses droits.

Je Suis En Cours assure la maintenance du Matériel (ex : installation de mises à jour). En cas de défectuosité prouvée et reproductible d’un Matériel, Je Suis En Cours procédera, à son choix, à sa réparation ou son remplacement.

Article 26. Contrôle et signature du bon de livraison

Un état du Matériel contradictoire et un inventaire des accessoires et consommables sont précisés sur le bon de livraison lors de la mise à disposition du Matériel au Client.

Sauf difficulté reportée à Je Suis En Cours selon les modalités de l’Article 24, ce document devra être signé par le Client et retourné à la Société, pour l’activation des Matériels et de la Solution.

Article 27. Retour Matériels / Restitution du dépôt de garantie

En cas de résiliation ou de cessation du Contrat liant le Client à Je Suis En Cours pour quelque cause que ce soit, le Client s’engage à restituer le Matériel complet en parfait état de marche, soit en main propre, soit par transporteur express ou voie postale sécurisée, avec accusé de réception et remise contre signature. Cet envoi se fait aux frais et risques du Client.

L’arrêt de l’abonnement lié au Matériel sera notifié par Je Suis En Cours dans les quinze (15) jours suivant la réception du Matériel retourné par le Client.

Le Matériel restitué par le Client sera testé par Je Suis En Cours. Toute défectuosité, irrégularité, ou usure exagérée par rapport à l’utilisation normale, constatées lors de ce contrôle sont à la charge du Client.

La valeur financière du Matériel manquant ou cassé au moment du retour sera récupérée en priorité sur le dépôt de garantie déposée par le Client, et la différence éventuelle sera facturée par Je Suis En Cours au Client. Le remboursement du dépôt de garantie sera effectué sous trente (30) jours après réception du Matériel en bon état par Je Suis En Cours.

== FIN DES CONDITIONS GENERALES DE VENTES JE SUIS EN COURS ==

 

ANNEXE CONDITIONS GENERALES RELATIVES AU TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES

Les définitions détaillées dans les Conditions Générales sont valables pour la présente Annexe.

 

Je suis en cours a désigné un délégué à la protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes : dpo@sowesign.com.

 

  1. Traitements réalisés dans le cadre de l’exécution du Contrat

Je Suis En Cours Le Client
Traitement n°1
Finalité de la collecte et du traitement Gestion de la relation commerciale entre Je Suis En Cours et le Client (traitement par chacune des Parties des données pour leur propre compte dans le cadre de cette finalité)
Données concernées Données personnelles des Utilisateurs, préposés, dirigeants, sous-traitants, agents et/ou prestataires de l’autre Partie (ex : nom, prénom, email, téléphone des personnes physiques interlocutrices, etc.)
Qualité de l’intervenant dans le cadre du traitement Responsable de traitement Responsable de traitement
Traitement n°2
Finalité de la collecte et du traitement Fourniture de la Solution et, le cas échéant, des Matériels
Données concernées Données personnelles soumises dans la Solution dans le cadre de la prestation fournie par Je Suis En Cours (Signatures, nom et prénoms des Apprenants, Formateurs, Tiers, des Utilisateurs, etc.)
Qualité de l’intervenant dans le cadre du traitement Sous-traitant Responsable de traitement

  1. Traitement de données personnelles par les Parties en qualité de responsables de traitement respectifs (« Traitement n°1»)

2.1 Dans le cadre du Traitement n°1, les données personnelles collectées sont traitées par les équipes de chaque Partie aux seules fins de la réalisation des prestations et peuvent être transmises à des sociétés sous-traitantes ou sociétés liées qui devront être tenues par les termes des présentes. Chaque Partie s’engage à ne transmettre à aucun tiers les données personnelles traitées, autres que ses sous-traitants ou sociétés liées.

 

2.2 A ce titre, chacune des Parties s’engage, à respecter la confidentialité et la sécurité de ces données personnelles, conformément aux dispositions issues de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 ainsi qu’aux dispositions du RGPD. Chaque Partie s’engage à prendre toutes les précautions utiles et met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir de façon permanente un niveau de sécurité adapté et pour protéger les données personnelles traitées contre les altérations, destructions et accès non autorisés.

 

2.3 Les préposés, Utilisateurs, dirigeants, sous-traitants, agents et/ou prestataires de chacune des Parties dont les données ont été collectées et traitées par l’autre dans le cadre du Traitement n°1 disposent à tout moment de la possibilité d’exercer leurs droits sur leurs données personnelles (droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation du traitement, de portabilité des données personnelles et de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée) en écrivant à Je Suis En Cours à l’adresse suivante : contact@sowesign.com.

 

Ces derniers disposent de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (www.cnil.fr).

 

2.4 Ces données personnelles sont conservées pendant une durée de cinq (5) ans à compter de la fin du Contrat, sauf durée plus longue conformément à une obligation légale de conservation.

 

2.5 Les données personnelles sont stockées sur des serveurs d’hébergement exclusivement situés dans l’Union européenne et chaque Partie s’engage à ne pas les transférer à des hébergeurs dans un pays tiers.

 

2.6 Chacune des Parties tient un registre écrit de tous les traitements de données personnelles qu’elles réalisent en qualité de responsable de traitement, comprenant l’ensemble des informations visées à l’article 30.1 du RGPD. Toute demande de modification ultérieure d’un traitement sera intégrée par le responsable de traitement à son registre.

 

  1. Traitement des données personnelles par Je Suis En Cours en qualité de sous-traitant (« Traitement n°2 »)

 

Dans le cadre de l’exécution de ses prestations au titre du Contrat, Je Suis En Cours est amené à accéder et traiter des données nécessaires à la réalisation desdites prestations pour le compte du Client.

  • Nature du traitement de données personnelles par le Prestataire

3.1.1 Dans le cadre de la fourniture de ses prestations, objets du Contrat, Je Suis En Cours est autorisé à traiter pour le compte de son Client les données personnelles pour lesquelles il lui aura donné ses instructions et il s’engage à ne les traiter que dans le strict cadre nécessaire à la réalisation des prestations.

 

3.1.2 La finalité est celle visée au tableau reproduit à l’Article 1.1 de la présente Annexe.

 

3.1.3 La durée de conservation des données est liée notamment aux obligations légales et réglementaires du Client ou encore à la durée du Contrat avec le Client. Passée cette durée, les données sont supprimées par Je Suis En Cours.

3.1.3 Je Suis En Cours tient un registre écrit de tous les traitements de données personnelles qu’il réalise pour le compte du Client comprenant l’ensemble des informations visées à l’article 30.2 du RGPD. Toute demande de modification ultérieure d’un traitement sera intégrée par Je Suis En Cours au registre et adressée au Client.

  • Obligations et responsabilité de Je Suis En Cours

3.2.1 Les obligations à la charge de Je Suis En Cours sont des obligations de moyens.

3.2.2 L’exécution de ses obligations par Je Suis En Cours dépend étroitement de la collaboration avec le Client, visée à l’Article 3.3 de la présente Annexe.

3.2.3 Dans le cadre de la réalisation de ses prestations, Je Suis En Cours s’engage à :

 

  • Traiter les données personnelles uniquement aux fins de la poursuite des finalités définies par le Client,
  • Traiter les données personnelles conformément aux instructions fournies par le Client,
  • Informer immédiatement le Client si la ou les nouvelles instructions fournies par le Client constituent, selon lui, une violation de la réglementation en vigueur en matière de données personnelles,
  • Prendre en considération lors des évolutions des outils mis à disposition la question des données personnelles et de la vie privée,
  • Mettre en œuvre des mesures de sécurité organisationnelles et techniques adéquates,
  • N’effectuer le cas échéant un transfert des données personnelles hors Union Européenne qu’après avoir obtenu l’autorisation préalable écrite du Client et après s’être assuré que le niveau de protection dans ce pays est suffisant,
  • Veiller à ce que les personnes ayant accès aux données personnelles (ex : employés, sous-traitants autorisés, Utilisateurs, etc.) s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité,
  • Aider le Client, le cas échéant moyennant contreparties financières, dans l’établissement d’analyses d’impact des traitements nécessaires, et pour la réalisation d’audits et d’inspections, en lui fournissant la documentation nécessaire,
  • Recruter des sous-traitants dans les conditions précisées à l’Article 4 de la présente Annexe,
  • Informer le Client de toute inspection menée par la CNIL dans la mesure où ces inspections concernent l’objet du présent Contrat,
  • Apporter son concours au Client s’il faisait l’objet d’une inspection par la CNIL.

3.2.4 En cas de violation des données (ex : failles de sécurité), Je Suis En Cours s’engage à en informer le Client dans les meilleurs délais à compter de sa connaissance, pour permettre au Client de la notifier à la CNIL si ce dernier ne l’a pas identifiée préalablement. Dans le même délai, Je Suis En Cours s’engage à communiquer au Client toute précision et documentation utile, en sa possession, lui permettant d’étayer sa notification auprès de la CNIL.

 

  • Obligations et responsabilité du Client

3.3.1 Le Client s’engage à :

 

  • Fournir à Je Suis En Cours l’ensemble des informations relatives à ses traitements de données personnelles,
  • Documenter par écrit les instructions données à Je Suis En Cours relatives au traitement de données de Je Suis En Cours et lui fournir tous les éléments nécessaires pour la bonne exécution du Contrat (renseignements, documents, etc.),
  • Superviser les traitements de données personnelles, comprenant la réalisation d’audit et d’inspections et d’analyses d’impact si nécessaire.

3.3.2 En cas de non-respect de ses obligations, la responsabilité du Client peut être engagée par Je Suis En Cours.

 

Je Suis En Cours peut également se retourner contre le Client suite à la réception de réclamations de personnes physiques concernées à son encontre, dont le préjudice subi serait lié directement ou indirectement à une faute commise par le Client.

 

  • Recours à des sous-traitants

3.4.1 Je Suis En Cours peut faire appel à un autre sous-traitant pour mener des activités de traitement instruites par le Client. Dans ce cas, sa seule obligation consiste à en informer préalablement par écrit le Client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants.

 

3.4.2 Je Suis En Cours s’engage à s’assurer que chaque sous-traitant auquel il aura recours présente les garanties suffisantes quant au respect de la législation en vigueur sur la protection des données.

 

  • Droit d’information des personnes concernées par le traitement et exercice de leurs droits

Le Client doit s’assurer de l’information et de l’accord des personnes physiques concernées pour les traitements visés au présent Article 3. Je Suis En Cours ne peut être considérée comme responsable en cas de défaillance du Client sur le sujet qui, dans cette hypothèse, devra en assumer seul la responsabilité.

 

Ces personnes ont la possibilité d’exercer leurs droits (droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris profilage) auprès du Client.

 

CONDITIONS GÉNÉRALES V1.8

PRÉAMBULE

La société Je Suis En Cours, immatriculée au RCS de Nantes sous le n° 829 342 559 dont le siège social se situe 17 rue de la Guillauderie, 44118 La Chevrolière, dûment habilité aux fins des présentes et désignée ci-après « La Société » ou « Je Suis En Cours ».

L’activité de la Société consiste en l’édition et la distribution de solutions informatiques et de dématérialisation de documents. A ce titre la Société propose un abonnement à une solution de dématérialisation de feuilles de présence en ligne en mode SaaS ainsi que la mise à disposition de tablettes dédiées, liées à l’utilisation de ladite solution.

Cette solution est hébergée par la société Microsoft France. Le client y accède par une liaison Internet à distance accessible sur abonnement mensuel.

L’environnement dédié au Client est accessible avec un couple code d’identification/code PIN strictement personnel sur https://app.sowesign.com elle permet d’accéder à l’interface de gestion administrative de la solution. La solution est disponible via l’application sur le PlayStore et l’AppStore ou sur un navigateur web via l’URL qui vous sera communiquée selon l’environnement que vous utiliserez.

Article 1. Définitions

Les mots écrits en gras dans le présent article (et repris dans le corps du texte avec la première lettre en majuscule) sont définis comme suit :

Archivage : désigne l’opération qui consiste à recueillir un Document Electronique versé par le Client à l’occasion de la prestation Je Suis En Cours dénommée Archivage, le conserver dans son format d’origine, en permettre la Consultation et la Restitution.

Archive : désigne un Document Electronique reçu par Je Suis En Cours.

Client : désigne l’entreprise qui souscrit un Contrat avec Je Suis En Cours.

Consultation : désigne les différentes possibilités offertes au Client afin de consulter ses Archives.

Contrat : désigne le présent Contrat et ses éventuels renouvellements.

Destruction : désigne le procédé technique par lequel tout ou partie des Archives du Client est rendu définitivement et logiquement inaccessible.

Dépôt : désigne l’opération consistant pour Je Suis En Cours à conserver et à restituer de manière intègre une Archive reçue du Client.

Données : désigne les informations transmises par le Client à Je Suis En Cours, ainsi que les signatures et documents collectés par la plateforme SaaS SoWeSign.

Dossier de Preuves : désigne l’ensemble des éléments associés à la Signature électronique d’un document, conservés par Je Suis En Cours pendant 10 ans, à compter de la génération du document, et produits en cas de conflit de preuve.

Durée de Conservation : désigne la durée pendant laquelle Je Suis En Cours s’engage à conserver dans son système une Archive. La durée est, par défaut, fixée à 10 ans.

Écrit : désigne tout document sur support électronique sur lequel est apposée la Signature électronique.

Intégrité : désigne une propriété assurant que le Document Electronique n’a pas été modifié par Je Suis En Cours ou par un tiers.

Parties : désigne les acteurs prenant part au présent contrat.

Restitution : désigne le processus par lequel le Client demande à Je Suis En Cours la Restitution d’une ou plusieurs Archives sur un support externe, notamment à l’issue des relations contractuelles.

Réversibilité : désigne le processus de Restitution de l’intégralité des Archives.

Signature électronique : désigne le procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’Ecrit auquel elle s’attache.

Traitement : désigne la prestation de collecte de signature et de génération des attestations d’assiduité fournie par la plateforme SaaS SoWeSign.

Utilisateur : désigne toute personne physique dûment habilitée par le Client à réaliser toute opération de Signature électronique ou d’Archivage.

SaaS : Software As A Service : une application hébergée sur internet et disponible à distance (sans installation sur un serveur interne ni sur le poste local de l’établissement client concerné).

Article 2. Champ d’application

La validation de la commande de services par le Client vaut acceptation sans réserve des présentes Conditions Générales de prestations par celui-ci ; le Client déclare et reconnaît en avoir pris connaissance avant de s’engager, et renonce, de ce fait, à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, des clauses contenues dans ses propres conditions générales d’achat.

Article 3. Prestations

Je Suis En Cours met à la disposition du Client ses solutions de Signature, de Co-signature et d’Archivage électronique ainsi que des tablettes numériques. Les spécificités de chacune des prestations ainsi que les modalités techniques d’utilisation des solutions sont définies sur le site SoWeSign.com ainsi que dans le présent Contrat. Je Suis En Cours se réserve la possibilité de faire évoluer ses solutions informatiques et matérielles en vue d’une amélioration constante de ses prestations.

Article 4. Commande

Pour utiliser les services Je Suis En Cours, le Client doit préalablement s’inscrire sur le site puis suivre les instructions qui lui seront fournies. Alternativement, le Client peut aussi contacter le service commercial pour l’étude de son dossier spécifique. Un bon de commande sera alors envoyé par Je Suis En Cours que le Client devra signer et renvoyer par e-mail ou courrier postal à l’adresse indiqué sur le document.

Article 5. Identification

Le Client accède aux solutions SoWeSign après avoir reçu un code identifiant et un code PIN de la part de la Société. Les identifiants sont uniques, personnels et strictement confidentiels. La combinaison du code identifiant et du code PIN est strictement confidentielle. Le Client est seul responsable de son utilisation. Toute utilisation des identifiants est réputée de manière irréfragable constituer une utilisation de la solution SoWeSign par le Client, ce que celui-ci déclare accepter expressément.

Article 6. Délai de mise en service

Le Client pourra accéder aux solutions commandées après validation de son inscription c’est-à-dire lorsque les bons de commande seront retournés signés et les acomptes payés. Dès lors, le chef de projet Je Suis En Cours se rapprochera du Client pour activer la mise en service.

Article 7. Durée

Sauf dispositions particulières, la durée du Contrat est d’un an pour la solution ordinaire et de 1 à 3 mois pour la version d’évaluation. Le Contrat se renouvelle ensuite par tacite reconduction par périodes successives d’un an sauf si l’une des parties décide d’y mettre fin au moyen d’un écrit ou à partir de la procédure de désinscription prévue à cette fin sur le site. Les parties peuvent mettre fin au contrat à tout instant, par écrit ou à partir de la procédure de désinscription prévue à cette fin sur le Site moyennant le respect d’un préavis de trois mois.

Article 8. Tarifs et escomptes

Les prestations proposées par Je Suis En Cours sont fournies aux tarifs en vigueur lors de la commande du client à la société. Des conditions tarifaires préférentielles ou promotionnelles peuvent être consenties, notamment en fonction du volume de prestations souscrites. Les prix sont exprimés en euros et hors taxes. Ces tarifs sont fermes et non révisables pendant leur période de validité. Aucun escompte n’est consenti par Je Suis En Cours.

Article 9. Conditions de paiement, pénalités de retard et clause pénale

Après une période éventuelle de mise en œuvre initiale forfaitaire liée à un Bon de Commande spécifique (selon les projets), le prix de la prestation est payable mensuellement par avance au jour de la passation de la commande par le Client. Le paiement est opéré par virement bancaire, par voie de paiement sécurisée ou prélèvement sur compte bancaire. Le Client s’engage à autoriser le paiement des échéances mensuelles par prélèvement automatique ou paiement récurent à partir de son compte bancaire. En cas de retard de paiement, des pénalités de retard égales au taux de l’intérêt légal en vigueur à la date de la commande majoré de cinq points seront appliquées sur le solde TTC des sommes restant dues ; en outre, le client sera redevable de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement telle que prévue par l’article D.441-5 du Code de commerce. Ces pénalités et frais seront automatiquement et de plein droit acquis, sans formalité ni mise en demeure préalable.

De plus, tout défaut de paiement à bonne date, répété plus de 3 fois sur les 12 derniers mois, entraînera l’exigibilité d’une indemnité à titre de clause pénale égale à 10 % des sommes dues, avec une indemnité minimale de 500 euros, sans préjudice de toute autre action que Je Suis En Cours serait en droit d’intenter. En cas de non-respect des conditions de paiement figurant ci-dessus ou de défaut de garantie fournie par le Client, Je Suis En Cours se réserve en outre le droit de suspendre ou d’annuler la réalisation des prestations en cours.

Article 10. Support, AFU, formations et documentation

Je Suis En Cours met à disposition sur les différentes pages de son site Internet une documentation en Français pour l’utilisation de la solution proposée.

Je Suis En Cours s’engage à fournir au Client un support technique en cas d’anomalie de fonctionnement de son service, visant à rétablir au plus vite le bon fonctionnement de la solution SoWeSign. Ce support passe par l’onglet « support » dans l’interface principale SaaS de la solution en ligne, et permet de déposer à tout instant un ticket d’anomalie technique qui sera traité par les équipes de support Je Suis En Cours.

En cas de blocage critique de la solution, un support d’exception est disponible par téléphone, du lundi au jeudi de 9h00 à 12h30 et de 14h à 17h00, le vendredi de 9h00 à 12h30 et de 14h à 16h30 hors jours fériés.

Cette prestation de support est illimitée et comprise dans le tarif d’abonnement pour tous les points résultants d’un dysfonctionnement technique de la solution. Elle n’a pas pour but de se substituer à un manque de formation du Client. Le client devra s’auto-former via le site d’e-learning mis à sa disposition au démarrage du projet et accessible à l’URL https://elearning.sowesign.com.

Une prestation d’AFU (Assistance Formation Utilisateur) sous forme d’un nombre d’heures prépayées est disponible pour les Clients, sur simple demande au service commercial. Cette prestation spécifique couvre les aspects de paramétrage, formation, assistance à l’usage normal de la solution hors anomalie technique prise en charge par le Support.

Je Suis En Cours propose également des formations payantes à l’utilisation de sa solution, réalisées sur site par les équipes de consulting Je Suis En Cours.

Article 11. Obligations et responsabilité de Je Suis En Cours

Je Suis En Cours s’engage à mettre en œuvre les moyens humains et matériels appropriés pour réaliser ses prestations de manière à assurer la continuité d’accès au service.
Je Suis En Cours s’engage à préserver l’Intégrité et la confidentialité des données qui lui sont communiquées par le Client, que ce soit au cours de leur transmission ou pendant leur hébergement. N’étant pas à l’origine du contenu de l’Ecrit et des pièces ajoutées au dossier et n’ayant aucune surveillance des clients, Je Suis En Cours ne peut en apprécier la nature et l’importance. De convention expresse, le montant des dommages et intérêts résultant de la perte d’Intégrité définitive d’une ou plusieurs Preuve de l’Ecrit ou Archive, est forfaitairement fixé à une somme de 1€ par signature perdue représentant dix fois le coût de la prestation unitaire défaillante client. Le Client reconnaît qu’une telle facturation n’est ni dérisoire ni excessive et constitue la juste réparation du préjudice subi.

En tout état de cause, le montant total des indemnités dues par Je Suis En Cours au titre de sa responsabilité contractuelle à l’égard d’un Client ne pourra être supérieur, par année civile, tous sinistres confondus, aux six derniers mois de facturation du Client.

La responsabilité de Je Suis En Cours ne pourra être engagée dans les cas suivants :

  • Problème de virus/intrusions dans le système informatique du client
  • Non-respect des procédures liées à l’installation de la solution
  • Non-respect des lois en vigueur quant à la propriété intellectuelle dues aux agissements du client
  • Dysfonctionnement lié aux seuls agissements du client
  • Cas de force majeure
  • Problèmes liés aux facteurs extérieur (soleil, tempête, etc.)
  • Le client a fourni des informations fausses ou obsolètes le concernant

Je Suis En Cours restera étranger à tout litige pouvant opposer le client et des tiers à l’occasion des présentes. La Société ne pourra être tenue responsable de la qualité de la liaison internet du client. Lors du transfert par moyen de télécommunication ou par tout autre moyen, aucune responsabilité ne pourra être retenue contre la société en cas d’altération des informations ou des données durant le transfert. En aucun cas, la Société ne pourra être tenue responsable de dommages directs et indirects qui pourraient survenir, notamment : un préjudice commercial, la perte de clientèle, le trouble commercial quelconque, la perte de bénéfice, la perte de l’image de marque ou de toute action en concurrence estimée déloyale comme la perte de marché, etc.

Article 12. Obligations et responsabilité du Client et/ou de l’Utilisateur

Le Client veillera en particulier à préserver la confidentialité de ses identifiants. Le Client s’engage à donner connaissance des présentes conditions d’utilisation des solutions SoWeSign à chaque Utilisateur et à lui faire respecter les obligations qui lui incombent en tant qu’Utilisateur des solutions SoWeSign. Le Client s’engage à notifier sans délai à Je Suis En Cours toute compromission des identifiants.

Le Client et/ou l’Utilisateur sont informés que la Signature ou l’Archivage constituent des traitements de données à caractère personnel au sens de la loi Informatique et Liberté du 6 janvier 1978 n°78-17 ; en conséquence, ils font leur affaire personnelle de toutes les obligations légales, réglementaires, administratives ou déontologiques pouvant régir leur activité professionnelle à l’occasion de l’utilisation des solutions SoWeSign.

Article 13. Suspension des obligations

En cas de force majeure, les obligations des parties seront automatiquement suspendues dans les hypothèses d’événements indépendants de leur volonté expresse empêchant l’exécution normale du présent Contrat. La partie constatant l’événement devra sans délai informer l’autre partie de son impossibilité à exécuter sa prestation et s’en justifier auprès de celle-ci. La suspension des obligations ne pourra en aucun cas être une cause de responsabilité pour non-exécution de l’obligation en cause, ni induire le versement de dommages et intérêts ou pénalités de retard. Cependant, dès la disparition de la cause de la suspension de leurs obligations réciproques, les parties feront tous leurs efforts pour reprendre le plus rapidement possible l’exécution normale de leurs obligations contractuelles. A cet effet, la partie empêchée avertira l’autre de la reprise de son obligation par mail.

Article 14. Résiliation pour manquement d’une partie à ses obligations

En cas de non-respect par l’une ou l’autre des parties de ses obligations au titre du présent Contrat, celui-ci pourra être résilié au gré de la partie lésée. Il est expressément entendu que cette résiliation aura lieu de plein droit, sans sommation, ni exécution de formalités.

Article 15. Propriété intellectuelle

Propriété de la solution : Je Suis En Cours est et demeure titulaire des droits de propriété intellectuelle sur ses solutions informatiques. Il est notamment formellement interdit au Client et/ou Utilisateur :

  • De procéder à toute forme de reproduction ou de représentation de la solution SoWeSign ou de sa documentation, ou d’altérer ou masquer de quelque manière que ce soit les marques, signes distinctifs, mentions de copyright apposées sur les produits SoWeSign ;
  • D’intervenir sur la solution SoWeSign de quelque manière et pour quelque raison que ce soit, y compris pour en corriger les erreurs, la maintenance évolutive et corrective étant assurée par Je Suis En Cours ;
  • De modifier ou chercher à contourner tout dispositif de protection de Je Suis En Cours. Propriété des données : En aucun cas, Je Suis En Cours ne sera propriétaire des données et informations transmises par le Client.

Article 16. Référence au Client

A compter de l’acceptation des présentes Conditions Générales par le Client, Je Suis En Cours se réserve le droit d’utiliser le logo ou de citer le nom du Client à titre de référence dans tout document publicitaire, commercial et institutionnel (notamment sur son site internet), ce que le Client déclare expressément accepter.

Article 17. Droit applicable

De convention expresse entre les parties, les présentes Conditions Générales et les prestations qui en découlent sont régies par le droit français. Le Client déclare faire son affaire personnelle de la validité des solutions SoWeSign au regard du droit national applicable aux données traitées.

Article 18. Différends

Tout litige relatif à la conclusion, l’interprétation, l’exécution ou la cessation du présent contrat sera soumis au tribunal de commerce de Nantes exclusivement compétant, y compris en réfère, nonobstant l’appel en garantie ou la pluralité de défendeurs.

Article 19. Réversibilité des documents conservés en GED

La prestation comprend en outre la Consultation en ligne des Archives dans la GED SoWeSign et la Destruction d’Archives au-delà des délais de conservation légaux. La prestation comprend également une fonction standard et gratuite de réversibilité des documents, utilisable à tout moment par le client sur la plateforme de gestion en ligne.

Article 20. Conservation de l’Ecrit

Si le Client décide de ne pas souscrire parallèlement à la solution d’Archivage électronique de Je Suis En Cours, il lui appartient de prendre toute disposition de manière à conserver de manière pérenne l’Ecrit sur lequel sont apposés la Signature électronique et les dossiers rattachés. Je Suis En Cours s’engage à conserver, dans les conditions prévues par sa politique de certification, les Documents et le Dossier de preuves et ce, pendant une durée de dix ans à compter de la date de la Signature de l’Ecrit, et sous réserve du paiement des cotisations mensuelles prévues aux termes du présent contrat par le Client durant cette période de conservation des documents.

CONDITIONS SPÉCIFIQUES À L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE

Article 21. Objet de la prestation d’Archivage électronique

La prestation consiste à conserver et restituer dans le cadre d’un contrat de dépôt selon les modalités légales et contractuelles décrites aux présentes tout document électronique versé par le Client à Je Suis En Cours.

Le Client est informé que Je Suis En Cours se réserve le droit de réaliser le Dépôt de l’Archive auprès d’une entreprise tierce spécialisée dans les opérations d’Archivage électronique.

Article 22. Enregistrement et conservation des Archives

Je Suis En Cours archive et conserve dans le respect de la législation applicable tous documents électroniques reçus, et dont elle aura accusé réception, en prenant toutes les mesures de sécurité destinées à en garantir l’Intégrité. Je Suis En Cours n’étant pas un hébergeur de données de santé au sens de l’article L1111-8 du code de la santé publique, l’Archivage de données de santé est exclu des prestations Je Suis En Cours. Les documents électroniques sont conservés exclusivement dans leur format d’origine et le Client fait son affaire exclusive du choix des formats électroniques et de leur pérennité. Le Client déclare être informé que les formats des documents électroniques sont par nature évolutifs et, qu’en conséquence, il lui appartient de conserver les logiciels permettant la lecture et, le cas échéant, l’exploitation des Archives, lors de leur Consultation ou de leur éventuelle Restitution et de s’entourer de toutes les compétences nécessaires à cette fin. Je Suis En Cours indique qu’elle ne pourra pas détecter ou éliminer la présence de virus de quelque nature à l’intérieur de ces documents électroniques, toute conséquence entraînée par de telles intrusions serait à la charge du client.

Article 23. Responsabilité du Client

En raison de la confidentialité liée à l’Archivage et de l’absence du moindre contrôle réalisé par Je Suis En Cours sur le contenu de l’Archive, le Client est seul responsable du contenu des Archives ; il déclare expressément à Je Suis En Cours que l’ensemble de ses Archives sera conforme à la législation et à la réglementation applicables, notamment en matière de protection des mineurs et du respect de la personne humaine ainsi que de ses données personnelles, de ses données de santé et des droits des tiers notamment en matière de propriété intellectuelle et de données de santé. Le Client s’engage à ne stocker aucune Archive de ce type. En conséquence, le Client garantit Je Suis En Cours de toute responsabilité liée au contenu et à l’utilisation éventuelle des Archives. Par ailleurs, il est précisé que Je Suis En Cours répondra, dans le cadre de la législation applicable, à toute demande ou réquisition effectuée par l’autorité judiciaire ou administrative compétente.

Article 24. Durée de conservation des Archives

La durée de conservation des Archives, sauf stipulation contraire, est de dix ans par Archive à compter de sa date d’archivage.

Article 25. Consultation des Archives

Durant le délai de conservation des Archives, le Client peut accéder de manière sécurisée aux Archives au moyen des codes d’accès qui lui auront été fournis. Cette prestation est incluse dans le tarif d’archivage.

Article 26. Restitution de l’Archive à l’issue des obligations de conservation

A l’issue de ses obligations contractuelles de conservation, et par année civile, Je Suis En Cours s’engage à fournir au Client, un moyen informatique de restitution de l’ensemble de ses Archives parvenues à échéance de durée de conservation au cours de l’année civile écoulée à la condition que le Client lui en fasse la demande expresse avant le 31 décembre de chaque année. A défaut de demande expresse de Restitution de la part du Client, Je Suis En Cours pourra librement procéder à la Destruction de tout document électronique archivé. Je Suis En Cours définira seule le moment exact de cette opération de Destruction afin de respecter les fenêtres de maintenance nécessaires au maintien de la qualité du service offert. Toutefois, à la demande expresse du Client avant le 31 décembre de chaque année, ses Archives pourront faire l’objet d’une conservation par Je Suis En Cours pour une période complémentaire minimale d’un an aux conditions tarifaires applicables au moment de la demande.

Article 27. Restitution des données en fin de contrat

En cas de cessation des relations contractuelles, Je Suis En Cours restituera au Client l’ensemble de ses Archives en cours de dépôt sur support clé USB ou DVDROM dans un délai de quatre-vingt-dix jours. La Restitution des Archives par Je Suis En Cours libérera cette dernière de son obligation de conservation des Archives. Cette prestation est gratuite et incluse dans le tarif d’abonnement.

Article 28. Conditions préalables

Pour bénéficier pleinement du service, le Client doit disposer :

  • D’une connexion internet fiable
  • D’un établissement lui appartenant et/ou auprès duquel il est habilité à prendre les décisions relatives au présent contrat.
  • Le Client s’occupera lui-même des problèmes éventuels liés à des services annexes, auxquels il aurait préalablement souscrit qui pourraient faire obstacle au bon fonctionnement de SoWeSign.
  • Le Client sera responsable de l’intervention optionnelle d’un électricien ou d’un technicien pour le câblage électrique des tablettes murales.

Article 29. Description du service SaaS SoWeSign

Ce service SaaS consiste en l’accès à l’application de la solution SoWeSign en ligne et à distance, il comprend :

  • Un environnement strictement personnel à l’établissement
  • Une formation optionnelle pour l’utilisation de la solution
  • Un service d’assistance en cas de problème
  • L’accès à un site d’e-learning pour l’utilisation de la solution

Dans le cadre de la fourniture de tablettes SoWeSign, l’équipement mis à disposition du client reste la propriété de Je Suis En Cours, lors de la réception du matériel, s’il manque tout ou partie de ce matériel, le client s’engage à en avertir le service client dès la réception du matériel.

Ce matériel ne peut être cédé, sous-loué, transformé, donné en gage ou en nantissement, transféré ou prêté. Il est interdit au client de disposer des équipements en dehors de l’utilisation du service. En cas de toute prétention d’un tiers à des droits sur ces équipements, le client est tenu de s’opposer à cela et de prévenir immédiatement Je Suis En Cours afin de sauvegarder ses droits.

A compter de l’entrée en possession par le client de ces équipements et pendant la durée du contrat, le client est entièrement responsable de ce matériel et des dommages qui pourraient y être causés (vols, casse, perte, détérioration, etc.). A ce titre, le client aura versé préalablement un Dépôt de Garantie par virement bancaire, qui sera encaissée puis rendu au Client lors de la restitution du matériel en bon état de fonctionnement et en bon état esthétique. En cas de détérioration, vol, perte, ou tout autre problème lié à l’état du matériel fourni par Je Suis En Cours, la valeur réelle du matériel sera à charge du Client qui s’engage à assurer le matériel pour sa valeur réelle précisées dans le Dépôt de Garantie et dans le Bon de Livraison associés au matériel fourni.

Je Suis En Cours assure la maintenance des tablettes fournies, en cas de nouvelle version ou mise à jour de la tablette, Je Suis En Cours s’engage à effectuer un échange standard du matériel défectueux par voie postale ou à procéder à la mise à jour à distance.

En cas de problème lors de l’utilisation de la solution, une assistance est apportée par la société, laquelle réceptionnera la demande, l’enregistrera avec la date, l’heure et le motif, qualifiera et donnera les conseils de base pour la résolution du problème. Afin de pouvoir la solliciter, le client devra désigner un « super administrateur » lequel aura pour fonction de faire le lien entre lui et la société et assurer l’information des utilisateurs et le support au quotidien.

Article 30. Convention de preuve

Pour les besoins du présent contrat, les parties conviennent que l’écrit sous forme électronique est admis comme support probant au même titre que l’écrit sur support papier. Les parties conviennent de conserver les enregistrements informatiques et les copies papier des messages ou commandes qu’elles s’échangent pour l’exécution du présent contrat de telle manière qu’ils puissent constituer des copies fidèles et durables au sens de l’article 1348 du code civil.

CONDITIONS SPÉCIFIQUES ÀU DEPÔT DE GARANTIE

Article 31. Convenu et arrête ce qui suit

La Société propose un abonnement global au Client, sous la marque SoWeSign, incluant le serveur d’hébergement et de traitement des signatures en ligne, la prestation de service, et le matériel. Le matériel fourni par Je Suis En Cours fait l’objet d’un Dépôt de Garantie initial lors de la souscription de l’abonnement SoWeSign. Le présent contrat pourra faire l’objet d’avenants ultérieurs, selon la variation du nombre de tablettes utilisées par le Client. Ce matériel reste la propriété exclusive et incessible de la Société, durant toute la durée d’abonnement souscrite par le Client. En cas de résiliation de l’abonnement SoWeSign, ou de réduction du nombre de tablettes utilisées, le Client retournera le matériel spécifique à Je Suis En Cours qui lui rendra le Dépôt de Garantie faisant l’objet du présent contrat.

Article 32. Montant du dépôt de garantie

Le montant du Dépôt de Garantie est de 145€ HT par tablette SoWeSign.

Le Client s’engage à verser ce jour, le Dépôt de Garantie pour l’ensemble du matériel lié à l’abonnement souscrit, par chèque encaissé ou virement à l’ordre de la Société.

Attention : la valeur réelle de chaque tablette est de 289€* HT, et ce montant sera facturé par Je Suis En Cours, en cas de perte, casse ou dégradation importante du matériel fourni.

* Taux de TVA applicable en France au 1er Juin 2021 : 20%.

Article 33. Mise à disposition du matériel

Le matériel de signature SoWeSign sera mis à disposition du Client dans un délai moyen de 4 à 6 semaines suivant l’encaissement du Dépôt de Garantie. La facturation initiale ou récurrente liée à l’abonnement SoWeSign débutera au 1er jour du mois suivant la réception du matériel par le Client.

Le matériel de signature SoWeSign est testé avant chaque expédition et contrôlé en parfait état apparent et de fonctionnement.

Il est de la responsabilité du Client de vérifier les quantités, le parfait état esthétique et de fonctionnement lors de la réception du matériel et de refuser tout matériel en mauvais état de la part du transporteur, ou à minima de porter une mention précise sur l’état de l’emballage et de son contenant à réception des marchandises.

Le matériel est remis en main propre par Je Suis En Cours contre signature du Bon de Livraison, ou expédié par Je Suis En Cours par transporteur incluant une assurance qui couvre le matériel à hauteur de sa valeur réelle de 289€ HT par tablette.

Le Client qui affrète un transporteur ou transporte le matériel par lui-même s’engage à le faire dans les meilleures conditions sécuritaires.

Article 34. Conditions générales

Quelles que soient les modalités de montage ou d’installation, le Client est responsable du matériel dès que celui-ci a été réceptionné par ce dernier.

Toutes taxes, droits de douane, d’import, charges, redevances, autorisations, assurances… éventuelles sont à charge du Client.

Il est conseillé au Client d’assurer tous risques concernant le matériel loué (vol, vandalisme, catastrophes naturelles, dégâts corporels et matériels …).

Le Client est réputé connaître le fonctionnement et la manipulation du matériel, il sera donc tenu responsable de tout mauvais emploi. Le Client certifie connaître toutes les mises en gardes de sécurité, les risques et précautions à prendre relatifs à l’utilisation du matériel loué par le biais de ce présent contrat.

La distribution ou installation électrique utilisée et mise à disposition par le Client doit être aux normes et fiable. Tous les dégâts subis par le matériel suite à une défaillance électrique ou une surcharge électrique seront à charge du Client.

Article 35. Contrôle et signature du bon de livraison

Un état du matériel contradictoire et un inventaire des accessoires et consommables sont précisés sur le Bon de Livraison lors de la mise à disposition du matériel au Client.

Ce document devra être signé par le Client et retourné à la Société, pour l’activation des tablettes de signature et des services SoWeSign.

Article 36. Restitution du dépôt de garantie

En cas de résiliation ou de cession du contrat liant le Client à Je Suis En Cours, le Client s’engage à restituer l’équipement complet en parfait état de marche, soit en main propre, soit par transporteur express ou voie postale sécurisée, avec accusé de réception et remise contre signature.

L’arrêt de l’abonnement lié au matériel de signature sera notifié par Je Suis En Cours dans les 15 jours suivant la réception du matériel retourné par le Client.

Le matériel restitué par le Client sera testé par Je Suis En Cours. Toute défectuosité, irrégularité, ou usure exagérée par rapport à l’utilisation normale, constatées lors de ce contrôle sont à la charge du Client.

La valeur financière du matériel manquant ou cassé au moment du retour sera récupérée en priorité sur le Dépôt de Garantie déposée par le Client, et la différence éventuelle sera facturée par Je Suis En Cours au Client, dans la limite de 289€* HT par tablette. Le remboursement du Dépôt de Garantie sera effectué sous 30 jours après réception du matériel en bon état par Je Suis En Cours.

*Taux de TVA applicable en France au 1er Juin 2021 : 20%.

== FIN DES CONDITIONS GENERALES DE VENTES JE SUIS EN COURS ==

 

Conditions GENERALES « PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL »

Préambule

Les présentes Conditions Générales ont pour objet de fixer les droits et obligations du Client et de Je Suis En Cours concernant les données à caractère personnel au regard des dispositions du Règlement Européen n°2016/679 adopté le 14 avril 2016 applicable à partir du 25 mai 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données.

Ces Conditions Générales annulent et remplacent les dispositions contractuelles antérieures relatives à la protection des données à caractère personnel.

Pour les besoins des présentes, les termes : « données à caractère personnel », « traiter/traitement », « délégué à la protection des données », « responsable du traitement », « destinataire », « sous-traitant », « transférer/transfert » ont la même signification que celle qui leur est donnée dans le Règlement Européen 2016/679 adopté le 14 avril 2016 applicable à partir du 25 mai 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données.

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter, chacune pour ce qui la concerne, la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel. Notamment, la loi relative à l’informatique et aux Libertés du 6 Janvier 1978 (la Loi informatique et Libertés) et le Règlement Européen 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD »).

Durée

La présente annexe prend effet à sa date de signature et prendra fin dans les conditions du Contrat.

Traitements opérés par le Client en qualité de responsable de traitement

Les données à caractère personnel des gestionnaires du Client et des signataires (Nom, Prénom, E-mail à minima) sont collectées et traitées par celui-ci. En sa qualité de responsable de traitement, aux fins de la gestion de ses prestataires et fournisseurs.

Le traitement de ces données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution des contrats conclus entre Je Suis En Cours et le Client.

Les personnes concernées, à savoir les gestionnaires du Client et les signataires, peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation du traitement, de portabilité des données et de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée, dans les conditions prévues par la Règlementation.

Traitements opérés par Je Suis En Cours en qualité de responsable de traitement

Les données à caractère personnel des collaborateurs du Client en contact avec Je Suis En Cours sont collectées et traitées par Je Suis En Cours aux fins de l’exécution du contrat qui lie le Client et Je Suis En Cours.

Le traitement de ces données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution du contrat aux fins de l’intérêt légitime poursuivi par Je Suis En Cours d’informer ses clients et prospects sur les services qu’elle propose et à l’exécution des contrats conclus entre Je Suis En Cours et le Client.

Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation du traitement, de portabilité des données et de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée. Vous pouvez exercer votre droit d’accès aux données vous concernant et les faire rectifier en contactant Je Suis En Cours à l’adresse suivante : contact@sowesign.com.

Traitements opérés par Je Suis En Cours en qualité de sous-traitant du Client

Je Suis En Cours est autorisé à traiter pour le compte du Client les données à caractère personnel nécessaires pour fournir les services souscrits par le Client (ci-après : les « Services »).

La nature des opérations réalisées sur les données à caractère personnel est la collecte, le traitement et l’hébergement des données à caractère personnel des signataires du Client dans le cadre de la fourniture des Services.

Les finalités du traitement sont la réalisation des Services.

Les données à caractère personnel traitées sont les données d’identification des apprenants, formateurs et personnel administratif de l’organisme de formation pour lesquels le Client aura recours aux services de Je Suis En Cours.

Les catégories de personnes concernées sont les apprenants, les formateurs et le personnel administratif du Client.

Pour la réalisation des Services, le Client met à disposition de Je Suis En Cours les informations relatives aux apprenants, formateurs et personnel administratif du Client.

Le Client est le responsable de traitement des données à caractère personnel visées ci-dessus. Les données à caractère personnel fournies par le Client à Je Suis En Cours aux fins d’exécution du Contrat demeurent la seule propriété et sous la seule responsabilité du Client.

Je Suis En Cours intervient pour sa part exclusivement en qualité de sous-traitant des données à caractère personnel.

Obligations de Je Suis En Cours vis-à-vis du responsable de traitement

Je Suis En Cours s’engage à :

Traiter les données à caractère personnel uniquement aux fins de réalisation des Services ;

Traiter les données conformément aux dispositions de la présente annexe et de toute instruction documentée postérieure du Responsable de traitement. Si le Sous-traitant considère qu’une instruction constitue une violation de la Règlementation applicable, il en informe immédiatement le Responsable de traitement ;

Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la fourniture des Services ;

Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du Contrat :

  • S’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité
  • Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel ;

Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut ;

Sous-traitance

Je Suis En Cours peut faire appel à d’autres sous-traitants pour mener des activités d’hébergement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement le Client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées. Le Client dispose d’un délai maximum de 30 jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections.

Les sous-traitants auxquels Je Suis En Cours fait appel sont tenus de respecter les obligations de Je Suis En Cours pour le compte et selon les instructions du Client. Il appartient à Je Suis En Cours de s’assurer que ces sous-traitants présentent les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD. Si un sous-traitant ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, Je Suis En Cours demeure responsable devant le Client de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.

Le Sous-traitant tient une liste des accords de sous-traitance ultérieure conclus en vertu de la présente clause qui sera mise à jour régulièrement et au moins une fois par an. Cette liste est mise à la disposition du Responsable de traitement et, si demandée, de la CNIL.

Dans le cas où le Sous-traitant, ayant obtenu l’accord préalable et écrit du Responsable de traitement, choisit un Sous-traitant ultérieur situé en dehors de l’Union européenne, tous travaux de mise en conformité nécessaire seront pris en charge financièrement par le Sous-traitant. Dans une telle hypothèse, le Sous-traitant doit, à minima, justifier au Responsable de traitement :

  • Avoir signé avec le Sous-traitant ultérieur les Clauses Contractuelles Type de la Commission Européenne, ou à défaut
  • L’application au Sous-traitant ultérieur de « Binding Corporate Rules » approuvées par l’autorité de contrôle compétente, lorsque le Sous-traitant ultérieur est une des filiales du Sous-traitant ;

Droit d’information

Il appartient au Client de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données ;

Obligation d’information

LeSous-traitant tiendra le Responsable de traitement informé, sans délai et au maximum dans un délai de 5 jours ouvrés :

De toute demande de communication de données à caractère personnel issue d’une autorité compétente ou qui s’impose au Sous-traitant en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, sauf si une exception légale dûment justifiable interdit une telle information pour des motifs d’intérêts publics ;

De toute demande de la Personne Concernée d’exercice de ses droits au regard des traitements confiés au Sous-traitant. Dans cette hypothèse, le Sous-traitant ne répondra pas directement à la Personne Concernée à moins qu’il n’y ait été autorisé préalablement par écrit par le Responsable de traitement ;

Exercice des droits des personnes

Dans la mesure du possible, Je Suis En Cours doit aider le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées à savoir les droits suivants :

À l’information : le Sous-traitant en charge de la collecte des données à caractère personnel des Personnes concernées s’engage à transmettre à ses dernières, lors de la collecte, la mention d’information fournie au Sous-traitant par le Responsable de traitement ;

D’accès : extraction et transmission au Responsable de traitement par le Sous-traitant, dans un format lisible, des données qui lui sont confiées sur la Personne concernée ;

De rectification, d’effacement et d’opposition : transmission au Responsable de traitement par le Sous-traitant d’une attestation d’exécution ;

À la limitation du traitement : transmission au Responsable de traitement par le Sous-traitant d’une attestation d’exécution ;

À la portabilité des données : extraction et transmission au Responsable de traitement par le Sous-traitant, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans un format lisible, des données qui lui sont confiées sur la Personne concernée ;

De ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage) : transmission au Responsable de traitement par le Sous-traitant d’une attestation d’exécution.

Lorsque les personnes concernées exercent auprès de Je Suis En Cours des demandes d’exercice de leurs droits, celle-ci doit adresser ces demandes par tout moyen écrit utile et notamment par e-mail. Je Suis En Cours s’engage à répondre à ces demandes dans les meilleurs délais, et au maximum dans un délai de 10 jours ouvrés à compter de la demande du Client ;

Notification des violations de données à caractère personnel

Je Suis En Cours notifiera au Client, par e-mail, toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 48 heures après en avoir pris connaissance.

Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Client, si nécessaire, de notifier cette Violation à l’Autorité de contrôle compétente et a minima les informations suivantes :

  • La description de la nature de la Violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la Violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
  • La description des conséquences probables de la Violation de données à caractère personnel ;
  • La description des mesures prises ou que Je Suis En Cours propose de prendre pour remédier à la Violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Je Suis En Cours coordonnera ses actions de communication externe avec le Client et s’interdit toute communication unilatérale et/ou spontanée, publique ou privée, notamment auprès de l’autorité de contrôle compétente et des personnes concernées, sans l’accord préalable du Client.

A l’issue de la clôture de l’incident ayant entraîné la Violation de données, le sous-traitant présentera un bilan détaillé au Client faisant figurer notamment :

  • Les causes de la Violation de données,
  • Les atteintes portées aux données à caractère personnel, et notamment à la confidentialité et à l’intégrité des données,
  • Le délai de réaction et d’intervention de Je Suis En Cours
  • Les mesures prises afin de faire cesser la Violation et celles visant à ce que cette Violation ne se reproduise plus.

En cas de récurrence d’incidents et/ou compte tenu de la gravité d’un seul incident imputable(s) à Je Suis En Cours entraînant la Violation de données à caractère personnel dans un environnement de production, le Client sera en droit de procéder à la résiliation anticipée du Contrat par lettre recommandée avec accusé réception aux torts exclusifs de Je Suis En Cours sans indemnité et sans préjudice des éventuels dommages et intérêts qui pourraient être demandés par le Client ;

Aide de Je Suis En Cours dans le cadre du respect par le Client de ses obligations

Je Suis En Cours aide le Client, si nécessaire au regard des exigences des autorités de contrôle et notamment la CNIL, pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données et de la consultation préalable de l’autorité de contrôle prévues par le RGPD ;

Mesures de sécurité

Je Suis En Cours s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires pour permettre de s’assurer que les données qui lui sont confiées ne soient ni déformées, ni endommagées, ni communiquées à des personnes non autorisées, telles que listées à l’Article VII.

Je Suis En Cours s’engage à mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles à minimas équivalentes à celles développées par la CNIL ou l’ANSSI dans les guides énumérés ci-dessous ou la norme ISO 270001.

Les guides publiés par la CNIL et l’ANSSI sont accessibles aux adresses suivantes :

https://www.cnil.fr/fr/principes-cles/guide-de-la-securite-des-donnees-personnelles

https://www.ssi.gouv.fr/guide/guide-dhygiene-informatique/

En tout état de cause, Je Suis En Cours s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité des données et des documents transmis, à les remplacer par des moyens équivalents ou supérieurs et à en informer le Responsable de traitement en temps utile ;

Sort des données

Les données confiées au Sous-traitant par le Responsable de traitement en vertu du Contrat restent sa propriété. En aucun cas le Sous-traitant ne peut revendiquer un droit sur ces données, ni, directement ou indirectement, les utiliser, les modifier ou les détruire sans instruction expresse du Responsable de traitement.

Au terme du Contrat, le Sous-traitant devra, dans les meilleurs délais, spontanément et à charge pour lui d’en justifier à première demande du Responsable de traitement :

  • Restituer au Responsable de traitement les données n’étant pas en la possession de ce dernier ;
  • Détruire les autres données.

En tout état de cause, le Sous-traitant procèdera à la destruction de toutes les copies existantes des données qui lui sont confiées dans ses systèmes d’information et ceux de ses Sous-traitants ultérieurs et communiquer au Responsable de traitement une attestation d’exécution, à moins que le droit de l’Union ou le droit de l’État membre n’exige la conservation des données à caractère personnel ;

Délégué à la protection des données

Je Suis En Cours s’engage à communiquer au Client le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données si elle en désigne un conformément à l’article 37 du RGPD ;

Registre des catégories d’activités de traitement

Je Suis En Cours déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Client comprenant :

  • Le nom et les coordonnées du Client pour le compte duquel elle agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données ;
  • Les catégories de traitements effectuées pour le compte du Client ;
  • Le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du RGPD, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées ;
  • Dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins :
  • La pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ;
  • Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
  • Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans les délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
  • Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement ;

Localisation

Le Sous-traitant communiquera au Responsable de traitement la localisation physique de ses serveurs via l’Article VII, de même que toute modification de ladite localisation. Cette information s’applique dès que le Sous-traitant prend la décision de modifier le lieu d’hébergement des serveurs, sans attendre leur déménagement effectif.

Toute localisation des serveurs dans un pays n’appartenant pas à l’Union européenne et non reconnu par les autorités nationales comme disposant d’un niveau de protection suffisant devra faire l’objet d’un accord préalable et écrit du Responsable de traitement. En cas de désaccord, le Responsable de traitement sera en droit de procéder à la résiliation du Contrat dans les conditions prévues au Contrat.

Tout transfert autorisé par le Responsable de traitement ne pourra intervenir qu’après signature par les Parties des clauses types de la Commission européenne telles que définies dans la « décision de la Commission du 5 février 2010 relative aux clauses contractuelles types pour le transfert de données à caractère personnel vers des sous-traitants établis dans des pays tiers en vertu de la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil », ou dans une décision plus récente de la Commission.

Dans un tel cas, le Responsable de traitement sera considéré comme l’Exportateur et le Sous-traitant comme l’Importateur ;

Documentation, vérifications et audits

  • Le Sous-traitant met à la disposition du Responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et s’engage à mener régulièrement sur l’ensemble de ses systèmes d’information, ses procédures internes et ses locaux des audits pour vérifier notamment le respect de l’ensemble des obligations à sa charge au titre du présent avenant ainsi que de la Règlementation applicable et notamment de s’assurer que les mesures de sécurité prévues par les présentes clauses sont bien mises en place et ne peuvent être contournées sans que cela ne soit détecté et notifié.
  • A ce titre, le Sous-traitant communiquera annuellement au Responsable de traitement les conclusions du rapport d’audit mené par ses soins ou tout prestataire de son choix soumis à une obligation de confidentialité conforme aux conditions fixées au présent Contrat et non-concurrent du Responsable de traitement et/ou de ses sous-traitant, dont l’identité sera communiquée au Responsable de traitement au minimum dix (10) jours avant la tenue de l’audit.
  • En cas de constat avéré de non-conformité, le Sous-traitant prendra à sa charge les moyens nécessaires à la mise en conformité dans des délais raisonnables convenus entre les Parties. A l’issue de sa mise en conformité, le Sous-traitant fournira au Responsable de traitement une attestation d’exécution démontrant sa mise en conformité.
  • A défaut de respect des dispositions du présent article, le Responsable de traitement sera en droit de résilier le Contrat aux torts exclusifs du Sous-traitant sans préavis, ni indemnité et sans préjudice de toute réclamation du Responsable de traitement en cas de préjudice pour lui en résultant.
  • Le Sous-traitant reconnaît que l’Autorité de contrôle (CNIL) ainsi que les Agents de la DGCCRF ont le droit d’effectuer des vérifications chez le Sous-traitant et chez tout Sous-traitant ultérieur dans la même mesure et dans les mêmes conditions qu’en cas de vérifications opérées chez le Responsable de traitement conformément à la Règlementation applicable.

Le Sous-traitant informe le Responsable de traitement, dans les meilleurs délais, de l’existence d’une législation le concernant ou concernant tout Sous-traitant ultérieur faisant obstacle à ce que des vérifications soient effectuées chez lui ou chez tout Sous-traitant conformément au paragraphe précédent. Dans ce cas, le Responsable de traitement se réserve le droit de suspendre le traitement de données et/ou de résilier immédiatement sans frais le Contrat ;

Obligations du Client en qualité de responsable de traitement vis-à-vis de Je Suis En Cours

Le Client est tenu de s’acquitter des obligations qui lui reviennent en application du RGPD, notamment en ce qui concerne l’obligation d’informer les personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données à caractère personnel, la tenue du registre des traitements mis en œuvre, et plus généralement, du respect des principes issus du RGPD.

Le Client s’engage en outre à :

  • Fournir à Je Suis En Cours les données visées dans les caractéristiques du traitement à l’article 3 ;
  • Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par Je Suis En Cours ;
  • Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD de la part de Je Suis En Cours ;
  • Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès de Je Suis En Cours, dans les conditions décrites ci-dessus ;

Autres dispositions

Les présentes Conditions Générales entrent en vigueur à compter de la date de sa signature par les Parties.

Sous réserve de leur signature par les Parties, les présentes Conditions Générales font partie intégrante, à compter de la date d’entrée en vigueur précisée ci-dessus, des documents contractuels conclus entre les Parties.

Il n’est pas autrement dérogé aux autres clauses et conditions contractuelles. Celles qui ne seraient pas modifiées par les présentes Conditions Générales, demeurent inchangées et restent applicables ;

Traçabilité

Je Suis En Cours tient à la disposition du Client les traces de connexion aux Données traitées par les personnels autorisés des Parties et, le cas échéant, des personnes concernées, et ce pendant la durée de la relation contractuelle. Je Suis En Cours informe le Client de toute anomalie qu’il détectera dans ces traces de connexion ;

Description du(des) traitement(s) de données à caractère personnel objet de Je Suis En Cours

La nature des opérations réalisées sur les données dans ce cadre est définie ci-après :

Hébergement
Fourniture d’un service en mode Saas
Archivage des données
Réalisation de statistiques
Collecte de signatures d’émargement limitée au contexte de l’assiduité des apprenants

La ou les finalité(s) de traitement sont les suivantes :

  • Gestion électronique des documents
  • Réalisation de statistiques
  • Archivage à des fins probatoires
  • Génération d’attestations d’assiduité pour les apprenants et formateurs

Les données à caractère personnel traitées sont définies ci-après :

  • Données d’identification (état civil, adresse, numéro de téléphone, email …) : Nom, prénom (obligatoires) ; civilité, e-mail, téléphone, adresse (optionnelles).
  • Signature d’émargement des apprenants et formateurs

Les catégories de personnes concernées sont définies ci-après :

  • Salariés
  • Fournisseurs
  • Apprenants
  • Formateurs

Pour l’exécution du service objet du Contrat, le sous-traitant met en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles suivantes :

  • Les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
  • Les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
  • Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement

Les données à caractère personnel sont hébergées :

  • Chez Azure Central, dans l’un des datacenters de Paris.