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CONDICIONES GENERALES SoWeSign

CONDICIONES GENERALES V1.8 DEL 14 DE DICIEMBRE DE 2020

PREÁMBULO

La sociedad Je Suis En Cours, inscrita en el Registro Mercantil de Nantes con el número 829 342 559, con domicilio social en 17 rue de la Guillauderie, 44118 La Chevrolière, debidamente autorizada a los efectos de las presentes condiciones y denominada en lo sucesivo «La Empresa» o «Je Suis En Cours».

La actividad de la empresa consiste en la publicación y distribución de soluciones informáticas y de digitalización de documentos. En este sentido, la empresa ofrece una suscripción a una solución de digitalización de hojas de asistencia en línea en modo SaaS.

Esta solución está alojada en Microsoft Azure Francia. El cliente accede a ella a través de un enlace remoto de Internet al que se accede mediante una suscripción mensual.

El entorno dedicado al Cliente es accesible con un código de identificación estrictamente personal/código PIN en https://app.sowesign.com , permite el acceso a la interfaz de gestión de la solución. La solución está disponible también a través de la aplicación que se puede descargar en PlayStore y AppStore o en los portales gracias a un navegador web a través de la URL que se le comunicará en función del entorno que vaya a utilizar.

 

Artículo 1. Deniciones

Las palabras escritas en negrita en este artículo (y que se repiten en el cuerpo del texto con la primera letra en mayúscula) se definen como sigue:

Archivo: se refiere a la operación que consiste en recoger un Documento Electrónico proporcionado por el Cliente en el momento de la prestación del servicio Je Suis En Cours, denominado Archivo, conservándolo en su formato original, y permitiendo su Consulta y Restitución.

Archivo: se refiere a un documento electrónico recibido por Je Suis En Cours.

Cliente: se refiere a la empresa que firma un contrato con Je Suis En Cours.

Consulta: se refiere a las distintas posibilidades que se ofrecen al Cliente para consultar sus Archivos.

Contrato: significa el presente Contrato y sus posibles renovaciones.

Destrucción: es el proceso técnico por el cual la totalidad o parte de los Archivos del Cliente se vuelven definitivamente y lógicamente inaccesibles.

Depósito: se refiere a la operación consistente en que Je Suis En Cours guarde y devuelva un Archivo recibido del Cliente de forma integrada.

Datos: significa la información transmitida por el Cliente a Je Suis En Cours, así como las firmas y documentos recogidos por la plataforma SaaS SoWeSign.

Archivo de pruebas: se refiere a todos los elementos asociados a la Firma Electrónica de un documento, conservados por Je Suis En Cours durante 10 años, a partir de la generación del documento, y producidos en caso de conflicto de prueba.

Duración de la conservación: designa la duración durante la cual Je Suis En Cours se compromete a conservar un Archivo en su sistema. La duración está fijada por defecto en 10 años.

Escrito: significa cualquier documento en soporte electrónico en el que se estampe la Firma Electrónica.

Integridad: es una propiedad que garantiza que el Documento Electrónico no ha sido modificado por Je Suis En Cours o por un tercero.

Partes: se refiere a los actores involucrados en este contrato.

Restitución: se refiere al proceso por el cual el Cliente solicita a Je Suis En Cours la devolución de uno o varios Archivos en un soporte externo, especialmente al final de la relación contractual.

Reversibilidad: se refiere al proceso de devolver los Archivos a su estado original.

Firma electrónica: es el proceso seguro de identificación que garantiza su vinculación con la Escritura a la que se adjunta.

Procesamiento: significa el servicio de recogida de firmas y generación de listados de asistencia proporcionado por la plataforma SaaS SoWeSign.

Usuario: significa cualquier persona física debidamente autorizada por el Cliente para realizar cualquier operación de Firma Electrónica o de Archivo.

SaaS: Software As A Service: una aplicación alojada en Internet y disponible a distancia (sin instalación en un servidor interno o en el ordenador local del cliente).

Artículo 2. Ámbito de aplicación

La validación del pedido de servicios por parte del Cliente implica la aceptación sin reservas de las presentes Condiciones Generales de Servicio por parte de este último; el Cliente declara y reconoce haberlas leído antes de comprometerse, renunciando así a invocar cualquier documento contradictorio y, en particular, las cláusulas contenidas en sus propias condiciones generales de compra.

 

Artículo 3. Prestaciones

Je Suis En Cours pone a disposición del cliente sus soluciones de firma digital y archivo electrónico. Las especificidades de cada uno de los servicios así como las condiciones técnicas de uso de las soluciones se definen en el sitio web SoWeSign.com así como en el presente Contrato. Je Suis En Cours se reserva el derecho de hacer evoluar sus soluciones informáticas y de hardware para mejorar constantemente sus servicios.

Artículo 4. Pedido

Para utilizar los servicios de Je Suis En Cours, el Cliente debe registrarse primero en el sitio y luego seguir las instrucciones proporcionadas. Alternativamente, el Cliente puede ponerse en contacto con el departamento de ventas para estudiar su caso específico. A continuación, Je Suis En Cours enviará una cotización que el Cliente deberá firmar y devolver por correo electrónico a la dirección indicada en el documento.

Artículo 5. Identificación

El cliente accede a las soluciones SoWeSign tras recibir un código de identificación y un código PIN por parte de

SWS. Los identificantes son únicos, personales y estrictamente confidenciales. La combinación del identifiante y el código PIN es estrictamente confidencial. El Cliente es el único responsable de su uso. Cualquier uso de los identificantes se considera irremediablemente como un uso de la solución SoWeSign por parte del Cliente, que este acepta expresamente.

Artículo 6. Plazo de lanzamiento

El Cliente podrá acceder a las soluciones solicitadas después de la validación de su registro, es decir, cuando los formularios de pedido (cotización) sean devueltos firmados y los depósitos pagados. A partir de ese momento, el jefe de proyecto de Je Suis En Cours se dirigirá al Cliente para el lanzamiento del proyecto de digitalización.

Artículo 7. Duración

Salvo que se especifique lo contrario, la duración del Contrato es de un año para la solución ordinaria y de 1 a 3 meses para la versión de evaluación/prueba gratuita. El Contrato se renueva entonces por acuerdo tácito por períodos sucesivos de un año, salvo que una de las partes decida ponerle fin/darse de baja mediante un documento escrito o a partir del procedimiento previsto para ello en el sitio web. Las partes pueden poner fin al contrato en cualquier momento, mediante un documento escrito o a partir del procedimiento previsto a este fin en el Sitio web, con el requisito de respetar un preaviso de tres meses.

Artículo 8. Tarifas y descuentos

Los servicios ofrecidos por Je Suis En Cours se prestan con las tarifas vigentes en el momento en que el cliente realiza el pedido a la empresa. Se pueden conceder condiciones de precios preferentes o promocionales, especialmente en función del volumen de servicios suscritos. Los precios se expresan en euros y sin impuestos. Estos precios son fijos y no pueden ser revisados durante su periodo de validez. Je Suis En Cours no concede ningún descuento adicional una vez firmado el presente contrato.

 

Artículo 9. Condiciones de pago, sanciones por retraso y cláusula penal

Tras un posible periodo inicial de lanzamiento a precio fijo vinculado a una Orden de Compra específica (en función de los proyectos), el precio del servicio se paga mensualmente por adelantado el día en que el Cliente realiza el pedido. El pago se realiza mediante transferencia bancaria, método de pago seguro o domiciliación en una cuenta bancaria El Cliente se compromete a autorizar el pago de las cuotas mensuales mediante domiciliación bancaria o pago recurrente desde su cuenta bancaria (adeudo directo SEPA).. En caso de retraso en el pago, penalizaciones equivalentes a la tasa de interés legal vigente en la fecha del pedido más cinco puntos se aplicarán sobre el saldo de las sumas debidas, con IVA. Además, el cliente deberá abonar una indemnización fija de 40 euros por gastos de cobro, tal y como establece el artículo D.441-5 del Código de Comercio francés. Estas sanciones se adquirirán automáticamente y de pleno derecho, sin previo aviso.

Además, cualquier falta de pago a tiempo, repetida más de 3 veces en los últimos 12 meses, dará lugar al pago de una indemnización en concepto de cláusula penal equivalente al 10% de las cantidades adeudadas, con una indemnización mínima de 500 euros, sin perjuicio de cualquiera otra acción que Je Suis En Cours pudiera ejercer. En caso de incumplimiento de las condiciones de pago indicadas más arriba por parte del Cliente, Je Suis En Cours también se reserva el derecho de suspender o cancelar la ejecución de los servicios en curso.

Artículo 10. Soporte, asistencia técnica, AFU, formación y documentación

Je Suis En Cours proporciona en las diferentes páginas de su sitio web una documentación en francés y en español para el uso de la solución SWS.

Je Suis En Cours se compromete a proporcionar al Cliente asistencia técnica en caso de mal funcionamiento de su servicio, con el objetivo de restablecer el correcto funcionamiento de la solución SoWeSign lo antes posible. Este soporte está disponible a través de la pestaña «Asistencia Técnica» en la interfaz principal de la solución SaaS en línea, y le permite enviar una solicitud de asistencia técnica en cualquier momento, que será gestionado por los equipos de soporte de Je Suis En Cours.

En caso de bloqueo crítico de la solución, se dispone de un soporte excepcional por teléfono, de lunes a jueves de 9:00 a 12:30 y de 14:00 a 17:00, y los viernes de 9:00 a 12:30 y de 14:00 a 16:30, excluyendo los días festivos.

Este servicio de asistencia es ilimitado y está incluido en la cuota de suscripción para todos los puntos derivados de un mal funcionamiento técnico de la solución. No pretende sustituir la falta de formación del Cliente. El cliente debe formarse a través del sitio de e-learning puesto a disposición al inicio del proyecto y accesible en la URL https://elearning.sowesign.com.

Los clientes tienen a su disposición una prestación de servicio de acompañamiento personalizado en forma de un número de horas prepagadas (horas AFU: asistencia y formación de los usuarios), con previa solicitud a vuestro contacto del departamento de ventas. Este servicio específico cubre los aspectos de configuración, formación, asistencia en el uso normal de la solución, excepto las anomalías técnicas tratadas por el Soporte.

Je Suis En Cours también ofrece formación sobre el uso de su solución, realizada in situ por los equipos de consultores de Je Suis En Cours como prestación adicional.

Artículo 11. Obligaciones y responsabilidad de Je Suis En Cours

Je Suis En Cours se compromete a poner los medios humanos y materiales adecuados para llevar a cabo sus servicios con el fin de garantizar la continuidad del acceso al servicio. Je Suis En Cours se compromete a preservar la Integridad y la confidencialidad de los datos que le comunique el Cliente, ya sea durante su transmisión o durante su alojamiento. Al no estar en el origen del contenido del Escrito y de los documentos añadidos al expediente y al no tener ninguna supervisión de los clientes, Je Suis En Cours no puede apreciar la naturaleza y la importancia del mismo. Por acuerdo expreso, el importe de los daños y perjuicios resultantes de la pérdida de la integridad definitiva de una o varias pruebas de escritura o de archivo, se fija a una cantidad de 1€ por firma perdida que representa diez veces el coste de la prestación unitaria fallida del cliente. El Cliente reconoce que dicho cargo no es irrisorio ni excesivo y constituye una compensación justa por la pérdida sufrida.

En cualquier caso, el importe total de las indemnizaciones debidas por Je Suis En Cours en concepto de su responsabilidad contractual frente a un Cliente no podrá superar, por año natural, todas las reclamaciones juntas, los últimos seis meses de facturación del Cliente.

La responsabilidad de Je Suis En Cours no puede ser comprometida en los siguientes casos:

  • Problema de virus/intrusión en el sistema informático del cliente
  • Incumplimiento de los procedimientos relacionados con la instalación de la solución
  • Incumplimiento de la legislación vigente en materia de propiedad intelectual por la actuación del cliente
  • Mal funcionamiento debido únicamente a las acciones del cliente
  • Fuerza mayor
  • Problemas relacionados con factores externos (sol, tormenta, etc.)
  • El cliente ha proporcionado información falsa o no actualizada sobre sí mismo

Je Suis En Cours será ajeno a cualquier conflicto que pueda surgir entre el cliente y terceros en relación con el presente contrato. La Empresa no se hace responsable de la calidad de la conexión a Internet del cliente. Durante la transferencia por telecomunicación o cualquier otro medio, no se podrá exigir responsabilidad a la Empresa en caso de alteración de la información o de los datos durante la transferencia. En ningún caso la Empresa será responsable de los daños directos o indirectos que puedan producirse, en particular: perjuicio comercial, pérdida de clientela, perturbación comercial de cualquier tipo, pérdida de beneficios, pérdida de imagen de marca o cualquier acción en competencia considerada desleal como la pérdida de mercado, etc.

Artículo 12. Obligaciones y responsabilidad del Cliente y/o del Usuario

El Cliente tendrá especial cuidado en preservar la confidencialidad de sus códigos de identificación. El Cliente se compromete a dar a conocer a cada uno de los Usuarios estas condiciones de uso de las soluciones SoWeSign y a asegurarse de que cumplen con las obligaciones que les corresponden como Usuarios de las soluciones SoWeSign. El Cliente se compromete a notificar problemas con los códigos de identificación a La Empresa de forma inmediata.

El Cliente y/o el Usuario están informados de que la Firma o el Archivo constituyen un tratamiento de datos personales en el sentido de la Ley de Protección de Datos francesa del 6 de enero de 1978 n°78-17; en consecuencia, son personalmente responsables de todas las obligaciones legales, reglamentarias, administrativas o éticas que puedan regir su actividad profesional al utilizar las soluciones SoWeSign.

Artículo 13. Suspensión de las obligaciones

En caso de fuerza mayor, las obligaciones de las partes quedarán automáticamente suspendidas en caso de que acontecimientos ajenos a su voluntad expresa impidan la normal ejecución del presente Contrato. La parte impactada por el evento deberá informar sin demora a la otra parte de su imposibilidad de realizar su servicio y justificarlo ante esta última. La suspensión de las obligaciones no será en ningún caso causa de responsabilidad por el incumplimiento de la obligación en cuestion, ni dará lugar al pago de daños y perjuicios o sanciones por demora. Sin embargo, tan pronto como desaparezca la causa de la suspensión de sus obligaciones mutuas, las partes harán todo lo posible para reanudar el cumplimiento normal de sus obligaciones contractuales lo antes posible. Para ello, la parte impactada deberá notificar a la otra parte la reanudación de su obligación por email.

Artículo 14. Rescición por incumplimiento de las obligaciones de una de las partes

En caso de incumplimiento por cualquiera de las partes de sus obligaciones en virtud del presente Contrato, éste podrá ser rescindido a discreción de la parte perjudicada. Queda expresamente entendido que dicha rescición se producirá de pleno derecho, sin necesidad de aviso ni realización de trámites.

Artículo 15. Propiedad intelectual

Propiedad de la solución: Je Suis En Cours es y sigue siendo el propietario de los derechos de propiedad intelectual sobre sus soluciones informáticas. El Cliente y/o Usuario tiene estrictamente prohibido:

  • Realizar cualquier forma de reproducción o representación de la solución SoWeSign o de su documentación, o alterar u ocultar de cualquier manera las marcas comerciales, los signos distintivos, los avisos de derechos de autor colocados en los productos SoWeSign;
  • Intervenir en la solución SoWeSign de cualquier manera y por cualquier motivo, incluso para corregir errores, siendo el mantenimiento evolutivo y correctivo asegurado por Je Suis En Cours;
  • Modificar o tratar de eludir cualquier dispositivo de protección de Je Suis En Cours. Propiedad de datos: Je Suis En Cours nunca será el propietario de los datos e informaciones transmitidos por el Cliente.

Artículo 16. Referencia al cliente

A partir de la aceptación de las presentes Condiciones Generales por parte del Cliente, Je Suis En Cours se reserva el derecho de utilizar el logotipo o citar el nombre del Cliente como referencia en cualquier documento publicitario, comercial e institucional (en particular en su sitio Internet), que el Cliente acepta expresamente.

Artículo 17. Derecho aplicable

Por acuerdo expreso entre las partes, las presentes Condiciones Generales y las prestaciones derivadas de las mismas se rigen por la legislación francesa. El Cliente declara ser personalmente responsable de la validez de las soluciones de SoWeSign con respecto a la legislación nacional aplicable a los datos procesados.

Artículo 18. Conflictos

Cualquier litigio relativo a la conclusión, interpretación, ejecución o rescisión del presente contrato se someterá al Tribunal de Comercio de Nantes, que será el único competente, incluso por vía de remisión, sin perjuicio de la presentación de terceros o de la pluralidad de demandados.

Artículo 19. Reversibilidad de los documentos almacenados en el SGD

El servicio también incluye la consulta en línea de los archivos en el SGD (Sistema de Gestión Documental) de SoWeSign y la destrucción de los archivos más allá del periodo de conservación legal. El servicio también incluye una función estándar y gratuita de reversibilidad de los documentos, utilizable en cualquier momento por el cliente en la plataforma de gestión en línea.

Artículo 20. Conservación de la palabra escrita

Si el Cliente decide no suscribirse paralelamente a la solución de archivo electrónico de Je Suis En Cours, le corresponde tomar todas las medidas para preservar de manera perenne el Escrito en el que se coloca la Firma electrónica y los archivos adjuntos. Je Suis En Cours se compromete a conservar, en las condiciones previstas en su política de certificación, los Documentos y el Expediente de Pruebas y ello durante un período de diez años a partir de la fecha de la Firma del Escrito, y con el requisito del pago de las cuotas mensuales previstas en los términos del presente contrato por parte del Cliente durante este período de conservación de documentos.

CONDICIONES ESPECÍFICAS PARA AL ARCHIVO ELECTRÓNICO

Artículo 21. Finalidad del servicio de archivo electrónico

El servicio consiste en conservar y devolver, en el marco de un contrato de depósito según los términos legales y contractuales descritos en este documento, cualquier documento electrónico proporcionado por el Cliente a Je Suis En Cours.

El Cliente queda informado de que Je Suis En Cours se reserva el derecho de depositar el Archivo en una empresa tercera especializada en operaciones de archivo electrónico.

Artículo 22. Registro y conservación de los archivos

Je Suis En Cours archiva y almacena todos los documentos electrónicos recibidos, y de los que ha acusado recepción, en cumplimiento de la legislación aplicable, adoptando todas las medidas de seguridad para garantizar su integridad. Dado que Je Suis En Cours no es un proveedor de datos sanitarios en el sentido del artículo L1111-8 del código de salud pública, el archivo de datos sanitarios queda excluido de los servicios de Je Suis En Cours. Los documentos electrónicos se conservan exclusivamente en su formato original y el Cliente es el único responsable de la elección de los formatos electrónicos y de su durabilidad. El Cliente declara estar informado de que los formatos de los documentos electrónicos son por naturaleza evolutivos y que, en consecuencia, es su responsabilidad mantener el software que permita la lectura y, en su caso, la explotación de los Archivos, durante su Consulta o su eventual Restitución y rodearse de todas las competencias necesarias para este fin. Je Suis En Cours indica que no podrá detectar o eliminar la presencia de virus de cualquier tipo en el interior de estos documentos electrónicos, cualquiera consecuencia derivada de tales intrusiones sería a cargo del cliente.

Artículo 23. Responsabilidad del cliente

Debido a la confidencialidad asociada al Archivo y a la ausencia del más mínimo control realizado por Je Suis En Cours sobre el contenido del mismo, el Cliente es el único responsable del contenido del Archivo; declara expresamente a Je Suis En Cours que todos sus Archivos cumplirán con la legislación y normativa aplicable, especialmente en lo que se refiere a la protección de los menores y el respeto a la persona humana, así como a sus datos personales, sus datos de salud y los derechos de terceros, especialmente en materia de propiedad intelectual y datos de salud. El cliente se compromete a no almacenar ningún archivo de este tipo. En consecuencia, el Cliente exime a Je Suis En Cours de cualquiera responsabilidad relacionada con el contenido y el posible uso de los Archivos. Además, se especifica que Je Suis En Cours responderá, en el marco de la legislación aplicable, a cualquiera solicitud realizada por la autoridad judicial o administrativa competente.

Artículo 24. Plazo de conservación de los archivos

El periodo de conservación del Archivo, salvo que se estipule lo contrario, es de diez años por Archivo a partir de su fecha de archivado.

Artículo 25. Consulta de los archivos

Durante el periodo de conservación de los Archivos, el Cliente podrá acceder a los mismos de forma segura mediante los códigos de acceso que se le faciliten. Este servicio está incluido en la tarifa de archivo.

Artículo 26.Devolución del archivo al final de las obligaciones de conservación

Al término de sus obligaciones contractuales de conservación, y por año natural, Je Suis En Cours se compromete a poner a disposición del Cliente un medio informático de restitución de todos sus Archivos que hayan llegado al final de su período de conservación en el transcurso del último año natural, a condición de que el Cliente lo solicite expresamente antes del 31 de diciembre de cada año. En ausencia de una solicitud expresa de Restitución por parte del Cliente, Je Suis En Cours podrá proceder libremente a la Destrucción de cualquier documento electrónico archivado. Je Suis En Cours sólo definirá el momento exacto de esta operación de Destrucción con el fin de respetar las ventanas de mantenimiento necesarias para mantener la calidad del servicio ofrecido. No obstante, a petición expresa del Cliente antes del 31 de diciembre de cada año, sus Archivos podrán ser retenidos por Je Suis En Cours durante un periodo mínimo adicional de un año en las condiciones de tarifas aplicables en el momento de la solicitud.

Artículo 27. Restitución de datos al finalizar el contrato

En caso de finalización de la relación contractual, Je Suis En Cours devolverá al Cliente todos sus Archivos en proceso de depósito en una USB o DVDROM en un plazo de noventa días. La restitución de los Archivos por parte de Je Suis En Cours liberará a esta última de su obligación de conservarlos. Este servicio es gratuito y está incluido en el precio de la suscripción.

Artículo 28. Requisitos previos

Para beneficiarse plenamente del servicio, el Cliente debe tener:

  • Una conexión a Internet fiable
  • Un establecimiento de su propiedad y/o con el que esté habilitado para tomar decisiones relacionadas con este contrato.
  • El cliente será responsable de cualquier problema relacionado con los servicios adicionales a los que se haya suscrito previamente y que puedan dificultar el correcto funcionamiento de SoWeSign.

Artículo 29. Descripción del servicio SoWeSign SaaS

Este servicio SaaS consiste en el acceso a la aplicación de la solución SoWeSign en línea y a distancia, e incluye

  • Un entorno estrictamente personal del establecimiento del Cliente
  • Formación opcional para el uso de la solución
  • Un servicio de asistencia en caso de problemas
  • Acceso a una plataforma e-learning para el uso de la solución

En caso de que se produzca un problema al utilizar la solución, la asistencia es proporcionada por La Empresa, que recibirá la solicitud, la registrará con la fecha, la hora y el motivo, la calificara y dará consejos básicos para resolver el problema. Con el fin de solicitarla, el cliente deberá designar un «Supergestor» cuya función será la de servir de vinculo entre El Cliente y La Empresa y asegurar la información del usuario y la asistencia diaria.

Artículo 30. Acuerdo sobre las pruebas

A los efectos del presente contrato, las partes acuerdan que los escritos en formato electrónico serán aceptados como prueba de la misma manera que los escritos en papel. Las partes se comprometen a conservar los registros informáticos y las copias en papel de los mensajes u órdenes que intercambien para la ejecución del presente contrato de forma que puedan constituir copias representativas y duraderas en el sentido del artículo 1348 del Código Civil.

CONDICIONES GENERALES “PROTECCIÓN DE DATOS”

Preámbulo

Las presentes Condiciones Generales tienen por objeto fijar los derechos y obligaciones del Cliente y de Je Suis En Cours en materia de datos personales en relación con lo dispuesto en el Reglamento Europeo nº 2016/679 adoptado el 14 de abril de 2016 aplicable a partir del 25 de mayo de 2018 sobre la protección de las personas físicas con respecto al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de datos.

Las presentes Condiciones Generales sustituyen cualquier disposición contractual anterior relativa a la protección de datos personales.

A efectos del presente documento, los términos «datos personales», «proceso/tratamiento», «responsable de la protección de datos», «responsable del tratamiento», «destinatario», «encargado del tratamiento», «transferencia/traslado» tienen el mismo significado que se les da en el Reglamento Europeo 2016/679 adoptado el 14 de abril de 2016 aplicable a partir del 25 de mayo de 2018 sobre la protección de las personas físicas con respecto al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de datos.

En el marco de sus relaciones contractuales, las partes se comprometen a respetar, cada una en lo que le concierne, la normativa vigente aplicable al tratamiento de datos personales. En particular, la ley relativa al tratamiento de datos y las libertades de 6 de enero de 1978 (la Ley de Protección de Datos) y el Reglamento Europeo 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 (en adelante, el «RGPD»).

Duración

El presente anexo entrará en vigor a partir de la fecha de su firma y acabara en los términos del presente Contrato.

Tratamiento realizado por el Cliente como responsable del tratamiento de datos

Los datos personales de los gestores y firmantes del Cliente (Apellido, Nombre, DNI, Email como mínimo) son recogidos y tratados por este último. En su calidad de responsable del tratamiento de datos, para los fines de la gestión de sus proveedores de servicios y suministradores.

El tratamiento de estos datos personales es necesario para la ejecución de los contratos celebrados entre Je Suis En Cours y el Cliente.

Los interesados, es decir, los gestores y firmantes de los clientes, pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y a no ser objeto de una decisión individual automatizada, tal y como establece el Reglamento.

Tratamiento realizado por Je Suis En Cours en su calidad de responsable del tratamiento

Los datos personales de los colaboradores del Cliente en contacto con Je Suis En Cours son recogidos y tratados por Je Suis En Cours a los fines de ejecutar el contrato entre el Cliente y Je Suis En Cours.

El tratamiento de estos datos personales es necesario para la ejecución del contrato a los fines del interés legítimo que persigue Je Suis En Cours de informar a sus clientes y prospectos sobre los servicios que ofrece y para la ejecución de los contratos celebrados entre Je Suis En Cours y el Cliente.

Los interesados pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y a no ser objeto de una decisión individual automatizada. Puede ejercer su derecho de acceso y rectificar sus datos dirigiéndose a Je Suis En Cours en la siguiente dirección: contact@sowesign.com.

Tratamiento realizado por Je Suis En Cours como subcontratista del Cliente

Je Suis En Cours está autorizado a tratar, por cuenta del Cliente, los datos personales necesarios para la prestación de los servicios suscritos por el Cliente (en adelante, los «Servicios»).

La naturaleza de las operaciones realizadas sobre los datos personales es la recogida, el tratamiento y el alojamiento de los datos personales de los firmantes del Cliente en relación con la prestación de los Servicios.

Las finalidades del tratamiento son la prestación de los Servicios.

Los datos personales tratados son los datos de identificación de los alumnos, formadores y gestores administrativos de la entidad de formación para la que el Cliente utilizará los servicios de Je Suis En Cours.

Las categorías de personas afectadas son los alumnos, los formadores, los gestores administrativos del Cliente.

Con el fin de llevar a cabo los Servicios, el Cliente proporciona a Je Suis En Cours información relativa a los alumnos, formadores y gestores administrativos del Cliente.

El Cliente es el responsable del tratamiento de los datos personales mencionados anteriormente. Los datos personales facilitados por el Cliente a Je Suis En Cours para los fines de ejecución del Contrato quedan en propiedad y bajo la única responsabilidad del Cliente.

Je Suis En Cours actúa exclusivamente como procesador de datos personales.

Obligaciones de Je Suis En Cours ante el responsable del tratamiento

Je Suis En Cours se compromete a :

Tratar los datos personales únicamente para los fines de realizar los Servicios;

Tratar los datos de acuerdo con las disposiciones de este anexo y con las instrucciones documentadas posteriores del responsable del tratamiento. Si el subcontratista considera que una instrucción constituye una infracción de la Normativa Aplicable, informará inmediatamente al Responsable del Tratamiento;

Garantizar la confidencialidad de los datos personales tratados en el marco de la prestación de los Servicios; Garantizar que las personas autorizadas a tratar los datos personales en el marco del Contrato:

  • Están comprometidos con la confidencialidad o están sujetos a una obligación legal apropiada para

confidencialidad

  • Recibir la formación necesaria sobre la protección de datos personales ;

Considerar los principios de protección de datos por diseño y protección de datos por defecto para sus herramientas, productos, aplicaciones o servicios;

Subcontratación

Je Suis En Cours puede utilizar otros subcontratistas para llevar a cabo actividades específicas de alojamiento. En este caso, deberá informar al Cliente con antelación de cualquier cambio previsto en relación con la adición o sustitución de otros subcontratistas. Esta información debe indicar claramente las actividades de tratamiento subcontratadas. El Cliente dispondrá de un máximo de 30 días a partir de la fecha de recepción de esta información para presentar sus objeciones.

Los subcontratistas a los que Je Suis En Cours recurre están obligados a cumplir con las obligaciones de Je Suis En Cours en nombre y según las instrucciones del Cliente. Es responsabilidad de Je Suis En Cours asegurarse de que estos subcontratistas presenten las mismas garantías suficientes en cuanto a la aplicación de medidas técnicas y organizativas adecuadas para que el tratamiento cumpla con los requisitos del RGPD. Si un subcontratista no cumple con sus obligaciones en materia de protección de datos, Je Suis En Cours seguirá siendo responsable ante el Cliente del cumplimiento de sus obligaciones por parte del otro subcontratista.

El subcontratista mantendrá una lista de los acuerdos de subcontratación posteriores celebrados en virtud de esta cláusula, que se actualizará periódicamente y al menos una vez al año. Esta lista se pondrá a disposición del responsable del tratamiento y, si lo solicita, de la CNIL.

En caso de que el subcontratista, tras haber obtenido el consentimiento previo por escrito del Responsable del Tratamiento, elija un Encargado del Tratamiento posterior situado fuera de la Unión Europea, cualquier trabajo de conformidad necesario será a cargo financiero del subcontratista. En tal caso, el subcontratista deberá, como mínimo, justificar al responsable del tratamiento:

  • Haber firmado con el posterior subcontratista las cláusulas contractuales genericas de la Comisión Europea o, en su defecto
  • La aplicación al Subcontratista Posterior de las «Binding Corporate Rules» aprobadas por la autoridad supervisora competente, cuando el Subcontratista Posterior sea una de las sucursales del Subcontratista ;

Derecho a la información

Es responsabilidad del Cliente proporcionar información a las personas afectadas por las operaciones de tratamiento en el momento de la recogida de datos;

Obligación de información

El subcontratista informará al responsable del tratamiento sin demora y a más tardar en un plazo de 5 días laborables:

De cualquiera solicitud de divulgación de datos personales por parte de una autoridad competente o que se exija al subcontratista en virtud del Derecho de la Unión o del Derecho del Estado miembro al que esté sujeto, salvo que una excepción legal debidamente justificada prohíba dicha divulgación por motivos de interés público ;

De cualquiera solicitud del Titular de los datos para ejercer sus derechos en relación con el tratamiento encomendado al Encargado del Tratamiento. En este caso, el subcontratista no responderá directamente al interesado a menos que el responsable del tratamiento le haya autorizado previamente por escrito a hacerlo;

Ejercicio de los derechos de las personas

En la medida de lo posible, Je Suis En Cours asistirá al Cliente en el cumplimiento de su obligación de responder a las solicitudes de ejercicio de los derechos de las personas afectadas, concretamente los siguientes derechos:

A la información: el subcontratista encargado de la recogida de los datos personales de los interesados se compromete a transmitir a éstos, en el momento de la recogida, la información facilitada al subcontratista por el responsable del tratamiento;

Acceso: extracción y transmisión al responsable del tratamiento por parte del subcontratista, en un formato legible, de los datos que le han sido encomendados sobre la persona en cuestion;

De rectificación, eliminación y oposición: transmisión al Responsable del Tratamiento por parte del subcontratista de un certificado de ejecución;

A la limitación del tratamiento: transmisión al responsable del tratamiento por parte del subcontratista de un certificado de ejecución;

A la portabilidad de los datos: extracción y transmisión al responsable del tratamiento por parte del subcontratista, en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina, de los datos que le han sido configurados sobre la persona en cuestión;

No ser objeto de una decisión individual automatizada (incluido el perfilaje): transmisión al responsable del tratamiento por parte del subcontratista de un certificado de ejecución.

Cuando las personas en cuestion presenten solicitudes a Je Suis En Cours para el ejercicio de sus derechos, Je Suis En Cours deberá enviar estas solicitudes por cualquier medio escrito útil y, en particular, por correo electrónico. Je Suis En Cours se compromete a responder a estas solicitudes lo antes posible, y como máximo en un plazo de 10 días laborables a partir de la solicitud del Cliente;

Notificación de violaciones de datos personales

Je Suis En Cours notificara al Cliente, por correo electrónico, de cualquiera violación de los datos personales en un plazo máximo de 48 horas desde que tenga conocimiento de la misma.

Esta notificación deberá ir acompañada de toda la documentación útil afin de permitir al Cliente, si es necesario, notificar esta Infracción a la Autoridad de Control competente y, como mínimo, de la siguiente información:

  • Una descripción de la naturaleza de la violación de los datos personales, incluyendo, si es posible, las categorías y el número aproximado de personas afectadas por la violación y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados;
  • Descripción de las probables consecuencias de la violación de datos personales ;
  • Una descripción de las medidas tomadas o propuestas por Je Suis En Cours para remediar la Violación de Datos Personales, incluyendo, en su caso, las medidas para mitigar cualquiera consecuencia negativa.

Je Suis En Cours coordinará sus acciones de comunicación externa con el Cliente y se abstendrá de cualquiera comunicación unilateral y/o espontánea, pública o privada, en particular a la autoridad de control competente y a las personas interesadas, sin el consentimiento previo del Cliente.

Una vez finalizado el incidente que dio lugar a la Violación de Datos, el Subcontratista presentará un informe detallado al Cliente haciendo figurar en particular:

  • Causas de la violación de datos,
  • Las violaciones de los datos personales, incluidas las violaciones de la confidencialidad y la integridad de los datos,
  • El tiempo de reacción e intervención de Je Suis En Cours
  • Las medidas adoptadas afin de poner fin a la Infracción y las destinadas a garantizar que la Infracción no se repita.

En caso de incidentes recurrentes y/o dada la gravedad de un único incidente imputable a Je Suis En Cours que conlleve la Violación de datos personales en un entorno de producción, el Cliente tendrá derecho a proceder a la revocación anticipada del Contrato mediante correo certificado con acuse de recibo en perjuicio exclusivo de Je Suis En Cours sin indemnización y sin perjuicio de los daños y perjuicios que pueda solicitar el Cliente;

 

Ayuda de Je Suis En Cours en el marco del cumplimiento de las obligaciones del Cliente

Je Suis En Cours asiste al Cliente, si es necesario, en lo que es respecto a los requisitos de las autoridades de control y, en particular, de la CNIL, en la realización de análisis de impacto relacionados con la protección de datos y la consulta previa a la autoridad de control, tal y como establece el RGPD ;

Medidas de seguridad

Je Suis En Cours se compromete a aplicar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar que los datos que se le han configurado no se distorsionen, ni se dañen, ni se comuniquen a personas no autorizadas, tal y como se enumera en el artículo VII.

Je Suis En Cours se compromete a aplicar medidas de seguridad técnicas y organizativas al menos equivalentes a las desarrolladas por la CNIL o la ANSSI en sus guias publicadas online o detalladas en la norma ISO 270001.

En cualquier caso, Je Suis En Cours se compromete, en caso de modificación de los medios que garantizan la seguridad de los datos y documentos transmitidos, a sustituirlos por medios equivalentes o superiores y a informar al Responsable del Tratamiento a tiempo;

Destino de los datos

Los datos encomendados al subcontratista por el responsable del tratamiento en virtud del contrato seguirán siendo de su propiedad. En ningún caso el subcontratista podrá reclamar un derecho sobre estos datos, ni utilizarlos, modificarlos o destruirlos, directamente o indirectamente, sin instrucciones expresas del responsable del tratamiento.

A la finalización del Contrato, el subcontratista deberá, tan pronto como sea posible, justificar de forma espontánea y a sus expensas, a la primera solicitud del responsable del tratamiento:

  • Devolver al responsable del tratamiento los datos que no estén en posesión de éste;
  • Destruir los otros datos.

En todo caso, el subcontratista procederá a la destrucción de todas las copias existentes de los datos que le hayan sido confinados en sus sistemas de información y en los de sus subcontratistas posteriores y comunicará al Responsable del Tratamiento un certificado de ejecución, salvo que el Derecho de la Unión o del Estado miembro exija la conservación de los datos personales ;

Delegado de protección de datos

Je Suis En Cours se compromete a comunicar al Cliente el nombre y los datos de contacto de su delegado de protección de datos si nombra a uno en conformidad con el artículo 37 del RGPD ;

Registro de categorías de actividades de tratamiento

Je Suis En Cours declara que mantiene un registro escrito de todas las categorías de actividades de procesamiento realizadas en nombre del Cliente, incluyendo:

  • El nombre y los datos de contacto del Cliente en cuyo nombre actúa, de los subcontratistas y, en su caso, del delegado de protección de datos;
  • Las categorías de tratamiento realizadas por cuenta del Cliente;
  • En su caso, las transferencias de datos personales a un país tercero o a una organización internacional y, en el caso de las transferencias a las que se refiere el artículo 49, apartado 1, párrafo segundo, del RGPD, los documentos que acrediten la existencia de garantías adecuadas ;
  • En la medida de lo posible, una descripción general de las medidas de seguridad técnicas y organizativas, que incluya, entre otras cosas, lo siguiente:
  • Pseudonimización y cifrado de datos personales ;
  • Medios para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia continua de los sistemas y servicios del tratamiento;
  • Medios para restablecer la disponibilidad y el acceso a los datos personales en caso de un incidente físico o técnico;
  • Un procedimiento para probar, analizar y evaluar periódicamente la eficiencia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento ;

Ubicación

El subcontratista comunicará al responsable del tratamiento la ubicación física de sus servidores a través del artículo VII, así como cualquier modificación de dicha ubicación. Esta información se aplicará desde el momento en que el subcontratista tome la decisión de modificar la ubicación de sus servidores, sin esperar a que se trasladen.

Cualquiera ubicación de los servidores en un país que no pertenezca a la Unión Europea y que no esté reconocido por las autoridades nacionales como disponiendo de un nivel de protección suficiente estará sujeta al acuerdo previo por escrito del Responsable del Tratamiento. En caso de desacuerdo, el Responsable del Tratamiento tendrá derecho a revocar el Contrato en las condiciones establecidas en el mismo.

Toda transferencia autorizada por el responsable del tratamiento sólo podrá tener lugar después de que las partes hayan firmado las cláusulas genéricas de la Comisión Europea, tal como se definen en la «Decisión de la Comisión, de 5 de febrero de 2010, relativa a las cláusulas contractuales genéricas para la transferencia de datos personales a subcontratistas establecidos en países terceros en virtud de la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo», o en una decisión más reciente de la Comisión.

En tal caso, el responsable del tratamiento será considerado como el exportador y el subcontratista como el importador;

Documentación, verificaciones y auditorías

  • El subcontratista pondrá a disposición del responsable del tratamiento la documentación necesaria para demostrar el cumplimiento de todas sus obligaciones y se compromete a realizar auditorías periódicas sobre todos sus sistemas de información, procedimientos internos y sus locales, con el fin de verificar, en particular, el cumplimiento de todas las obligaciones que le incumben en virtud del presente contrato, así como de la normativa aplicable y, en particular, para garantizar que las medidas de seguridad previstas en las presentes cláusulas están correctamente implementadas y no puedan ser eludidas sin que ello sea detectado y notificado.
  • Al considerar el ultimo punto, el subcontratista comunicará anualmente al responsable del tratamiento las conclusiones del informe de auditoría realizado por él mismo o por cualquier proveedor de servicios de su elección sujeto a una obligación de confidencialidad de acuerdo con las condiciones establecidas en el presente Contrato y que no sea competidor del responsable del tratamiento y/o de sus subcontratistas, cuya identidad se comunicará al responsable del tratamiento al menos diez (10) días antes de la auditoría.
  • En caso de que se compruebe el incumplimiento, el subcontratista se hará cargo de los recursos necesarios para que los datos sean conformes en un plazo razonable acordado entre las Partes. Una vez completado su cumplimiento, el subcontratista proporcionará al responsable del tratamiento un certificado de ejecución que demuestre su conformidad.
  • En caso de incumplimiento de las disposiciones de este artículo, el responsable del tratamiento tendrá derecho a revocar el Contrato en perjuicio exclusivo del Subcontratista, sin previo aviso ni indemnización y sin perjuicio de cualquiera reclamación del responsable del tratamiento en caso de que se vea perjudicado por ello.
  • El Subcontratista reconoce que la Autoridad de Control (CNIL), así como los Agentes de la DGCCRF, tienen derecho a realizar verificaciones en los locales del Subcontratista y en los locales de cualquier Subcontratista posterior en la misma medida y condiciones que en el caso de las verificaciones realizadas en los locales del responsable del tratamiento de acuerdo con la Normativa aplicable.

El subcontratista informará al Responsable del Tratamiento, a la mayor brevedad posible, de la existencia de legislación que le afecte a él o a cualquier subcontratista posterior que impida que se realicen verificaciones en sus locales o en donde cualquier subcontratista de acuerdo con el párrafo anterior. En este caso, el Responsable del Tratamiento se reserva el derecho a suspender el tratamiento de los datos y/o a revocar el Contrato inmediatamente sin coste alguno;

Obligaciones del Cliente como responsable del tratamiento de datos ante Je Suis En Cours

El Cliente está obligado a cumplir con sus obligaciones en virtud del RGPD, en particular en lo que respecta a la obligación de informar a las personas afectadas por las operaciones de tratamiento en el momento de la recogida de los datos personales, al mantenimiento del registro de las operaciones de tratamiento realizadas y, de forma más general, al respeto de los principios resultantes del RGPD.

El Cliente se compromete además a:

  • Proporcionar a Je Suis En Cours los datos mencionados en las características del tratamiento a que se refiere el artículo 3;
  • Documentar por escrito cualquier instrucción relativa al tratamiento de datos por parte de Je Suis En Cours ;
  • Garantizar, previamente y a lo largo del tratamiento, que Je Suis En Cours cumple con las obligaciones establecidas en el RGPD;
  • Supervisar el tratamiento, incluida la realización de auditorías e inspecciones de Je Suis En Cours, en las condiciones descritas anteriormente;

Otras disposiciones

Las presentes Condiciones Generales entran en vigor a partir de la fecha de su firma por las Partes.

Con el resquisito de su firma por las Partes, las presentes Condiciones Generales formarán parte integrante de los documentos contractuales celebrados entre las Partes a partir de la fecha de entrada en vigor indicada más arriba del presente contrato.

Las demás cláusulas y condiciones contractuales no se ven afectadas. Las que no son modificadas por las presentes Condiciones Generales permanecen inalteradas y aplicables;

Trazabilidad

Je Suis En Cours mantiene a disposición del Cliente la trazabilidad de la conexión a los Datos tratados por el personal autorizado de las Partes y, en su caso, de las personas en cuestión, mientras dure la relación contractual. Je Suis En Cours informará al Cliente de cualquier anomalía que detecte en la trazabilidad de la conexión;

Descripción del tratamiento de los datos personales objeto de Je Suis En Cours

A continuación, se define la naturaleza de las operaciones realizadas en los datos:

  • Alojamiento
  • Prestación de servicio SaaS
  • Archivo de datos
  • Realización de estadísticas
  • Recogida de firmas limitada al contexto de la asistencia de los alumnos

Los objetivos del tratamiento son los siguientes:

  • Gestión electrónica de documentos (Sistema de Gestión Documental/SGD)
  • Realización de estadísticas
  • Archivo con fines probatorios
  • Generación de listados de asistencia para alumnos y formadores

Los datos personales tratados se definen a continuación:

  • Datos de identidad (estado civil, dirección, número de teléfono, correo electrónico…):

Apellido, nombre, DNI (obligatorio)

Título, correo electrónico, teléfono, dirección (opcional).

  • Firmas de asistencia de los alumnos y formadores Las categorías de personas afectadas:
  • Empleados
  • Proveedores
  • Alumnos
  • Formadores

Para la realización del servicio objeto del Contrato, el subcontratista deberá aplicar las siguientes medidas de seguridad técnicas y organizativas:

  • Los medios para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia continuas de los sistemas y servicios de procesamiento/tratamiento;
  • Los medios para restablecer la disponibilidad y el acceso a los datos personales en plazos adecuados en caso de un incidente físico o técnico;
  • Un procedimiento para probar, analizar y evaluar periódicamente la eficiencia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento

Los datos personales se alojan :

  • En Azure Central (Microsoft), en uno de los centros de datos de París.