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Firma de PDF en línea

Firme sus documentos PDF en línea: contratos, convenciones, presupuestos

Creación de documentos modelo.

Los convenios de formación u otros contratos proceden actualmente de CRM, ERP, otros generadores de documentos, Word, etc. Estos sistemas permiten crear documentos modelo que incorporarán variables. Estos documentos se enviarán a cada destinatario según sus especificidades y criterios. Cuando se crea un documento modelo, éste se asocia a una base de datos que rellena los campos variables automáticamente o se modifica manualmente utilizando un programa de procesamiento de textos para ser exportado en formato PDF.

Ayer, una vez que este documento ha sido realizado, el proceso fue el siguiente:

  • Apertura del servicio de mensajería.
  • Agregar PDF como un archivo adjunto de correo electrónico
  • Apertura por cada firmante
  • Descargar PDF
  • Impresión de PDF
  • Firma de mano en PDF
  • Escanear el PDF
  • Enviar la versión firmada y escaneada del PDF por correo electrónico
  • Imprimir o añadir en línea al archivo del aprendiz
Al final, le llegan varios contratos idénticos con una firma por copia, o un solo contrato, pero se ha impreso, firmado, escaneado, devuelto, reimpreso, re-firmado, re-escaneado, etc. y ha perdido todo su valor probatorio.

 

También era posible:

  • Para inyectar este documento dentro de una plataforma de firma
  • Para inyectar la información del aprendiz en esta plataforma
  • Automatizar el envío de documentos
  • Para recuperar documentos firmados en un solo ejemplar con valor probatorio
No siempre es una solución práctica cuando tienes muchas entradas… Esta solución requiere una API bastante pesada en términos de programación, tiempo de desarrollo y precio.

SoWeSign le ofrece una solución alternativa, adaptada a las organizaciones de formación

Se agregan «tags» a sus documentos modelo: son cadenas de caracteres ocultos en el PDF, invisibles para el firmante cuando se imprimen. Son detectables por la plataforma de firma para enviar a los firmantes. Gracias a una solución simple: agregar texto con el tamaño de fuente mínimo, en blanco sobre un fondo blanco. ¡No se requiere API!
El archivo se carga en la plataforma SoWeSign, que extrae la información y activa el circuito de validación (flujo de trabajo). Este documento se puede depositar de 2 formas en SoWeSign:
  • Inyecte los PDF arrastrándolos y soltándolos en la plataforma individualmente o en lotes.
  • Inyecte los PDF a través de una API de integración y llamadas REST.
También pronto será posible :
  • Instalar una impresora virtual Windows dedicada que permite inyectar el documento directamente en SoWeSign (File > Print > SoWeSign)
  • Enviar el documento por correo electrónico con el PDF adjunto a la plataforma a través de un único correo electrónico dedicado.
  • Utiliza un software compatible con Windows para recuperar tus PDFs directamente a tu ordenador.

La creación de un workflow

Una vez que el documento es inyectado, SoWeSign analiza los tags presentes en el documento, lanza el workflow y envía un e-mail a cada firmante.

Si el correo electrónico permanece sin respuesta para uno o más firmantes, puede configurar la cantidad de recordatorios por correo electrónico que se realizarán, la cantidad de días entre cada recordatorio, la cantidad de días antes del primer correo electrónico recordatorio, la demora máxima antes del abandono.
Se le notificará en cada nuevo evento para el documento. Esta información se envía a alguien para la supervisión del contrato o a un ERP o CRM capaz de recuperar la información.
Puede delegar la aceptación de los documentos. En el correo electrónico, tendrá 2 opciones: «firmar aquí» pero también «delegar la firma de este documento». Esta opción muestra el PDF para comprobar el documento que se va a delegar antes de la validación. Luego la interfaz le recuerda la identidad del firmante actual, y a continuación introduce la identidad y los datos de contacto del nuevo firmante. Una vez validada la entrada, se modifica el flujo de trabajo, el anterior firmante es reemplazado por el nuevo.
 

Las diferentes etapas de un workflow para los firmantes:

  1. Se envía un correo electrónico a los firmantes que indica «firme el documento adjunto …» con un enlace dedicado.
  2. El enlace vuelve al documento, para marcar las casillas de aceptación (condiciones generales, para validar una cantidad si la hay, para autorizar el envío de publicidad en su dirección de correo electrónico, etc.) Con condiciones obligatorias, otras no. Una vez que se validan estas condiciones, aparece el panel de firma.
  3. Un pad de firma le permite firmar el contrato.
  4. Si se rechaza una firma, el firmante refractario deberá indicar el motivo del rechazo y el flujo de trabajo se cancelará para todos los firmantes.
  5. Una vez firmado el documento, el tag de la firma traza el «cuadrado de la firma», indicando la identidad del firmante y la imagen de su firma.
  6. Luego se genera el pista de auditoría y se enumeran todos los pasos del workflow con fecha de vencimiento. En la última página de la pista de auditoría, encontrará: la certificación de un tercero de confianza, un código QR y una URL para verificar el documento.
  7. Todos estos documentos están firmados electrónicamente con un sello de servidor PDF que garantiza la integridad y el origen del documento. El archivo paralelo que atestigua el sello de tiempo y la fiabilidad de los elementos se apresura y se pone en la bóveda diariamente. El certificado de depósito en la caja fuerte de la OFFSAD así como el PDF es la prueba irrevocable de la firma con valor probatorio del documento.
Para el administrador :
En el manager de SoWeSign, la pestaña «Seguimiento» tendrá el submenú «Firma del documento». Muestra todos los workflows, su estado así como el PDF en su estado actual: si tiene 2 firmas de 3, entonces ambas firmas pueden verse en el documento. También podrá reiniciar manualmente las solicitudes de firma de contratos por correo electrónico.

Implementación de GED y las pruebas

Todos los documentos generados se añaden al GED con valor probatorio adaptado a los alumnos, formadores, sesiones, administración: expedientes de solicitud, presupuestos, órdenes de compra, contratos, certificados, acuerdos, facturas, etc… Algunos están sujetos a un workflow, otros sólo se archivan.
Los convenios y contratos pueden ser auditados por las autoridades competentes. Los códigos QR en el principio 2D doc muestran el documento para su control en línea. Una página «Proof», basada en el principio de la actual página de «auditoría», permite entonces identificar a la persona que solicita el acceso (estrictamente reservado a las personas con derecho de acceso al documento) y enviarle así el documento y el certificado de prueba por correo electrónico.
Por lo tanto, el documento y su prueba están disponibles en línea y se conservan durante 10 años.