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SoWeSign et les OPCO

UN PROCESSUS D’ÉMARGEMENT SÉCURISÉ
ET À VALEUR PROBANTE

Conforme au décret n°2017-382 du 22 mars 2017 relatif aux justificatifs d’assiduité d’une personne en formation.

La solution SoWeSign est « Tiers de Confiance », garante des bonnes pratiques nécessaires aux feuilles d’émargement numériques. Dans le respect strict du cadre de la loi française et des réglementations administratives concernant l’obligation d’émargement.

TIERS DE CONFIANCE DE L’ÉMARGEMENT NUMÉRIQUE

Nous sommes un tiers « Juste et Neutre » entre les organismes de formation, les administrations, les organismes paritaires, les financeurs publics et privés. Cela garantit une transparence totale des processus de signature et d’émargement numériques pour toutes les parties. Les centres de formation utilisent un processus papier qui ne garantie pas une telle transparence.

Le centre de formation ne réalise pas la collecte des signatures des apprenants. Les signatures sont collectées via les applications d’émargement, mais aussi via les portails de signature dématérialisée SoWeSign.

Ce mode opératoire interdit toute manipulation des signatures par le personnel des organismes de formation. Les serveurs SoWeSign sont situés en France et administrés par nos soins, chez Microsoft Azure. Le centre de formation n’a pas d’accès aux données de traitement (pas même les informaticiens des centres de formation).

SOWESIGN EST-ELLE UNE SOLUTION CERTIFIÉE OPCO ?

Il n’existe pas de certification OPCO à ce jour. Cependant, nos clients envoient, depuis quelques années, des milliers d’attestations (+ de 500 000) à l’ensemble des OPCO et autres organismes financeurs. Nous n’avons eu aucun refus ni aucune objection de leur part. Dans les obligations d’émargement, les financeurs exigent deux émargements par jour minimum. SoWeSign applique ces obligations en imposant l’émargement le matin et l’après midi. Toutefois, en fonction des plots pédagogiques prévus par l’organisme, le nombre d’émargements peut être augmenté.

Les émargements digitaux sont collectées à chaque séance de formation et unitairement horodatés. L’horodatage permet donc de démontrer l’heure et le lieu de collecte. Ensuite, la feuille d’émargement PDF assemble ces signatures. Enfin, une piste d’audit est générée, elle démontre l’origine ainsi que l’intégrité du processus de signature.

QUE DIT LA LOI CONCERNANT L’ÉMARGEMENT ?

Depuis le 1er juin 2020, le ministère du Travail a mis en place un modèle de Certificat de réalisation. Il certifie des actions de formation, bilans de compétences, actions VAE et actions de formation par apprentissage. Ce document a été mis en place pour harmoniser les pratiques entre les OPCO, avec les entreprises, les OF et les CFA. SoWeSign vous permet désormais de générer directement depuis la solution ces certificats de réalisation, en accord avec le modèle officiel.

ATTENTION : Les dispensateurs de formation devront conserver TOUS LES JUSTIFICATIFS de réalisation des actions et activités (attestations de présence, signature électronique, relevés de connexion FOAD…). L’OPCO peut demandé ces éléments dans le cadre de contrôle qualité. Le certificat de réalisation ne demande pas directement l’obligation d’émargement. Néanmoins, ces pièces doivent être conservées pour un délai de 3 ans à compter de la fin de l’année du dernier paiement (ou 10 ans en cas de cofinancement par le FSE | Fond Social Européen).

ET POUR L’ÉMARGEMENT EN FOAD ?

La loi ne prévoit pas de disposition particulière concernant la FOAD. Libre cours à l’organisation de justifier de l’action de formation à distance selon ses modalités. Plus les éléments de preuve seront nombreux, plus la justification sera reconnue lors de contrôles. Il n’y a donc pas d’obligation d’émargement pour les organismes de formation, mais ils constituent une preuve d’assiduité en distanciel.

QUEL NIVEAU DE GARANTIE PROPOSONS-NOUS ?

Identification forte
des signataires

Contrôle strict des signatures manuscrites

Sécurisation des documents PDF par signature RGS*

Horodatage et dépôt systématique des attestations de présence dans un coffre-fort de la FNTC

Conservation probatoire des feuilles d’émargement 3 ou 10 ans en coffre-fort électronique

Respect des règles de conservation françaises et européennes

Attestation de conformité délivrée par SoWeSign

URL et QR Code de traçabilité instantanés pour tous les documents

Respect de toutes les bonnes pratiques de la dématérialisation probante

Traitement et archivage sur des serveurs hébergés en France

Respect des exigences OPCO, Régions, FSE et DIRECCTE

RESPECT DES CONTRAINTES LÉGALES D’ARCHIVAGE DES JUSTIFICATIFS

Le stockage des éléments de preuve SoWeSign respecte les contraintes de dossier unique. Tous les documents attachés à une action de formation sont regroupés dans un même espace en GED. Ils sont finalement imprimés, consultés ou exportés de manière globale à la demande. Les certificats de réalisation SoWeSign sont envoyés aux financeurs en PDF signé et horodaté. L’obligation d’émargement vous contraint à stocker l’ensemble des attestations de présence et autres pièces du dossier de facturation en cas de contrôle. Tous ces éléments sont destinés aux OPCO, financeurs, entreprises et administrations en charge des vérifications légales. L’archivage électronique des pièces respecte les contraintes de stockage des documents numériques originaux probants (PDF horodatés, signés et archivés en coffre-fort électronique de la FNTC).

SÉCURISATION TOTALE DES SIGNATURES

Nous collectons les signatures de manière manuscrite et unitaire. Elles sont autoporteuses du contexte de la collecte dans les métadonnées du fichier PDF associé (signataire, cours, date, heure, lieu, formateur, IP de collecte de la signature).

Le certificat RGS* SoWeSign permet de signer numériquement et unitairement le PDF. Ensuite, il est horodaté et archivé dans un coffre-fort électronique FNTC le jour même de la signature.

IDENTIFICATION FORTE DES APPRENANTS

L’apprenant qui signe est identifié de manière bien plus sécurisée que dans le modèle traditionnel papier. En effet, il doit être déclaré et inscrit dans le référentiel de formation SoWeSign intégré à la solution (nom, prénom, e-mail, téléphone, etc.). L’apprenant signe en présence du formateur qui assure le cours et signe également à la fin de chaque session de formation. Toutes ces informations sont reportées dans les preuves de traçabilité SoWeSign (alors que l’on n’a pas ces éléments fiables aujourd’hui en papier).

RESPECT DE LA CENTRALISATION DE DOCUMENTS

Le financement de la formation en France passe généralement par des organismes publics, Régions, départements, Pôle emploi, ainsi que par les OPCO qui ont leurs propres contraintes de conservation et de preuve des justificatifs de présence. La traçabilité des opérations de signature est la clé de voûte des contrôles, tout comme la conservation des preuves sur une durée supérieure de 3 à 10 ans dans un dossier spécifique à chaque action de formation.

SoWeSign prend en compte tous ces éléments, afin de respecter les contraintes DIRECCTE, OPCO, Régions et FSE, essentiels aux contrôles de dépense des fonds publics. La démonstration de la fiabilité et de la traçabilité des signatures incombe donc à la base aux organismes de formation qui font signer les feuilles d’émargement aux stagiaires et apprenants. La relation de confiance établie entre l’organisme de formation et l’organisme de financement est donc essentielle dans la relation économique et de contrôle qui les lie.

DES SERVEURS SAAS REDONDANTS ET BASÉS EN FRANCE

Tout est exécuté sur des serveurs dédiés hébergés dans des Datacenters sécurisés Azure. Garantissant le respect de traçabilité et de la réglementation française en matière de conservation de pièces juridiques et fiscales à valeur probante. Les serveurs sont techniquement redondants pour garantir des taux de disponibilité supérieurs à 99,9% en mode 7j/7 et 24h/24. Tous les documents et les données archivés sur nos serveurs dédiés sont sauvegardés sur deux espaces complémentaires de backup quotidiennement. Les documents à valeur probatoire sont archivés en double dans un coffre-fort de la FNTC pour une durée de 10 ans minimum. SoWeSign est conforme au décret n°2017-382 relatif aux justificatifs d’assiduité, découvrez comment ici