Un processus d’émargement sécurisé et à valeur probante

Conforme au décret n°2017-382 du 22 mars 2017 relatif aux justificatifs d’assiduité d’une personne en formation

La solution SoWeSign est « Tiers de Confiance », garante des bonnes pratiques nécessaires aux feuilles d’émargement numériques. Dans le respect strict du cadre de la loi française et des réglementations administratives.

Neutralité du tiers de confiance

Nous sommes un tiers « Juste et Neutre » entre les organismes de formation, les administrations, les organismes paritaires, les financeurs publics et privés. Cela garantit une transparence totale des processus de signature et d’émargement pour toutes les parties. Les processus papiers actuellement utilisés dans les centres de formation ne peuvent pas garantir une telle transparence.

La collecte des signatures des apprenants n’est pas réalisée par le centre de formation. Les signatures sont collectées par le matériel intégré à la solution SoWeSign (tablettes dédiées et sécurisées) ou la page Internet cryptée.

Ce mode opératoire interdit toute manipulation des signatures par le personnel des organismes de formation. Les serveurs SoWeSign sont administrés par nos soins chez le premier hébergeur français et européen (OVH). Le centre de formation n’a pas d’accès aux données de traitement (pas même les informaticiens des centres de formation).

Signature manuscrite sur tablettes

Pour chaque plot pédagogique, l’apprenant signe sur la tablette sécurisée SoWeSign. Tout comme il le faisait traditionnellement sur les feuilles d’émargement papier. La qualité technique et visuelle de signature collectée est de fait supérieure à une signature manuscrite. En effet, l’image et des vecteurs de signature (mouvements du doigt) permettent une analyse fine des signatures (aspect).

Sécurisation intégrale des signatures

Nous collectons les signatures de manière manuscrite et unitaire. Elles sont autoporteuses du contexte de la collecte dans les métadonnées du fichier PDF associé (signataire, cours, date, heure, lieu, formateur, IP de collecte de la signature).

.Le certificat RGS* SoWeSign permet de signer numériquement et unitairement le PDF. Ensuite, il est horodaté et archivé dans un coffre-fort électronique FNTC le jour même de la signature.

Quel niveau de garantie proposez-vous ?

Tout a été mis en œuvre pour garantir la transparence et la traçabilité intégrale des opérations de contrôle de présence :

  • Identification forte des signataires
  • Contrôle strict des signatures manuscrites
  • Sécurisation des documents PDF par signature RGS*
  • Horodatage et dépôt systématique dans un coffre-fort de la FNTC
  • Conservation probatoire 3 ou 10 ans en coffre-fort électronique
  • Respect des règles de conservation françaises et européennes
  • Attestation de conformité délivrée par SoWeSign
  • URL et QR Code de traçabilité instantanés pour tous les documents
  • Respect de toutes les bonnes pratiques de la dématérialisation probante
  • Traitement et archivage sur des serveurs hébergés en France
  • Respect des exigences OPCO, Régions, FSE et DIRECCTE

Respect des contraintes d’archivage des justificatifs

Le stockage des éléments de preuve SoWeSign respecte les contraintes de dossier unique. Tous les documents attachés à une action de formation sont regroupés dans un même espace en GED. Ils sont finalement imprimés, consultés ou exportés de manière globale à la demande.

Les feuilles d’émargement SoWeSign sont envoyées aux financeurs en PDF signé et horodaté. En complément des attestations de présence et autres pièces du dossier de facturation. Tous ces éléments sont destinés aux OPCO,  financeurs, entreprises et  administrations en charge des contrôles de légalité.

L’archivage électronique des pièces respecte les contraintes de stockage des documents numériques originaux probants (PDF horodatés, signés et archivés en coffre-fort électronique de la FNTC).

Respect des exigences de présence pour les OPCO

SoWeSign impose deux signatures par jour minimum : le matin et l’après-midi, ou plus selon les plots pédagogiques prévus par l’organisme de formation.

Les signatures d’émargement sont collectées à chaque cours et unitairement horodatées pour démontrer l’heure et le lieu de collecte.

Ensuite, ces signatures sont assemblées dans la feuille d’émargement PDF. Enfin, une piste d’audit est générée, elle démontre l’origine et l’intégrité du processus de signature.

Identification forte des apprenants

L’apprenant qui signe est identifié de manière bien plus sécurisée que dans le modèle traditionnel papier. En effet, il doit être déclaré et inscrit dans le référentiel de formation SoWeSign intégré à la solution (nom, prénom, e-mail, téléphone, etc.). L’apprenant signe en présence du formateur qui assure le cours et signe également à la fin de chaque session de formation. Toutes ces informations sont reportées dans les preuves de traçabilité SoWeSign (alors que l’on n’a pas ces éléments fiables aujourd’hui en papier).

Respect de la centralisation de documents

Le financement de la formation en France passe généralement par des organismes publics, Régions, départements, Pôle emploi, ainsi que par les OPCO qui ont leurs propres contraintes de conservation et de preuve des justificatifs de présence. La traçabilité des opérations de signature est la clé de voûte des contrôles, tout comme la conservation des preuves sur une durée supérieure de 3 à 10 ans dans un dossier spécifique à chaque action de formation.

SoWeSign prend en compte tous ces éléments, afin de respecter les contraintes DIRECCTE, OPCO, Régions et FSE, essentiels aux contrôles de dépense des fonds publics. La démonstration de la fiabilité et de la traçabilité des signatures incombe donc à la base aux organismes de formation qui font signer les feuilles d’émargement aux stagiaires et apprenants. La relation de confiance établie entre l’organisme de formation et l’organisme de financement est donc essentielle dans la relation économique et de contrôle qui les lie.

Traçabilité intégrale des opérations 

Chaque feuille d’émargement PDF générée par SoWeSign est tracée. Notamment concernant l’ensemble des signatures présentées (stagiaires, formateurs, lieux, heures, traçabilité unitaire des signatures). Une référence unique est affichée sous forme d’une URL et d’un QR Code sur le document. Elle permet à tous (OF, administrations, OPCO, Régions, financeurs, entreprises) d’afficher instantanément tous les éléments de traçabilité et la chaîne de confiance associés au document généré.

Des serveurs SaaS redondants et basés en France :

Tout est exécuté sur des serveurs dédiés hébergés dans des Datacenters sécurisés OVH. Garantissant le respect de traçabilité et de la réglementation française en matière de conservation de pièces juridiques et fiscales à valeur probante.

Les serveurs sont techniquement redondants pour garantir des taux de disponibilité supérieurs à 99,9% en mode 7j/7 et 24h/24. Tous les documents et les données archivés sur nos serveurs dédiés sont sauvegardés sur deux espaces complémentaires de backup quotidiennement. Les documents à valeur probatoire sont archivés en double dans un coffre-fort de la FNTC pour une durée de 10 ans minimum.

SoWeSign est conforme au décret n°2017-382 relatif aux justificatifs d’assiduité, découvrez comment ici