if ( function_exists ( 'wpm_language_switcher' ) ) wpm_language_switcher (); $type – ‘list’, ‘dropdown’, ‘select’. Default – ‘list’.

La certification qualiopi

La dématérialisation des documents en formation : facilitateur de votre démarche.

La certification nationale unique Qualiopi, qu’est-ce que c’est ?

Qualiopi est le nom donné au Référentiel National Qualité (RNQ) né de la promulgation de la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel du 5 septembre 2018. Le décret d’application de la loi relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle est paru le 6 juin 2019.

Cette certification consiste à attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires de la formation. Elle devait initialement entrer en vigueur en janvier 2021, la crise sanitaire liée au Covid-19 a repoussé cette date à janvier 2022.

Pourquoi se faire certifier ?

Tout comme précédemment pour Datadock, les organismes de formation qui souhaitent pouvoir dispenser des formations financées par les OPCO et autres organismes de financement de la formation professionnelle, devront obligatoirement obtenir la certification Qualiopi.

Certaines méthodes de travail, d’organisation, etc. devront être adaptées afin d’être en conformité avec le Référentiel National Qualité. Il est donc nécessaire pour les organismes de formation, de commencer à se préparer au plus vite.

Quelles sont les étapes pour se faire certifier ?

  1. Collectez les textes, informez-vous pour bien appréhender cette nouvelle certification.
  2. Définissez votre nécessité à être certifié selon vos besoins.
    1. Est-il nécessaire de vous faire certifier Qualiopi ?
    2. Quelle partie de votre CA représente cette activité ?
  3. Réalisez un état des lieux : auto-évaluation, pré-audit, etc.
  4. Ajustez votre fonctionnement, comme précisé plus haut, il sera parfois nécessaire d’adapter votre manière de faire.
  5. Sélectionnez un organisme certificateur (cf. Liste officielle)
  6. Prenez un rendez-vous pour auditer votre organisme de formation (un pré-audit est parfois proposé et fortement conseillé).
  7. Après analyse de votre dossier, l’organisme certificateur vous fait un retour en mentionnant les non-conformités de votre organisme. Il vous fournit un rapport provisoire d’audit comportant les éventuelles non-conformités mineures et majeures. Afin d’obtenir votre certification, vous devez alors fournir un plan d’actions pour corriger vos non-conformités. L’auditeur vous expliquera les éléments attendus dans ce document.
  8. Comptez un mois de délais minimum une fois le plan d’actions envoyé afin d’obtenir votre certification.

Qu’est-ce que l’audit ?

L’auditeur se déplace dans vos locaux ou ceux de l’organisme de formation. L’audit dure d’une demi-journée à plusieurs jours selon votre CA, le nombre de catégories d’actions concourant au développement des compétences.

L’auditeur vous demande de justifier chacun des critères et peut vous demander des justificatifs pour chacun d’entre eux. Un document préparé à l’avance, vous permettra d’être plus à l’aise lors de cet audit.

Au niveau des tarifs, il est recommandé d’effectuer plusieurs devis dans un premier temps, ils dépendent de votre situation : chiffre d’affaires, nombre de sites, audit allégé ou non, etc.

Si vous avez déjà obtenu une certification reconnue par le CNEFOP et qu’elle est en cours de validité, vous pourrez bénéficier d’un audit allégé (vous n’aurez à justifier que les indicateurs suivants : 1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 – 26 – 32 ainsi que les indicateurs spécifiques s’appliquant dans votre cas.).

Et une fois la certification obtenue ?

Cette certification est valable 3 ans et un audit de mi-parcours est prévu entre 14 et 22 mois après l’audit de départ. Lors de l’audit de mi-parcours, l’auditeur vérifiera que le plan d’action rédigé à la suite des non-conformités relevées a été mis en place, et que les points ont été corrigés. Si ce n’était pas le cas, la certification peut être retirée.

Quels sont les critères et indicateurs du RNQ ?

Critère n°1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus. (Ce critère assure une offre lisible et doit permettre au client de choisir sa formation en tout état de cause.)

  • Indicateur 1 : Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées
  • Indicateur 2 : Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis
  • Indicateur 3 : Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés

 

Critère n°2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations. (Ce critère porte sur l’entrée en formation et la capacité de l’organisme à adapter son offre par rapport aux besoins du client.)

  • Indicateur 4 : Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné.
  • Indicateur 5 : Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.
  • Indicateur 6 : Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.
  • Indicateur 7 : Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.
  • Indicateur 8 : Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.

 

Critère n°3 : L’adaptation au public bénéficiaire des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre. (Evalue la capacité du prestataire à accompagner et suivre le stagiaire pendant la formation.)

  • Indicateur 9 : Le prestataire informe les publics bénéficiaires sur les conditions de déroulement de la prestation.
  • Indicateur 10 : Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.
  • Indicateur 11 : Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.
  • Indicateur 12 : Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.
  • Indicateur 13 : Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.
  • Indicateur 14 : Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.
  • Indicateur 15 : Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.
  • Indicateur 16 : Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.

 

Critère n°4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement des prestations de mise en œuvre.

  • Indicateur 17 : Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).
  • Indicateur 18 : Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).
  • Indicateur 19 : Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.
  • Indicateur 20 : Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.

 

Critère n°5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.

  • Indicateur 21 : Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.
  • Indicateur 22 : Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

 

Critère n°6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.

  • Indicateur 23 : Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.
  • Indicateur 24 : Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.
  • Indicateur 25 : Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.
  • Indicateur 26 : Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.
  • Indicateur 27 : Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.
  • Indicateur 28 : Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour co-construire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.
  • Indicateur 29 : Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.

 

Critère n°7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes, aux prestations délivrées.

  • Indicateur 30 : Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.
  • Indicateur 31 : Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.
  • Indicateur 32 : Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations

 

Sources : https://www.webmarketing-com.com/2020/02/26/99209-qualiopi-tout-savoir-certification-organisme-formation ; https://www.cpformation.com/guide-referentiel-national-qualite/ ; https://www.cpformation.com/avantages-certification-qualiopi/ ; https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038565246&dateTexte=&categorieLien=id

Comment SoWeSign vous accompagne pour votre certification Qualiopi ?

SOWESIGN travaille depuis des années aux côtés et à l’écoute de ses clients. Vous êtres nombreux à nous avoir demandé de l’aide sur les aspects administratifs de dématérialisation des dossiers de formation. Nous travaillons le sujet avec notre partenaire ICPF, mais toutes ces recommandations sont valables quel que soit le prestataire de certification Qualiopi que vous sélectionnerez.

Critère 1 – Indicateur 1

Nous assurons l’envoi par e-mail, la signature de PDF en ligne et la conservation en GED des documents administratifs clients : commandes, conventions, contrats….

Critère 2 – Indicateur 4

Nous centralisons l’ensemble des pièces de la formation et les conservons à long terme en GED sécurisée et horodatée, en particulier les procédures de positionnement et évaluation des acquis à l’entrée.

Indicateurs 8, 11, 30 et 31

Nous automatisons et archivons les enquêtes, questionnaires, quiz et réclamations via la plateforme LimeSurvey intégrée à SoWeSign (Q4/2020).

Indicateurs 21 et 27

Nous sécurisons la signature des contrats de sous-traitance, capacité des intervenants extérieurs grâce à a signature PDF en ligne et la GED formateur.

Et bien évidemment, nous assurons l’émargement en présentiel, en distanciel, via Beacons ou QR Codes avec sécurité et piste d’audit, qui, bien que non écrit dans les exigences formelles de Qualiopi restent d’actualité auprès des financeurs OCPO, Régions et Pôle emploi.