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La dématérialisation des émargements de la Région Hauts-De-France

La problématique de l’émargement papier

La Région Hauts-De-France se lance à son tour dans la dématérialisation de ses émargements ! Les lourdeurs administratives liées à l’émargement papier : temps de saisie, travail redondant (ARGOS + DEFI), retour des émargements en entreprise compliqué, complexité du contrôle des feuilles de présence scannées, manque de ressources humaines pour le contrôle, obligation de dématérialisation des feuilles d’émargement de la part du FSE, etc. Ont poussé la Région Hauts-De-France à lancer un projet concernant l’émargement digital.

Les enjeux de l’émargement numérique pour la Région Hauts-De-France

La Région fait face à 5 enjeux majeurs pour ce projet :

  1. Dématérialiser les émargements papier sans contrainte de support (ordinateur, tablette, smartphone…)
  2. Générer des feuilles de présence automatiquement conformes aux exigences des autorités administratives (RGS*)
  3. Simplifier et automatiser le contrôle des émargements
  4. Diminuer la charge administrative concernant le suivi des stagiaires par les organismes de formation mais aussi les agents Région
  5. Fiabiliser les heures stagiaires remontées pour prévenir la fraude aux émargements

Les avantages et les gains du projet

Calcul automatisé fiable des heures réalisées par les stagiaires et les formateurs.

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Un transfert de données rapide et sécurisé entre les OF et la Région

Stockage des justificatifs d’assiduité pour les contrôles

Visibilité en temps réel pour les formations financées par la Région et la FSE

Possibilité de souscrire pour l’émargement digital des formations hors Région (OPCO, Pôle emploi…)

Fin de la double saisie pour les organismes de formation.

Les différentes phases du projet de dématérialisation des émargements de la Région Hauts-De-France

Le développement des interfaces entre les outils Région et SoWeSign

Les audits de sécurité

Les phases pilotes

Accompagnement des OF pilotes par SoWeSign

Déploiement de la solution auprès de l’ensemble des organismes de formation co-financés par la Région Hauts-De-France

Vous souhaitez en savoir plus sur la dématérialisation vos émargements en Région Hauts-De-France et ne faites pas partie des pilotes ?

Téléchargez notre document explicatif dédié !

FAQ – Région Hauts-De-France

I. L’adoption de la solution SWS

Est-il possible d'avoir une démonstration de l'outil ?

La chaine Youtube SoWeSign propose des tutoriels pour l’émargement numérique : https://youtube.com/playlist?list=PLpQ7gs78gOvVNM9FO1KJUgXN1LOc9JrBf

De la documentation est disponible sur l’e-learning pour les apprenants, les formateurs et les gestionnaires : https://elearning.sowesign.com/

Pour une formation avec un public PRF et un autre public (OPCO, etc.) devrons-nous avoir deux types d'émargement si nous ne prenons pas la solution SoWeSign ?

Pour les formations financées par la Région, l’émargement via SoWeSign sera obligatoire. Si vous ne souhaitez pas l’utiliser pour les autres financeurs, vous pourrez faire de l’émargement papier ou autre.

Nous sommes déjà équipés de SoWeSign, comment cela se passe-t-il pour nous ?

Un lien complémentaire avec l’instance de la Région permettra de remonter les stagiaires financés Région. Il suffit de sélectionner la Région Hauts-De-France au niveau du paramétrage global si vous ne gérez qu’une seule région au sein de vos apprenants. Pour les organismes de formation qui travaillent avec plusieurs Régions, il faudra positionner l’information sur chacun des apprenants concernés dans le référentiel. 

La déclaration mensuelle est-elle maintenue?

Oui,  les différents process restent inchangés. 

Les congés d’été (juillet/août) ont-ils un impact sur le projet ?

Ils ont été considérés dans le planning. Ces mois d’été avec peu d’affluence sont en général plus libres pour les développeurs afin de travailler sur les interfaces entre les outils de gestion et SoWeSign. Pas d’impact sur les équipes SWS, qui effectuent des roulements afin d’être disponibles tout au long de l’année. 

II. Le périmètre concerné

L’utilisation de SoWeSign concerne-t-elle uniquement les formations financées par la Région ?

La Région Hauts-De-France finance l’installation de la solution et la connexion entre votre ERP et la solution. Vous devrez obligatoirement l’utiliser pour les formations financées par la Région. La solution étant installée chez vous, vous pourrez également en profiter pour vos autres formations, ceci moyennant un coût à la signature qui se négociera directement avec le prestataire SoWeSign.

Est-ce que l’émargement numérique concerne aussi les périodes en extérieur/en entreprise ?

Oui, un module spécifique a été mis en place pour collecter les signatures en entreprise. 

Cette solution concerne-t-elle uniquement les PRF ?

Non, elle est destinée à l’ensemble des programmes.

Le PRF prend fin en 2023, SWS restera-t-il l'outil du prochain marché ?

Oui nous sommes déjà en train de prévoir le renouvellement.

L’utilisation de SoWeSign sera-t-elle obligatoire à partir d’avril 2023 ?

Oui, pour les formations financées par la Région l’émargement devra être fait par SoWeSign. Pour les autres formations, vous pourrez continuer à utiliser vos autres solutions. 

Est-ce que tous les organismes de formation doivent être opérationnels pour avril 2023 ?

À partir d’avril 2023 les OF seront déployés par vague. A la fin de l’année 2023, tous les OF ayant des formations Régions devront émarger numériquement via SoWeSign.

III. Les coûts

Si nous ne sommes pas un organisme de formation pilote, les formations seront-elles à la charge des OF ?

Non. Tous les organismes de formation titulaires et/ou co-traitants disposent d’heures d’assistance et de formation pour la prise en main de l’outil. Les pilotes bénéficieront de formations complémentaires au démarrage de leur pilote.

Qui prend en charge le coût d'émargement des apprenants et formateurs ?

En ce qui concerne les formations financées par la Région, la région prendra en charge l’installation de SoWeSign, une assistance personnalisée pour la mise en place de connecteurs et l’émargement des stagiaires. Pour les autres formations, il faut vous rapprocher directement de SoWeSign.

Quels seront les coûts engendrés pour mettre en place les signatures numériques (supports spécifiques ?)

La Région ne fournit pas les supports. Les téléphones des stagiaires peuvent être utilisés ou l’ordinateur du formateur pour faire signer tout le monde. L’OF sera en charge de s’assurer de l’émargement. Pour rappel, la solution SWS fonctionne sur PC, MAC, smartphone, tablette, tableau interactif, mais l’usage le plus courant constaté en 2022 est l’utilisation sur smartphone des stagiaires, conjointement au PC du formateur.

Comment faire pour les co-financements ?

La Région prendra en charge les signatures des stagiaires financés par la Région, les autres stagiaires signant électroniquement devront être pris en charge par l’OF ou les autres financeurs. Le paiement se faisant à la signature ou par abonnement à SoWeSign.

Si les 8 heures d’accompagnement prévues pour le projet ne suffisent pas. Est-il possible d’en acquérir de nouvelles ?

Oui, il vous sera possible d’acheter directement auprès de SoWeSign des heures d’assistance. Cependant le quota d’heures a été choisi d’après l’expérience de SoWeSign dans les autres Régions afin que cela soit suffisant.

Un site e-learning et des formations en ligne sous forme de webinaires de groupe toutes les semaines sont accessibles gratuitement. 

Si vous désirez un accompagnement sur mesure et dédié ou des formations privatives en plus, il vous faudra acheter des tickets d’assistance complémentaires auprès de SWS au tarif de 50€ la demi-heure pour bénéficier d’un consultant dédié sur la tranche horaire choisie.

Pour conserver l'accès SWS si nous ne sommes plus acteur dans le cadre du PRF un compte payant est-il nécessaire ?

Oui, l’organisme doit acquérir un abonnement avec une tarification standard ainsi qu’un coût à la signature en cas de signatures complémentaires. 

IV. L’interfaçage – ARGOS / DEFI /ERP

Est-ce que SWS remplace DEFI et ARGOS ou faudra-t-il continuer sur ces logiciels ?

SoWeSign ne remplace ni l’un ni l’autre. Sur ARGOS, vous n’aurez plus de saisie manuelle car nous allons mettre un place un bouton d’import des réalisations depuis SoWeSign mais vous devrez cliquer sur ce bouton pour importer les réalisations et les valider. Sur DEFI, vous devrez toujours saisir les absences des stagiaires mais vous pourrez vous aider du récapitulatif que vous sortirez de SoWeSign.

La feuille d'émargement dématérialisée va -t-elle permettre la saisie automatique des heures effectuées par les stagiaires sur Argos ?

Oui, grâce à un bouton dédié, les données saisies seront importées sur ARGOS. 

Y aura-t-il un lien avec DEFI ?

Le lien avec DEFI n’est pas prévu dans ce projet.

Y aura-t-il un lien avec KAIROS ?

Le lien avec KAIROS n’est pas prévu pour l’instant. 

Comment déclarer sur DEFI si le stagiaire assiste juste à une demi-journée ?

La déclaration sur DEFI reste inchangée.

Pouvez-vous nous indiquer les logiciels de gestion compatibles ?

Il n’y a pas de logiciel incompatible. Il faudra juste les relier à SoWeSign via une API ou des routes prédéfinies. L’assistance est prévue pour vous aider à développer cela.

Cette solution est-elle compatible avec Storiz ?

Non, pas de connecteur à ce jour, mais il faudra travailler avec Groupe Bizness sur le sujet (ce connecteur peut être développé au besoin).

 

Les émargements pourront-ils basculer également dans notre outil ?

Un connecteur peut-être développé, veuillez contacter votre référent projet SoWeSign afin d’obtenir les informations nécessaires à ce sujet.

Si je modifie mon ERP en cours de projet, ai-je droit à de l’assistance ?

SWS vous fournit gratuitement les codes sources des connecteurs applicatifs. Si vous avez les compétences informatiques pour déployer le nouveau connecteur en interne, cela ne vous coûtera rien. Si vous préférez faire appel à SWS pour cette prestation, vous pourrez acheter des heures d’assistance auprès de SWS en fonction de la complexité réelle de la tâche à accomplir.

V. La planification des formations

En cas de problèmes de connexion ou de maintenance du site, pouvons-nous revenir sur les déclarations que nous n'aurions pas pu faire ?

Oui, il y a possibilité d’utiliser le rattrapage (demande de signature à postériori), les traces de ces modifications apparaissent sur la piste d’audit. 

La création de sessions en temps réel est-elle envisageable ?

Cette option est disponible dans la version SWS Coprorate pour les grands comptes (bien, plus complexe à mettre en œuvre) : la non-planification est une source d’erreur pour les OF non équipés d’un logiciel. Cela déporte le travail sur le formateur ou exige la création d’un catalogue de formation complet et structuré. A étudier au cas par cas (selon l’OF, son budget et son métier), mais ne peut pas servir à une défaillance de programmation de la part des équipes de pilotage du planning OF. 

En cas de changement de planning, que faire ?

Il est nécessaire que le planning soit le plus statique possible afin d’éviter les problèmes et changements de dernière minute.

Il est possible d’intervenir directement dans l’interface gestionnaire SWS pour modifier les séances. Il faudra supprimer les assiduités incorrectes si elles ont été collectées durant la séance mal planifiée. Attention, ces modifications ne seront pas renvoyées vers l’ERP par le connecteur standard SWS, il faudra en conséquence aussi faire la modification côté ERP.

Doit-on respecter un délai en cas de changement de planning ?

Si vous disposez d’un ERP/LMS de planification connecté à SWS par connecteur informatique, il faudra effectuer les mises à jour au plus tard la veille au soir pour les appliquer automatiquement le lendemain matin. Dans tous les cas, vous pouvez supprimer la séance mal planifiée et la reprogrammer depuis le manager SWS, y compris après l’heure de démarrage (en supprimant les signatures ou absences éventuelles déjà collectées dans ce cas). 

La création d'une session est-elle immédiate ?

Elle n’est pas immédiate mais presque en temps réel. Cependant, il est préférable d’avoir les plannings prévus à l’avance.

V. Le fonctionnement de SoWeSign

Les stages en entreprise

Comment fonctionne l'émargement pour les périodes de stages?

Un workflow de stage dédié permet au stagiaire de déclarer ses heures en extérieur, au tuteur de les valider à distance (via e-mail) et au gestionnaires OF de les valider pour les convertir en signatures valides pour la Région.

En stage en entreprise les candidats devront-ils obligatoirement avoir un smartphone ou un accès internet ?

Dans l’idéal oui, si ce n’est pas le cas, il est toujours possible d’utiliser le rattrapage ou bien une feuille d’émargement que l’on scan en “justificatif de présence” plus tard. La Région ne fournit pas le matériel qui devra être celui du stagiaire, de son tuteur, ou de l’organisme de formation. 

Comment le tuteur pourra vérifier les heures déclarées par le stagiaire en structure ?

Il disposera des informations sur son interface, disponible via un lien reçu par e-mail. 

En cas de travail en poste , faudra-t-il 2 signatures ? Ex : En véhicule 06h/13h et ou 13h/20h avec une coupure restauration le midi et soir par exemple.

Il faudra découper les sessions en fonction des horaires pratiqués. 

Les prérequis matériels/internet

Comment faire si le stagiaire n’a pas d’adresse e-mail ou qu’il ne peut pas avoir accès à internet (pas de forfait) ?

Il peut utiliser le wifi du centre de formation pour le forfait internet. S’il n’a pas d’adresse mail, l’utilisation du QR code peut être utilisée ou le formateur peut appeler les stagiaires pour les faire émarger sur sa tablette ou son ordinateur. 

Pour les formations qui se déroulent en appartement pédagogique, en atelier ou en extérieur. Si le stagiaire n’a pas accès à un ordinateur ou internet, comment faire pour faire émarger les stagiaires ?

Si le stagiaire n’a pas d’ordinateur, la signature peut se faire par téléphone portable. En cas de zone blanche, un émargement papier ou un rattrapage pourra alors être envisagé. 

Le stagiaire doit-il télécharger une application SWS spécifique ?

Le stagiaire peut télécharger une application depuis les stores qui est facile d’utilisation pour signer, il peut également accéder aux portails web en ligne sans télécharger d’application. 

Ce système a-t-il été testé avec des stagiaires qui ont des difficultés sur l'utilisation du numérique ?

Cela a été testé dans d’autres Régions, sans difficultés à noter jusqu’ici. 

Le fonctionnement quotidien

Est-ce que l'outil va concerner les formations collectives et individuelles ?

Oui, il concerne l’ensemble des formations tant que les stagiaires sont inscrits dans leur outil de gestion.

Aurons-nous accès à une plateforme pour visualiser les assiduités et superviser les séances de signature ?

Vous aurez accès à votre instance SWS. Elle vous permettra d’accéder au référentiel de votre établissement, de superviser les formations, de suivre l’assiduité, de modifier des informations, de générer des émargements, etc. Il est important de rappeler à vos formateurs la nécessité de faire émarger les stagiaires.

Si le stagiaire n'est pas présent et qu'il émarge depuis son téléphone, comment faire pour le contrôler ?

Seuls les stagiaires qui auront reçu l’e-mail ou le QR code pourront émarger. Dans le cas improbable où cela se produirait, le formateur peut corriger les émargements des stagiaires en les mettant absents. (ex : cas d’un stagiaire qui part aux toilettes et ne revient pas).

Que faire en cas de formation asynchrone ?

C’est au formateur de donner les autorisations de signature  (conseil d’usage des jetons de présence en mode appel) et de CONTRÔLER la réalité des signatures, comme il doit déjà le faire sur la feuille papier.

Que faire en cas de panne ?

Très peu de pannes sont à observer sur SoWeSign (99,9% de disponibilité en 2022), des équipes SoWeSign veillent au bon fonctionnement de la solution. En cas d’indisponibilité, il sera cependant possible d’effectuer un rattrapage sur la séance une fois la situation rétablie ou bien de scanner une feuille d’émargement papier.

Les noms et prénoms des stagiaires vont arriver par quel biais sur les feuilles de présence?

Depuis les sessions créées dans vos fichiers Excel ou dans vos ERP. 

Comment gérer les émargements à distance, en FOAD, en blended, etc. ?

Tous les programmes sont concernés par l’émargement numérique,  peut importe le mode de formation. Le formateur peut envoyer un e-mail, donner un code, faire l’appel ou présenter un QR code sur l’écran à distance pour que les stagiaires émargent de chez eux. 

Les signatures sont-elles demandées à la demi-journée ?

Tout dépend des sessions programmées dans votre outil de gestion.

L’émargement numérique concerne-t-il les stagiaires et les formateurs ?

Oui, ce sont les formateurs qui, au démarrage de leur session de formation, ouvrent la feuille d’émargement en signant pour ensuite permettre aux stagiaires d’émarger à leur tour. 

Le formateur valide-t -il la présence effective des stagiaires dans la salle ? Et s' il s'agit d'un intervenant extérieur ?

C’est le formateur qui est garant de la présence des stagiaires. Il donne l’autorisation aux stagiaires de signer en leur communiquant le code, le QR Code, en leur envoyant un e-mail ou en réalisant un appel à distance. L’intervenant extérieur dispose des mêmes fonctions qu’un formateur, vous pourrez lui donner accès à la séance d’émargement depuis l’interface gestionnaire qui vous est dédiée (manager). 

Y a-t-il un délai pour la saisie des émargements ?

Ils doivent être fait lors de la session de formation. La piste d’audit liée à l’émargement sera la preuve de présence des stagiaires en formation et indiquera la date et l’heure de signature. L’envoi vers ARGOS ne se fait qu’une fois les vérifications effectuées.

Est-il possible de désigner plusieurs gestionnaires administratifs ?

Bien sûr, vous pouvez créer autant de gestionnaires que nécessaire depuis votre instance SWS. 

Quelle est la validité du lien envoyé par le formateur pour signer ? Ce lien peut-il être généré à l'avance? Et par l’équipe d’administration ?

La signature est possible sur le temps du cours dispensé. Il ne peut être généré à l’avance, la séance de signature s’ouvre lors du début du cours programmé. Les gestionnaires administratifs peuvent accéder aux informations pour faire signer la séance également.  

Que se passera-t-il si un formateur oublie de faire signer les apprenants ?

Il faudra effectuer un rattrapage : cette solution demande du travail supplémentaire, elle est donc à éviter au maximum. Veillez à bien rappeler aux formateurs l’importance de l’émargement pour le financement des formations. 

Rectificatifs et rattrapage

En cas de retard, peut-on décompter les heures non réalisées du stagiaire s'il émarge sur SWS ?

SWS dispose de la fonction de déclaration de retard ou de départ anticipé des stagiaires ainsi que d’ajout de commentaires. Ces informations seront visibles dans le suivi des séances du Manager SWS, mais ces durées en minutes ne seront pas décomptées des heures facturables envoyées vers ARGOS. Si vous souhaitez les décompter, il faudra faire un ajustement manuel dans ARGOS après l’import de données SoWeSign.

Un manquement d'émargement est-il bloquant ? Signature formateur ? Tuteur ou stagiaire doit-on préciser absent ?

Ce n’est pas bloquant mais il vous faudra faire un rattrapage pour régulariser la situation en cas de contrôle par les financeurs. 

Quel est le délai de rectification des feuilles d'émargement ?

Pour l’instant il n’est pas prévu de délai ni de bloquer la rectification. Cela sera pris en compte comme rattrapage avec l’enregistrement du suivi.

Comment sont gérés les rattrapages de signatures si la mise à jour avec Argos a été effectuée ?

Chaque import dans ARGOS est réalisé par l’action manuelle du gestionnaire de l’organisme de formation. Il doit vérifier l’exactitude des émargements avant de les envoyer vers ARGOS. Pour l’instant nous n’avons pas prévu de bloquer les imports de réalisations stagiaires. Si l’import réalisé contenait des erreurs, un nouvel import écraserait l’ancien et modifierait par conséquent les réalisations avec l’ensemble des traces de modification. 

Comment sont gérées les absences justifiées avec une réception de l'arrêt dans les 48 heures ?

L’absence est notée le jour même, ensuite il y a possibilité de modifier l’absence par une absence justifiée en ajoutant une pièce jointe. 

Stockage et contrôles

Comment pourra-t-on récupérer les émargements stagiaires ?

Directement sur votre instance SoWeSign. Mais avec l’émargement dématérialisé, vous n’aurez plus besoin d’archiver les documents sous forme papier.

Comment consulter les archives ?

Tous les documents collectés dans le cadre de vos émargements seront consultables/téléchargeables depuis votre instance SoWeSign.

Si les signatures sont enregistrées, en cas de contrôle Région ou Région/FSE nous n'avons plus de feuilles à présenter ?

Les certificats de réalisation et/ou feuilles d’émargement générés via SoWeSign permettront de justifier l’ensemble des éléments nécessaires en cas de contrôle. 

Lors d'un audit, comment justifier les présences en centre et en entreprise?

SoWeSign fait la distinction sur les émargements entre ces 2 types de signature.

Combien de temps la solution sauvegarde-t-elle les émargements ?

Les émargements sont sauvegardés pendant 10 ans (durée légale) sur les instances SoWeSign et également à la Région.

L’organisme de formation pourra-t-il avoir une copie de tous les émargements pour les conserver dans les dossiers ?

Oui, bien que le fait de passer au numérique fait qu’il n’y a plus besoin d’archiver.

Est-il possible de sortir des récapitulatifs des signatures en fonction des modules ?

Le manager SoWeSign auquel vous aurez accès vous permet de visualiser toutes les informations concernant vos formations.