La dématérialisation des émargements de la Région Occitanie
La phase pilote auprès des organismes de formation volontaires
À partir d’avril 2022, la Région Occitanie démarre la phase pilote d’émargement numérique pour les organismes de formation volontaires. Durant cette phase, les organismes pourront être accompagner de manière plus poussée afin de tester la solution grandeur nature avant le déploiement de SoWeSign auprès de l’ensemble des organismes de formation de la Région Occitanie.
L’émargement digital pour la Région Occitanie
Dans le cadre de son projet de dématérialisation des émargements, la Région Occitanie a souhaité répondre à plusieurs objectifs et enjeux. Tout d’abord, la simplification des démarches et la diminution de la charge administrative liées au reccueil de l’assiduité des stagiaires. Ensuite, la sécurisation des données concernant l’émargement. La Région Occitanie souhaite également s’inscrire dans une logique de transformation des processus, notamment dans le cadre du Plan Investissement dans les Compétences conclu entre l’Etat et la Région. Enfin, ce projet doit permettre de digitaliser la chaine complète d’émargement et sera rendu obligatoire pour l’ensemble des OF Région à compter de 2023.
Les actions à mener dans le cadre de mon projet de dématérialisation des émargements avec la Région Occitanie :
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FAQ – Région Occitanie
I. L’adoption de la solution SWS
1. La solution SWS est-elle payante ? Qu’en est-il des stagiaires hors Région ?
- La Région finance la gestion de l’assiduité liée à ses propres stagiaires
- L’OF bénéficie d’une tarification SoWeSign (fortement) réduite s’il veut saisir l’opportunité de déployer la solution pour ses autres stagiaires et autres formations internes.
2. Comment gérer l’émargement au sein des formations où il y a des stagiaires financés par la Région (parfois en grande minorité) et des stagiaires non financés ?
- SWS dispose de la capacité à isoler les stagiaires d’une Région pour la remontée des informations dédiées vers son portail, tout en gérant différemment l’assiduité des autres stagiaires inscrits à la même formation.
3. La solution SWS peut-elle être utilisée pour la signature d’autres documents administratifs ?
- Il est possible de faire signer des documents administratifs (en format . pdf) comme les contrats et les conventions. Certaines règles sont néanmoins à respecter.
II. L’organisation de la phase Pilote
4. Sera-t-il possible de commencer uniquement avec une sélection de formation ?
- Il s’agit effectivement de l’objectif de démarrer avec une population restreinte (stagiaires +formateurs) sur un ou deux mois avant un déploiement à plus grande échelle.
5. Si le stagiaire a débuté en manuel est-ce possible de poursuivre en électronique ?
- Oui, à condition de faire signer en électronique tout le groupe et de basculer de papier à électronique le 1er jour du mois suivant. Il ne doit pas y avoir de mixité papier/électronique sur un même mois.
III. L’interfaçage de la solution avec les ERP des organismes de formation
6. A quelle date le lien entre SWS et SIGMA sera-t-il effectif afin de réaliser un test en réel ?
- Au début du second trimestre 2022
7. Est-il prévu un interfaçage entre YPAREO et SWS ? Est-il nécessaire de prévoir une provision budgétaire ?
- Il est nécessaire de se rapprocher d’YMAG (éditeur d’YPAREO) afin de disposer des tarifs associés à l’accès à l’« API expert ».
- SWS fournit l’ensemble des éléments pour déployer le connecteur au sein de l’OF (codes sources, exemple, accompagnement).. Par contre si l’OF ne dispose pas de la machine pour l’héberger ou de la compétence technique nécessaire, SWS pourra fournir cette prestation d’hébergement optionnelle.
IV. La planification et la synchronisation avec les ERP
8. Comment gérer la multiplicité et la variabilité des emplois du temps notamment dans les universités ?
- Si la planification est à jour la veille du jour de la formation, la synchronisation fonctionne. En revanche, si la planification n’est pas à jour le jour de la formation, il existe un risque de défaut de qualité des données entrantes.
- Dans tous les cas, il est possible de modifier les heures des séances et les participants ou les formateurs en temps réel dans l’interface de gestion SoWeSign (même s’il s’agit d’une pratique non préconisée qui met en évidence des anomalies de planification en règle générale).
9. A chaque modification d’emploi du temps, est-il nécessaire de réaliser un import ?
- Dans le cas où il est attendu et anticipé des changements réguliers de planification, il est préconisé de réaliser un import quotidien (chaque soir) et de ne pas le faire en avance. Dans tous les autres cas, il ne faut pas réimporter le planning, mais le modifier en temps réel dans l’interface de gestion du « Manager SoWeSign».
- NB : L’interface manager permet la gestion de leur établissement par les administrateurs (tableau de bord du centre de formation auquel ils sont associés). .
10. La synchronisation des plannings avec les ERP se fera t-elle en « one shot » ou en temps réel ?
- Cela dépend des ERP : certains ont la capacité de faire du temps réel (GESTIBASE, AXESS), pour d’autres il s’agit d’une synchronisation de nuit (les modifications en journée doivent se faire dans SWS).
11. Est-il possible d’obtenir un modèle d’importation ?
- Oui ces modèles sont disponibles dans l’espace elearning SWS (cliquer ici pour y accéder). Il est préconisé d’utiliser l’ajout de données via Google plutôt que Excel car cela est plus facile à gérer.
V. Le fonctionnement et l’utilisation de la solution SWS
12. Sera-t-il possible d’utiliser SWS pour les stagiaires non gérés dans SIGMA ?
- Oui, il est possible gérer les stagiaires hors sigma dans SWS afin d’éviter de doubler les matériels nécessaires et les procédures. Vous devrez vous rapprocher de SWS pour discuter de la tarification complémentaire pour ces stagiaires non financés par la région.
13. Que se passe t-il si le stagiaire oublie son mot de passe ?
- Le stagiaire sera autonome dans la récupération de celui-ci, via son email.
14. Comment faire si le stagiaire ne dispose pas d’adresse mail ?
- Dans ce cas, le formateur se charge de faire signer le stagiaire via l’utilisation d’un matériel adapté (tablette, smartphone, ordinateur).
15. Peut-on utiliser les différentes méthodes d’émargement ?
- Oui il est possible d’utiliser, selon le contexte, soit la signature sur tablette, soit la signature à distance, soit la signature email ou encore le jeton de présence.
16. Comment dessiner sa signature ?
- La signature peut être réalisée via le trackpad de la souris lorsque l’on ne dispose pas d’écran tactile.
17. La demande de signature auprès des stagiaires peut-elle être réalisée en masse ?
- Il est possible de transmettre un mail à l’ensemble des stagiaires mais cette option n’est pas préconisée car les mails peuvent être considérés comme des spams. Il est préconisé de privilégier l’usage du jeton de présence, à défaut du code, du QR code ou de l’application apprenante (via le navigateur web à distance au sein duquel le stagiaire peut signer avec son identifiant apprenant).
18. Est-il possible de modifier la langue de son espace SWS (notamment pour les apprenants anglophones) ?
- L’application Student est disponible en allemand, anglais, espagnol, italien, portugais…
19. Comment se déroulera l’émargement en entreprise ? Le tuteur doit-il être déclaré comme formateur ?
- Un workflow (à la semaine) dédié à l’émargement en entreprise existe dans SWS et permet de déclarer un tuteur associé au stagiaire (avec une période hebdomadaire). Le stagiaire déclarera les heures qui seront validées par le tuteur en fin de stage. Le tuteur n’a pas à être déclaré en tant que formateur mais recevra un lien lui permettra de valider la présence en fin de période.
- Par ailleurs, la feuille d’émargement papier pourra toujours être utilisée.
Les organismes de formation participant au programme
