Le CFP Presqu’île
Le CFP Presqu’île est l’un des organismes pilotes qui s’est porté volontaire en début de projet. La solution commence à être adoptée par les différents administrateurs en interne. La responsable de projet forme ses collaborateurs à l’utilisation de la solution pour continuer le déploiement des sites. Le référentiel SoWeSign est alimenté grâce aux feuilles Excel d’import qui permettent de planifier l’ensemble des formations.
L’AFTRAL
À l’AFTRAL, le connecteur entre SoWeSign et l’ERP interne est en cours de développement au niveau de la DSI du centre de formation. Le site de Sainte Luce sur Loire utilise la solution en tant que pilote pour les autres sites nationaux.
L’AFPA
L’AFPA s’est ajouté aux centres de formation pilotes en juin 2018. Le centre de formation de Cholet a été choisi pour tester la solution. Le référentiel SoWeSign sera alimenté grâce à une extraction des données internes.
Le Greta Loire-Atlantique
Au Greta Loire-Atlantique, la solution a été adoptée pour la totalité des groupes, Région et Hors-Région, 70 tablettes sont utilisées. Le connecteur réalisé avec Ypareo permet d’automatiser les échanges entre les deux solutions, aucune double saisie n’est nécessaire.
Le Cnam
Le Cnam, déjà client SoWeSign hors Région, s’est également ajouté aux organismes de formation pilotes de base en novembre 2018. Le centre de formation est en cours de déploiement de la solution dans ses centres d’Angers et Cholet.
Les connecteurs
Les connecteurs Yparéo et Alcuin (anciennement Open Portal) permettent d’alimenter le référentiel du Greta et du Cnam tandis que le CFP utilise le chargement Excel. Aujourd’hui, SoWeSign s’interface également avec Aurion, ADE Soft, Cornerstone, Training Orchestra, Agate et Hyperplanning.
De plus, SoWeSign a développé une interface FORPRO pour les centres de formation qui permet l’ajout de justificatifs d’absence et de rectificatifs horaires, ainsi que de valider les actions – composantes en fin de mois pour une synchronisation avec FORPRO. La Région Pays de la Loire dispose en plus de son portail lui permettant d’effectuer un suivi centralisé de l’activité des organismes de formation. Les gestionnaires de la Région Pays de la Loire peuvent ainsi contrôler les heures de formation ainsi que les attestations de formation directement au format numérique.
La synchronisation des données
Le connecteur entre SoWeSign et FORPRO permet de synchroniser toutes les nuits :
- Les informations stagiaires FORPRO vers les organismes de formation dans SoWeSign.
- Les actions/composantes FORPRO vers les organismes de formation dans SoWeSign (ces actions composantes sont ajoutées en tant que groupes dans SoWeSign)
- Les signatures et les documents SoWeSign vers le portail Région
Des modèles d’attestation dédiés ont été réalisés pour la Région des Pays de la Loire. Ces attestations contiennent notamment un code couleur, les heures en centre, les heures en entreprise, les justificatifs associés.
Une fonctionnalité « tuteur » a été développée spécialement pour le contexte des stagiaires de la Région des Pays de la Loire. Elle permet de suivre les heures en entreprise des stagiaires grâce à la déclaration des heures par le tuteur.
La plateforme e-learning propose désormais des parcours de formation dédiés pour chaque acteur : responsable de la formation, DSI, signataires, etc.
Mise à jour du 2 janvier 2019
Les premiers pas des organismes pilotes
Dans le cadre de la mise en place du projet d’émargement numérique de la Région des Pays de la Loire, le Greta Loire-Atlantique, le CFP Presqu’île ainsi que l’AFTRAL de Sainte-Luce sur Loire se sont proposés afin d’être les organismes pilotes du projet.
La mise en œuvre des 3 projets pilotes a eu lieu à partir du mois d’avril. Les pilotes se sont étendus à l’AFPA au mois de juin puis au Cnam (déjà client SoWeSign hors Région pour son campus nantais) en Novembre.
La synchronisation avec FORPRO (ERP de la Région) est opérationnelle depuis le mois de Novembre. Une phase de validation de service régulier est en cours. Soit 3 mois de mise en situation réelle au sein des différents organismes de formation.
Une fois cette période de VSR validée, le projet pourra être généralisé à l’ensemble des organismes conventionnés par la Région des Pays de la Loire : à partir d’avril 2019.
Mise à jour du 6 décembre 2018
SoWeSign a remporté l’appel d’offres de la Région des Pays de la Loire, publié fin 2017. Il concernait la dématérialisation des émargements pour l’ensemble des organismes de formation dispensant des formations conventionnées par la Région.
Les raisons qui ont poussé la Région à passer un appel d’offre sont :
- Le grand nombre d’organismes de formation financés par la Région impliqués dans la formation des demandeurs d’emplois,
- La lourdeur administrative du contrôle de toutes les feuilles d’émargement issues de ces formations,
- Les modalités récentes d’achat de la Région à l’heure stagiaire effectuée,
- L’obligation du FSE de dématérialiser les feuilles d’émargement pour toutes les formations cofinancées.
La dématérialisation des émargements s’inscrit à la Région dans le cadre du schéma directeur numérique en lien avec la Direction de l’Apprentissage, la Direction de l’Emploi et de la Formation Professionnelle, la Direction des Politiques Européennes et de la Contractualisation, sous le pilotage de la Direction de la Transformation Numérique.
Les missions de SoWeSign
Dans le cadre de ce projet avec la Région des Pays de la Loire, SoWeSign s’occupera de :
- L’émargement dématérialisé
- Le calcul automatisé des heures de présence stagiaires et formateurs
- La gestion des absences stagiaires et formateurs ainsi que les pièces justificatives attachées
- Le suivi administratif des profils participants aux formations
- Le stockage des documents justificatifs en cas de contrôle
- L’interfaçage avec les différents outils de gestion des stagiaires déjà en place
- L’hébergement en mode Saas
La Région des Pays de la Loire travaillera en collaboration avec SoWeSign mais également avec des centres de formation pilotes pour le début du projet.
Ces centres de formation pilotes sont représentatifs de la majorité des centres de formation en relation avec la Région des Pays de la Loire. Ils permettront de soulever les points positifs et négatifs du projet et ainsi l’adapter en fonction des centres de formation et de leurs besoins.