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Tout savoir à propos de…

La signature électronique

La définition de signature électronique

Tout comme la signature manuscrite pour un document papier, la signature électronique est un mécanisme qui garantit l’intégrité d’un document électronique, authentifie son auteur et apporte la preuve de consentement. Elle a la même valeur légale que la signature manuscrite. Elle s’en différencie puisqu’elle est identifiée électroniquement par une suite de caractères. 

La signature manuscrite scannée ou importée est, quant à elle, appelée “signature numérique” et ne permet pas de prouver le consentement. 

Les 5 critères pour une signature électronique valable

 Authentification

L’identité du signataire doit être prouvée de manière certaine

Infalsifiable

Une personne ne doit pas pouvoir se faire passer pour une autre

Non-réutilisable

La signature ne doit pas pouvoir être déplacée sur un autre document

Inaltérable

Une fois le document signé, il ne doit plus pouvoir être modifié

Irrévocable

La personne qui a signé ne peut le contester

Pourquoi dématérialiser les signatures ?

Des documents entièrement numériques et stockés numériquement permettent  d’éviter les impressions, les photocopies, le stockage et l’archivage physique des informations. 

La signature électronique fait partie intégrante d’une transformation numérique réussie. Elle facilite l’échange, l’envoi et la validation de documents et permet ainsi d’accélérer l’ensemble des processus que cela implique. 

La dématérialisation des signatures favorise  l’image de votre entreprise, la satisfaction de vos salariés ainsi que celle de vos clients qui gagnent tous un temps précieux. 

La sécurité et la fiabilité des informations est accrue grâce à la traçabilité des informations du document et des signataires. 

Vous souhaitez savoir comment fonctionne la dématérialisation des émargements en formation ?

Définition des types de signature électronique (selon France Num)

Le type de signature électronique à utiliser dépend de la valeur du document à signer : il conviendra qu’un document pour des actes notariés n’aura pas les mêmes besoins en termes de sécurité de signature que celle d’un bon de commande.

La signature électronique standard (niveau 1)

La signature électronique manuscrite est utilisée par exemple lorsque vous tapez le code secret d’une carte de crédit, quand vous faites une signature manuscrite sur un appareil électronique, ou encore quand vous scannez une signature manuscrite, que vous apposez sur un document pour l’envoyer par mail. Elle est parfois appelée une signature numérique.

Sa valeur juridique est limitée, car elle ne garantit pas l’intégrité des données signées ni l’identité du signataire, etc. Elle peut toutefois valoir commencement de preuve par écrit. Sa vocation est de simplifier des processus internes où la signature est indispensable (autorisations, accusés de réception, commandes, contrats, etc.).

La signature électronique avancée (niveau 2)

C’est la plus couramment utilisée par les entreprises. Grâce à l’utilisation d’une clé privée accessible seulement à la personne qui signe et seulement à elle (son smartphone par exemple), elle permet :

  • d’identifier la ou le signataire
  • de lier la signature à son auteur
  • de garantir l’intégrité de l’acte signé.

Concrètement, le signataire télécharge sa pièce d’identité sur la plateforme du prestataire de signature électronique qui peut ainsi procéder à des contrôles et l’authentifier.

Dans la pratique, c’est la signature électronique avancée, qui est la plus couramment utilisée. Ce type de signature est par exemple beaucoup utilisé pour signer une facture dématérialisée, un contrat de travail, un compromis de vente immobilier ou un contrat d’assurance vie.  Elle nécessite toutefois l’acquisition d’un certificat de signature électronique répondant aux exigences de la norme eIDAS.

La signature électronique qualifiée (niveau 3)

Elle est la signature la plus robuste sur les plans technique et juridique. Ce type de signature exige que :

  • l’identité du signataire soit validée en amont (en physique ou à distance selon certaines conditions), et ce par une autorité de certification ou un prestataire de service de certification électronique ;
  • une clé de signature, un dispositif qualifié de création de signature électronique. Ce token physique (clé USB, carte à puce…), est délivré à uniquement à une personne physique. Une entreprise ne peut signer qu’au travers d’un représentant, une personne physique, dûment habilitée.  

Selon le code civil, seule cette signature est l’équivalent de la signature manuscrite.

Plus lourde à mettre en œuvre et plus onéreuse, la signature qualifiée est généralement réservée aux documents pour lesquels l’authentification est fondamentale, par exemple, dans le cas de production d’actes notariés (notaires, huissiers…) ou dans le contexte des marchés publics (de l’appel d’offre à la facture).

Elle nécessite l’acquisition d’un certificat de signature électronique et un dispositif de création de signature électronique.

Le contexte des émargements en formation

En France, dans le cadre des formations professionnelles et académiques, il est demandé aux organisations délivrant les formations de prouver la présence de leurs apprenants par le biais des émargements. La collecte des émargements est indispensable car elle conditionne l’accès au financement des formations pour ces organisations.  Le cadre légal dans lequel s’inscrit la signature électronique de SoWeSign est celui des émargements en formation

émargement sur ordinateur
Emargement électronique

Dans ce contexte précis, le but de la signature est de prouver la présence d’un apprenant. Jusqu’en 2017, seule la signature manuscrite était reconnue comme légale pour accomplir cette fonction. Avec la sortie du décret 382 de mars 2017 relatif aux justificatifs d’assiduité d’une personne en formation,  la notion de “feuille de présence” a été remplacée par “attestation d’assiduité”. La notion précédente de feuille renvoyait au papier et aux signatures manuscrites. C’est ce changement conceptuel qui a autorisé officiellement la collecte de signatures électroniques pour les émargements en formation. 

La signature électronique et SoWeSign

La signature électronique apposée par les apprenants et formateurs via SWS sur les applications et portails afin d’attester de leur présence est une signature électronique standard, de niveau 1 (également appelée signature digitale ou signature numérique). Chaque signature collectée est horodatée et une clé cryptographique HASH de 25 caractères permet de prouver son intégrité.

La signature électronique apposée par SWS dans chaque document contenant les émargements est une signature stockée  dans un coffre-fort électronique de l’OFSAD conformément à la norme AFNOR NFZ42-013 pour l’archivage à valeur probante des preuves de traçabilité. C’est-à-dire, c’est une signature électronique avancée, de niveau 2, qui garantit l’intégrité du document électronique généré par SWS. L’horodatage et la mise au coffre du document signé par SWS prouvent l’inviolabilité de celui-ci.

L’authentification des utilisateurs est très forte et chacune de leurs actions est tracée et l’ensemble des éléments mentionnés précédemment est répertorié dans une piste d’audit accessible à tout moment par les organismes de contrôle, d’audit ou de financement.

SoWeSign est donc la première solution conforme au décret 2017-382. Le service de signature électronique proposée par la solution et les processus liés de collecte et de sécurisation s’inscrivent dans le cadre légal défini par la loi française.

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