Signature des PDF en ligne

Le processus de signature de PDF sans logiciel dédié :

• Ouverture du service de messagerie

• Ajout du PDF en pièce-jointe d’un e-mail

• Ouverture par chacun des signataires

• Téléchargement du PDF

• Impression du PDF

• Signature à la main sur le PDF

• Scan du PDF

• Envoi par e-mail de la version signée et scannée du PDF

• Impression ou ajout en ligne au dossier de l’apprenant

Au final, soit plusieurs contrats identiques avec une signature par exemplaire vous parviennent, soit un seul contrat mais il a été imprimé, signé, scanné, renvoyé, réimprimé, re-signé, re-scanné, etc. et a perdu toute sa valeur probante.

Il est également possible :

• D’injecter ce document au sein d’une plateforme de signature

• D’injecter les informations du stagiaire au sein de cette plateforme

• D’automatiser l’envoi des documents

• De récupérer les documents signés en un seul et même exemplaire à valeur probante

Une solution pas toujours pratique lorsqu’on a beaucoup d’entrées… Cette solution nécessite une API plutot lourde en termes de programmation, de temps de développement et de prix.

Les différentes étapes d'un workflow de signature en ligne :

1. Un mail est envoyé aux signataires indiquant « veuillez signer le document joint… » avec un lien dédié.

2. Le lien renvoi vers le document, pour cocher les cases d’acceptation (des conditions générales, de valider un montant s’il y en a un, d’autoriser l’envoi de publicité sur son adresse e-mail, etc. Avec des conditions obligatoires, d’autres non. Une fois ces conditions validées, le pad de signature apparait.

3. Le pad de signature permet de signer le contrat.
4. Si une signature est refusée, alors le signataire réfractaire devra indiquer la raison du refus et le workflow sera annulé pour tous les signataires.
5. Une fois le document signé, le tag de signature tracer le « carré de signature », indiquant l’identité du signataire ainsi que l’image de sa signature.
6. La piste d’audit est alors générée et liste l’intégralité des étapes horodatées du workflow. Sur la dernière page de cette piste d’audit, vous retrouverez : la certification du tiers de confiance, un QR code ainsi qu’une URL permettant la vérification du document.
7. Tous ces documents sont signés électroniquement avec un cachet serveur PDF garantissant l’intégrité et l’origine du document. Le fichier parallèle attestant de l’horodatage et de la fiabilité des éléments est hashé et mis au coffre quotidiennement. L’attestation de dépôt dans le coffre OFFSAD ainsi que le PDF constituent la preuve irrévocable de signature à valeur probante du document.

Pour le gestionnaire :

Un menu dédié dans le manager SoWeSign vous permet de gérer la signature en ligne des documents. Il affiche l’intégralité des workflows, leur état ainsi que le PDF dans l’état ou il se trouve : s’il dispose de 2 signatures sur 3, alors on pourra observer les deux signatures sur le document. Vous pourrez aussi relancer manuellement les demandes de signature de contrat par e-mail.