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L’émargement en CFA

Les CFA peuvent aussi bien être des organismes privés, des chambres de métiers, des chambres de commerce et d’industrie ou bien des organismes publics tels que les lycées, etc.
Chaque CFA dispose de ses propres ressources de financements. Elles peuvent être diverses et variées : la participation de l’organisme gestionnaire de CFA, les subventions de l’état ou de la région ou bien la taxe d’apprentissage.
Tous ces financements sont soumis au contrôle pédagogique de l’état ainsi qu’au contrôle technique et financier de la Région. Il est donc impératif pour les Centres de Formation des Apprentis de faire une collecte de signatures en CFA. Les émargements en CFA servent de preuve de présence et de formation des apprentis. Les CFA, pour la plupart, disposent d’un outil de gestion des étudiants. Il leur permette de faire la planification, la gestion du personnel, la gestion comptable, le contrôle de gestion, etc. Rien ne leur permet pour l’instant de faire le suivi des absences en CFA à part les feuilles papier.

Un connecteur natif avec Yparéo

La solution SoWeSign est nativement interfacée avec Yparéo. Un connecteur entre SoWeSign et l’ERP permet d’auto-alimenter le référentiel (apprenants, salles, séances, etc.). Des synchronisations entre les deux logiciels ont lieu toutes les nuits. Elles permettent d’avoir des tablettes de signature à jour tous les matins. Plus besoin de ressaisir quotidiennement les données en doublon. Ce connecteur permet également de synchroniser les absences entre les deux solutions. Tout est effectué automatiquement grâce au connecteur.

SoWeSign pour les CFA

Étant soumise à une réglementation stricte concernant la rémunération des formations, la gestion des présences en CFA est une tache non négligeable du point de vue administratif :

  • Collecte, distribution, photocopies, diffusion…
  • Coûts de stockage, d’affranchissement, d’impression, humain, etc.

Des tâches qui sont allégées, voire qui disparaissent grâce au logiciel de gestion de présence SoWeSign. Grâce à la signature numérique en CFA, les données sont récoltées sur des tablettes à l’entrée des salles de classe ou bien des tablettes mobiles et permettent de récolter les émargements en CFA facilement, rapidement, sans contrainte et ainsi remonter toutes les absences en temps réel.

La signature électronique en CFA est un réel gain de temps pour les services administratifs qui pourront faire le suivi des absences en CFA en direct et ainsi contacter les entreprises ou autres de l’absence d’un apprenti de manière quasi-instantanée. Le logiciel de signature électronique permet également aux personnes en charge de la facturation de gagner un temps considérable pour le traitement des dossiers étudiants, les factures et les justificatifs de présence et/ou d’absence sont automatiquement rapprochés.

Qu’en est-il de la valeur probante de ces signatures ?

SoWeSign se positionne comme « Tiers de confiance » entre les CFA et les organismes financeurs. Les émargements récoltés disposent d’un certificat RGS*. Il garantit leur valeur probante. Les émargements sont stockés dans un coffre-fort de la FNTC. Il garantit la conservation des fichiers pendant 3 à 10 ans de manière probante. Toutes les contraintes imposées par la DIRECCTE, les Régions, l’Etat, les OPCA, etc. sont respectées.

La réforme de la formation professionnelle

La réforme de la formation professionnelle concerne tous les centres de formation dont les CFA. Ce sont désormais les URSSAF qui se chargeront de réaliser la collecte des fonds destinés à la formation. Les OPCO s’occuperont de financer les CFA, et donc d’y collecter les preuves d’assiduité. Comme pour les centres de formation, les CFA devront mettre en place, si ce n’est pas déjà le cas, des systèmes de contrôle d’assiduité répondant aux exigences des OPCO. L’État ainsi que les différents financeurs de la formation professionnelle allant vers une digitalisation des informations et un circuit plus simple et plus court, la digitalisation des feuilles d’émargement s’inscrit parfaitement dans cette démarche.