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SoWeSign, le Tiers de Confiance conforme aux
modifications du décret n°2017-382

Décret n°2017-382

 

Que change le décret du 22 Mars 2017 ?

Les centres de formation peuvent transmettre les attestations de présence aux organismes financeurs au format numérique. En effet, les conditions imposées par le décret sont de garantir l’intégrité et la fiabilité des données récoltées.

Cette digitalisation permet aux organismes de formation de récolter les émargements et d’effectuer toutes les démarches administratives liées, numériquement. Par ailleurs le temps de gestion de présence ainsi que les coûts liés sont significativement réduits.

Pour les organismes financeurs, cette dématérialisation est également un gain de temps considérable. Plutôt que de scanner les feuilles d’émargement et attestations de présence à réception du courrier. Désormais, les organismes financeur pourront recevoir des PDF certifiés directement par voie numérique.

Ce décret ouvre la porte à SoWeSign : « Tiers de Confiance » et « Tiers de télétransmission » pour les organismes de formation et les organismes financeurs. Les centres de formation peuvent ainsi transmettre leurs documents numériques certifiés, horodatés et signés numériquement. Les organismes financeurs pourront accéder à toutes les données ainsi qu’une piste d’audit fiable. Ainsi, il est possible de contrôler l’intégrité des documents des organismes de formation et effectuer les financements qui y sont rattachés.

SoWeSign s’inscrit dans le cadre déterminé par le décret n°2017-382. De fait, la solution suit la dématérialisation des échanges qu’encourage l’Etat.

 Arrêté du 21 décembre 2018

L’arrêté du 21 décembre 2018 met en lumière les différentes pièces nécessaires au contrôle de service fait par les OPCO.

Au sens de l’article L. 6313-1 du code du travail, l’action de formation est un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel. Elle peut être réalisée à distance ainsi qu’en situation de travail.

Les opérateurs de compétences ont le devoir de s’assurer de l’exécution des actions de formation. Ce contrôle se porte sur les pièces définies par le ministre chargé de la formation professionnelle suivantes :

  •  Les factures de la prestation réalisée, si l’action de formation est réalisée par un organisme de formation,
  • Les relevés de dépenses aux frais de l’employeur contenant : le montant des frais pédagogiques, des rémunérations, des frais annexes, etc. Dont tout ou partie des montants a été demandée et accordée. Ces relevés devront être accompagnés des pièces comptables justificatives de ces montants.
  • Un certificat de réalisation établi par le dispensateur de l’action.

Les nouvelles exigences des OPCO

En cas de problème constaté, l’opérateur de compétences peut demander au prestataire qui a réalisé la formation ou à l’employeur, tout document complémentaire permettant d’assurer la réalité de l’action de formation qu’il finance ainsi que de la conformité aux dispositions réglementaires, légales et conventionnelles.

Les pièces pouvant être demandées pour la justification du certificat de réalisation sont les suivantes :

  • Des feuilles d’émargement (ou états de présence émargés) ou tous documents et données justifiant de la participation effective de l’apprenant à l’action de formation.
  • Tous documents et données justifiant l’accompagnement et l’assistance du bénéficiaire par le prestataire de formation.
  • Les comptes rendus de positionnement et les évaluations qui jalonnent ou terminent l’action.
  • Les documents d’attestation de réalisation des travaux en cas de formation en FOAD.

Conformément au décret n°2017-382, la liste de ces documents et éléments est cumulative.

L’opérateur se réserve le droit de ne pas prendre en charge les dépenses liées aux actions si l’ensemble des pièces demandées ou justificatives ne lui sont pas fournies lors du contrôle.

L’opérateur devra effectuer un signalement auprès des services de l’Etat chargés du contrôle de la formation professionnelle en cas de non présentation de preuve, ou autre signalement qu’il jugera utile.

Les dispositions du présent arrêté sont entrées en vigueur le 1er janvier 2019.